Le comptable ou collaborateur qui débute a souvent le réflexe de regarder comment la comptabilité a été tenue au cours de l'exercice précédent. Il reprend alors les mêmes méthodes, parfois sans se poser de questions.
Si la comptabilité a été bien tenue, tout va bien. Dans le cas contraire, les travaux de révision n'en seront que plus longs.
Le comptable ou le collaborateur de cabinet qui révise les comptes retrouve souvent les mêmes erreurs d'un dossier à l'autre. Certaines erreurs sont des erreurs classiques de débutants, d'autres peuvent même survenir avec un comptable expérimenté.
Il doit alors les corriger ou faire un retour au collaborateur en charge de la saisie ou du paramétrage du logiciel de reconnaissance des factures s'il ne le fait pas lui-même.
Voici une sélection des erreurs qui nous paraissent relativement fréquentes et qui peuvent faire perdre du temps au moment de la révision des comptes.
| Passer ses écritures comptables à l'envers |
La première erreur est probablement la plus fréquente. Nombreux sont les comptables à qui il est déjà arrivé de passer un avoir comme une facture ou une facture comme un avoir. Le résultat : une écriture passée à l'envers et impossible à lettrer.
Repérer les écritures comptables passées à l'envers
Au-delà d'une erreur de débutant qui consisterait à passer toutes les écritures à l'envers, il peut arriver qu'un avoir soit mal passé, même par un comptable expérimenté, pressé ou étourdi ou par un logiciel de reconnaissance de factures qui n'aurait pas reconnu l'avoir.
Un premier indice pour retrouver ces erreurs est de consulter les écritures non lettrées. Si toutes les factures ultérieures sont payés, il est probable que l'écart qui permettrait de lettrer ces éléments représente le double de la facture passée à l'envers.
Les autres solutions pour repérer les écritures à l'envers consistent à consulter les factures des écritures non lettrées en cours d'exercice ou à circulariser le fournisseur. La dernière solution sera généralement utilisée lorsque les factures ne sont pas disponibles.
Corriger les écritures comptables passées à l'envers
Corriger une écriture passée à l'envers est relativement simple. Il suffit de la contrepasser avant de la passer dans le bon sens.
De nombreux logiciels permettent aussi de simplement modifier l'écriture lorsque les journaux n'ont pas été clôturés.
Pour gagner du temps, il peut parfois être judicieux d'utiliser les fonctions d'extourne automatique des logiciels qui permettent d'extourner les écritures sélectionnées. L'écriture extournée sera conservée puisque correcte et l'écriture d'origine, à l'envers, sera supprimée.
| Passer toute la comptabilité en compte d'attente |
Passer toutes les écritures inconnues en compte d'attente ou dans un compte fournisseur unique est une solution de facilité assez couramment utilisée. C'est aussi une manière de remettre les travaux à plus tard lorsque l'on aura plus de temps.
Mais est-ce réellement une solution ? Aura--t-on réellement le temps plus tard ? Ces écritures ne seront-elles pas oubliées pour être gérées au pire des moments ? Lors de la révision des comptes en période fiscale ? Engendrant ainsi un stress supplémentaire et une ambiance tendue ?
Lister systématiquement les éléments non connus et comptabilisés par défaut
Le compte d'attente ou compte 471 doit en principe enregistrer les éléments inconnus. Il manque des factures, des virements ont été faits et le comptable n'en connaît pas le bénéficiaire etc. Son utilisation doit rester exceptionnelle.
Il ne s'agit pas de comptabiliser en compte 471 tous les règlements effectués par l'entreprise et tous les virements reçus.
Conserver une liste des particularités du dossier pour la reprendre le mois suivant permet d'éviter bon nombre d'imputations en compte d'attente.
Ne resteront alors que les éléments réellement non identifiés, pour lesquels il faudra faire appel au client ou dirigeant pour obtenir des réponses.
Vider régulièrement les comptes d'attente
Faire appel au client ou au dirigeant, c'est bien et cela fait gagner pas mal de temps. Limiter au maximum ses demandes permet de ne pas le solliciter trop souvent.
Si toute la comptabilité est en compte d'attente, vous demandez au client ou au dirigeant de faire le travail à votre place. Il ne faut donc le solliciter que pour les éléments qui nécessitent réellement son intervention, ceux qui ne peuvent pas être résolus à l'aide des pièces justificatives.
Ce sont les seuls éléments qui doivent figurer, provisoirement en compte d'attente.
Utiliser la fonction recherche du logiciel permet de retrouver bien des montants non affectés.
Lorsque le paiement concerne plusieurs factures en même temps et que les paiements se font une fois par mois, il suffit parfois de prendre le solde progressif des comptes fournisseurs à la fin du mois pour retrouver un bénéficiaire, toujours à l'aide de la fonction recherche du logiciel.
