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Procédure et inventaire de stock en fin d'exercice comptable

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Comment procéder à l'inventaire physique des stocks ?

L'inventaire physique des stocks est ce moment de l'année où les salariés d'une entreprise peuvent être secondés par des intérimaires, parfois des étudiants pour compter le nombre de produits en stock.

Dans les hypermarchés, cet inventaire annuel peut obliger à fermer le magasin pendant plusieurs heures. C'est le temps qu'il faudra aux équipes de comptage pour recenser tout ce qui se trouve dans les rayonnages et les lieux de stockage.

Dans les entreprises agricoles, il s'agira parfois d'estimer des quantités à partir de la hauteur des grains dans des silos.

C'est une partie de l'inventaire annuel imposé par le code de commerce (L123-12 al. 2). Réalisé au moins une fois par an, il est utilisé au moment de la révision des comptes (contrôle des stocks).

 

Inventaire physique de stock et inventaire annuel

L'inventaire physique des stocks n'est qu'une toute petite partie de l'inventaire annuel. Il consiste à confronter le stock théorique obtenu par inventaire permanent ou inventaire intermittent (après chaque entrée en stock) avec les quantités réelles.

Les écarts de quantités constatés à des dates souvent proches de la clôture de l'exercice, pertes, vols sont souvent comptabilisés en pertes et profits (67 ou 77). Ils contribuent à l'obtention du stock final et permettent la comptabilisation d'une variation de stock.

L'inventaire annuel consiste à vérifier l'existence et la valeur des éléments d'actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Il concerne aussi les immobilisations, leur existence et valeur à la clôture de l'exercice via le test de dépréciation par exemple.

 

Préparer et suivre la procédure d'inventaire ou de comptage

Dans les petites entreprises, cette procédure revêt souvent la forme la plus simplifiée. À partir des dernières factures d'achat, le chef d'entreprise vérifie les quantités en stock et en fournit la liste à son expert-comptable. Le tout ne prend que quelques minutes.

L'expert-comptable se sera chargé de rappeler ses obligations à son client, en lui expliquant comment procéder. La procédure d'inventaire de stock est ici extrêmement simple et ce, même si le poste stock peut représenter une part non négligeable de l'actif du bilan comptable.

Dans les grandes entreprises, l'organisation d'un inventaire annuel varie d'une entreprise à l'autre. Après avoir recensé toutes les aires de stockage et les avoir découpées en zones, il est possible d'affecter une zone à un responsable. Les zones seront rangées si nécessaires et matérialisées par des marquages et étiquettes.

Un peu avant l'inventaire, les équipes de comptage sont créées, par groupes de deux. Cela permet au premier de compter et au second de remplir la feuille de comptage. Un double ou un triple comptage peut être prévu par les deux membres de l'équipe à tour de rôle.

Ce comptage pourra se faire de gauche à droite, en partant du bas ou inversement. Il se fera parfois sous le contrôle des commissaires aux comptes qui peuvent se trouver sur place.

Le responsable de zone récupère les feuilles de comptage et les centralise.

Les articles détériorés sont recensés à part.

Toutes ces données, sont ensuite rapprochées de l'inventaire permanent éventuellement réalisé à partir d'un logiciel de gestion des stocks.

 

La périodicité de l'inventaire des stocks et la possibilité de réaliser un inventaire tournant

L'inventaire des stocks est au minimum annuel. Rien n'interdit donc à une entreprise de compter physiquement ses stocks plusieurs fois par an, tous les trimestres ou tous les semestres.

Pire, certaines entreprises organisent même des inventaires dits tournants. Cela signifie que les différents produits sont comptés à des moments différents, parfois à des périodicités différentes.

Par exemple, il est possible de compter :

  • tous les mois les stocks de denrées périssables ;
  • tous les 3 mois, les produits qui présentent de nombreux mouvements de stock ;
  • et 2 fois par an, les produits dont les mouvements sont peu nombreux.

 

Améliorer la procédure d'inventaire des stocks

La procédure d'inventaire des stocks peut être améliorée de différentes manières. Elle doit permettre de vérifier :

  • que tous les stocks sont comptés au moins une fois ;
  • qu'en cas d'inventaire tournant, tous les produits identiques sont comptés au même moment ;
  • le double comptage ;
  • l'identification des stocks détériorés ou à déprécier ;
  • la numérotation et même pré-numérotation des feuilles de comptage ;
  • la signature des feuilles de comptage par les équipes ;
  • la conservation des feuilles de comptage non utilisées.

Les quantités peuvent ensuite être rapprochées des fiches de stock pour mieux relever les éventuelles anomalies.

Les stocks détenus par des tiers devront toujours faire l'objet d'une confirmation écrite, voire de contrôles physiques par l'entreprise.

Les stocks détenus pour le compte de tiers doivent être isolés et régulièrement vérifiés.

 

La valorisation des stocks : rappel des méthodes

L'évaluation des stocks pour la comptabilité (variation de stock) et le contrôle de gestion se fera ensuite de différentes manières selon les entreprises.

Les méthodes les plus connues, sont le coût moyen unitaire pondéré, premier entré premier sorti ou premier entré, premier sorti. On les appelle CMUP, PEPS ou DEPS. Seules les deux premières sont autorisées par le PCG.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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