Proposition de travaux pour vos stagiaires

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La période estivale approche et les stagiaires vont bientôt intégrer les cabinets pour une période de quelques semaines à quelques mois.

Les cabinets structurés ont l'habitude de gérer ce type de ressources humaines ponctuelles.

En revanche, l'arrivée d'un nouveau stagiaire dans un petit cabinet amène un flot de question : comment l'occuper ?
Quelle va être la problématique de son stage ?
Qui va s'occuper de lui ?

Vous, expert-comptable, chef/directeur de mission, vous êtes parfaitement au courant de l'obligation de disposer pour vos clients commerçant d'un document décrivant les procédures et l'organisation comptable ?
Bien entendu, ce document se trouve en bonne place dans la bibliothèque ou chez le client ?
Enfin...peut-être...

Pour ceux qui baissent la tête et répondent benoîtement qu'ils n'ont pas eu le temps de le rédiger, voici un petit cours de rappel :

  • tous les commerçants, personnes physiques ou morales, indépendamment de leur taille, doivent établir ce document ;
  • il doit permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ;
  • il doit être conservé aussi longtemps qu'est exigée la conservation des documents comptables auxquels il se rapporte ;

Le législateur, ainsi que l'administration fiscale n'a donné aucune précision supplémentaire quant à l'élaboration de celui-ci.

En revanche, l'OEC a indiqué les principaux thèmes : 

  • l'organisation générale de l'entreprise ;
  • l'organisation comptable de l'entreprise ;
  • les intervenants extérieurs et le rôle de chacun ;
  • le plan des comptes, la description du contenu de celui-ci, ainsi qu'un guide des imputations comptables ;
  • les systèmes et moyens comptables : type de systèmes, moyens utilisés ;
  • la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations ;
  • le système de classement et d'archivage ;
  • les livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables ;
  • un guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de rapprochement et d'états de justification pour les travaux récurrents ;
  • des modèles d'instructions d'inventaire ;
  • l'organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

Nous vous rappelons qu'actuellement, aucune sanction n'est prévue dans le cas où ce document n'est pas établi.
Je vois certains sourires s'esquisser sur vos visages. En revanche, sur le plan fiscal, la non-présentation du document peut :

  • être assimilée à un refus de communication ;
  • placer les agents des impôts, en cas de vérification, dans l'impossibilité d'accomplir leur mission.

Au delà de l'aspect purement documentaire de cette obligation, celle-ci peut permettre de déceler des failles de contrôle interne pouvant impacter l'établissement des comptes annuels et vos éventuelles attestations.

Désormais, vous n'avez plus d'excuse pour ne pas occuper vos stagiaires !