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Rapprochement bancaire pharmacie

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Ecrit le : 23/09/2010 16:00 par Melimelo98
Bonjour à toutes et tous,

j'ai repris il y a quelques mois la comptabilité d'une pharmacie. j'ai donc en charge le rapprochement bancaire. et depuis juillet j'ai un écart de rapprochement que je n'arrive pas à déceler.

J'explique la procédure.
je télécharge le relevé de compte du 01/xx/10 au 31/xx/10.
je supprime la colonne des débits, je ne garde que la colonne crédit. à la suite de ça, je supprime toutes les lignes qui ne corresponde pas à un règlement de Tiers payants, je finalise en faisant la somme de ce qu'il me reste. voilà mon solde tiers payants calculé.
Je fais la même chose avec les remises de CB du mois. idem pour les remises d'espèces.
J'ai donc dans ma compta en crédit : total règlement tiers payant, total règlement cb, total espèce déposé.
A ce moment là, je met le total de l'ensemble en compte 512000 qui me reprend donc la totalité de mes encaissements.
Pour les débits, j'enregistre un par un les prélèvements, effets payés. j'enregistre tout à la fin tous les chèques du mois, je fais le point sur les chèques non encaissé (que je déduirais de mon solde comptable une fois l'enregistrement fini).
et là rebelotte en 512000 au débit je met le solde de la banque après toutes mes écritures passés.
je compare mon compte 512000 avec le solde bancaire et me voilà avec un écart de 340.41 ¤

Cette procédure m'a été expliqué par l'ancien comptable juste avant son départ. je n'ai donc fais ce la qu'une seule fois avec lui. et aujourd'hui je suis bien ennuyée parce que je ne retrouve pas d'où vient l'erreur. je n'aurais pas assez au crédit de mon compte...

Si vous pouviez m'aidez, ça serait vraiment sympa.

Cordialement.

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Jeune comptable et passionnée par ce métier.

Re: Rapprochement bancaire pharmacie

Ecrit le : 23/09/2010 17:17 par Cfh
Bonjour Melimelo98!

Il est parfois dur de faire un rapprochement bancaire, surtout si le procédé n'a été expliqué qu'une seul fois! Mais ne vous inquiétez pas, tout cela n'est pas bien sorcier.

Je vais vous expliquer la méthode que j'utilise, cela pourra, je l'espère décoincer votre problème.

Tout d'abord, je prend le relevé bancaire du mois concerné, par exemple, Mars 2010. Les dates concernées vont donc du 1er au 31 mars.

Je prends un par un les montants apparaissant sur le relevé de banque, qu'ils soient au débit ou au crédit, et je regarde dans le logiciel de compta s'ils sont enregistrés en faisant une recherche soit par montant, soit par intitulé. Lorsqu'un montant apparaît, il faut faire attention à ce qu'il soit bien identique, que la date soit la même et que le bénéficiaire ou émetteur soit correct. En d'autres termes, il faut que mon enregistrement comptable soit bien celui du relevé.

Une fois qu'un montant est identifié, je passe au suivant.

Si un montant reste introuvable, c'est qu'il n'est pas enregistré en compta, il faut alors passer l'écriture dans le journal de banque (règlement d'un fournisseur, clients...).

Une fois ce contrôle et enregistrements fait, je sors un état du Grand Livre du compte 512000, comprenant toutes les écritures (lettrées, non lettrées...) du 1er au 31 mars -pour rester dans notre exemple-.

En principe, le résultat du compte doit être identique à celui du relevé de compte. Si ce n'est pas le cas, c'est qu'il y a une écriture en plus, ou en moins. Il faut alors la repérer en comparant son relevé de compte avec l'extrait du Grand Livre du compte 512000. Faire une impression du compte 512000 est conseillé. En effet, une version papier est plus lisible que de comparer écran/relevé de compte papier. L'écart peut parfois correspondre à une seule facture, qui peut être repéré rapidement par une recherche par montant. Si plusieurs montants sont mis en cause, la recherche s'avère plus délicate.

Une fois l'écriture repérée, il faut la corriger (ou les corriger). Le plus souvent, il s'agit d'une erreur de date, par exemple un encaissement enregistré au 1er mars alors que c'est le 1er avril, ou alors un chèque débité alors qu'il est en attente, dans ce cas, il faut corriger le numéro de compte etc...

Lorsque l'extrait du compte 512000 est rigoureusement identique au relevé de banque, que le résultat est le même sur les deux relevés, le rapprochement bancaire est validé.

Par contre, si l'intégralité des écritures sont identiques entre le relevé de compte et l'extrait du compte 512000, qu'il n'y en a pas une écriture en plus ou en moins sur un des relevés, c'est que l'erreur provient d'un mois antérieur. Il faut alors reprendre la démarche depuis le début, pour le mois précédent, et remonter ainsi jusqu'à trouver l'erreur et que tout rentre dans l'ordre.

Cela est parfois long pour trouver une erreur, mais quelle satisfaction une fois cela corrigé!

J'espère avoir été clair, n'hésitez pas au besoin!

Bon courage.

Re: Rapprochement bancaire pharmacie

Ecrit le : 24/09/2010 14:54 par Melimelo98
Bonjour Cfh,
Merci beaucoup pour votre méthode. Je pense effectivement que le pointage montant par montant s'avère être la seule solution.

Je vais essayer dès demain matin et espère déceler l'erreur au plus vite..

Merci encore.

Bon week end.

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Jeune comptable et passionnée par ce métier.
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