Les quelques éléments qui resteront, gagneront à être envoyés rapidement au client pour éviter de longues et fastidieuses recherches quelques mois plus tard.
| Passer tous les impôts en charges sans les distinguer |
Les prélèvements passent sur le compte professionnel et sont appelés virement DGFIP, télérèglement etc.
Tous les prélèvements de l'administration fiscale sont parfois comptabilisés dans un compte 63 ou 69 sans discernement par la personne qui s'occupe de la saisie, au hasard.
Tout y passe y compris les prélèvements d'impôt sur le revenu du dirigeant.
Deux problèmes peuvent alors se poser :
- la comptabilisation de l'impôt sur le revenu personnel du dirigeant en charges alors qu'il ne peut en aucun cas s'agir d'une charge pour l'entreprise ;
- la comptabilisation dans un compte 63 au hasard sans faire ressortir les éléments qui doivent figurer sur des cases particulières de la liasse fiscale (et peuvent être renseignés automatiquement par le logiciel) ou la confusion entre TVA et acompte d'IS.
Vérifier la bonne affectation des impôts et taxes
Parmi les impôts qui doivent impérativement figurer dans les bons comptes pour faire gagner du temps se trouvent :
- les acomptes d'impôt sur les sociétés ;
- la CVAE et la CFE (obligatoirement en compte 635110 dans la plupart des logiciels) ;
- la TVS ou taxe sur les véhicules de tourisme des sociétés (obligatoirement en 635140).
Une bonne imputation dès le départ évite les recherches et réimputation au moment de la vérification de la liasse fiscale.
Pour distinguer facilement les impôts professionnels des impôts personnels, il suffit de récupérer une synthèse des paiements effectués dans l'espace professionnel de l'entreprise sur le site impots.gouv.fr.
Tous les paiements effectués à l'administration fiscale pour :
- l'impôt sur les sociétés ;
- la TVA ;
- la contribution économique territoriale (CVAE et CFE) ;
- les amendes et pénalités relatives aux trois impôts commerciaux ;
se trouvent sur cette page.
Le chemin d'accès est le suivant :
Espace professionnel ⇒ Consulter le compte fiscal ⇒ Menu historique des paiements ⇒ Synthèse
Il suffit ensuite de sélectionner l'établissement ou les dates de paiement proposées.
Une recherche par montants ou l'ouverture des comptes 63 permettra de réaffecter les paiements dans les bons comptes si besoin.
Seuls quelques taxes parafiscales et les impôts recouvrés par voie de rôle (droits d'urbanisme par exemple) ne figurent pas dans cette liste.
Renommer les comptes de charges pour les rendre plus explicites
Pour l'avenir, il sera possible de modifier le libellé des comptes pour ne plus se tromper. Exemple : le compte 635110 pourrait s'appeler « Contribution économique territoriale : CVAE + CFE ».
Avec un libellé plus explicite, la saisie des impôts et taxes, même en comptabilité de trésorerie se fera dans le but de gagner du temps.
Les impôts déductibles du résultat fiscal seront alors aisément distingués des impôts non déductibles et la liasse fiscale sera renseignée automatiquement (TVS à réintégrer, CVAE et CFE à renseigner séparément).
| Penser que la comptabilité consiste juste à trouver le bon numéro de compte |
Comptabiliser une opération dans les comptes d'une entreprise est une opération intellectuelle qui consiste à qualifier juridiquement et économiquement l'opération représentée par la pièce justificative.
La comptabilisation d'une opération ne dépend pas d'un mot-clé auquel on attribuerait un numéro de compte
Si vous cherchez le numéro de compte pour une gerbe de fleurs dans la liste des comptes du plan comptable général, vous ne la trouverez pas.
Pourquoi ? Parce que choisir un numéro de compte, c'est beaucoup plus que la recherche d'un mot clé dans une liste.
Choisir un numéro de compte, c'est d'abord réfléchir à la qualification de l'opération et répondre à un certain nombre de questions.
Est-ce un produit ou une charge ? Une immobilisation ? Le paiement d'une créance ou d'une dette ?
La comptabilisation d'une opération dépend de sa qualification juridique ou économique
C'est ainsi que la même pièce justificative sera traitée totalement différemment dans deux entreprises distinctes. La qualification de l'opération dépend aussi et surtout, de la nature de l'activité de l'entreprise.
Une entreprise achète des roues. Pour le revendeur ou le grossiste qui se contente de les revendre, il s'agira de marchandises.
Pour l'entreprise qui fabrique des vélos, les roues seront des matières premières.
Pour l'entreprise qui fait fabriquer les roues sur mesure avant d'en équiper ses vélos, il s'agira de matériel, équipements et travaux à comptabiliser en compte 604. On parle ici de sous-traitance qui entre dans le processus de fabrication.
