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Petites entreprises : mieux gérer les indemnités kilométriques

Article écrit par (32 articles)
Publié le
Modifié le 11/09/2019
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Automatisation des indemnités kilométriques et import en comptabilité

La gestion des indemnités kilométriques peut sembler longue et fastidieuse. Pour le dirigeant de la petite entreprise, ce sont parfois plusieurs heures de travail, juste pour les calculer.

Pour le cabinet d'expertise comptable, c'est une donnée qui peut être difficile à obtenir et qui peut parfois retarder la production des déclarations annuelles.

Quel collaborateur de cabinet n'a jamais relancé un client à plusieurs reprises pour obtenir le nombre de kilomètres parcourus ? Quel dirigeant d'entreprise ou membre d'une profession libérale n'a pas passé du temps à calculer ce nombre de kilomètres, parfois en oubliant des trajets ?

C'est ici que l'automatisation vient au secours des experts-comptables et de leurs clients, pour leur permettre de gagner plus de temps et ainsi cibler les travaux à plus forte valeur ajoutée pour eux.

 

Faciliter la gestion des indemnités kilométriques par le dirigeant de la petite entreprise, artisan, commerçant, profession libérale

Trop souvent, les frais kilométriques sont encore gérés manuellement, avec un papier, un crayon, éventuellement une calculatrice. Le dirigeant de la TPE, artisan, commerçant, membre d'une profession libérale y passe alors un temps considérable. Un temps qu'il pourrait économiser en automatisant la génération des indemnités kilométriques.

Résultat : les indemnités kilométriques sont calculées souvent au tout dernier moment, juste avant la date limite d'envoi des déclarations fiscales. De nombreux trajets sont oubliés ou d'autres calculés de manière approximative.

En cas de contrôle fiscal, rien ne permet de sécuriser le dirigeant d'entreprise.

Pourtant, de l'autre côté, ce même dirigeant utilise souvent l'un de ces agendas électroniques, gratuits, connectés à des outils qui lui permettent d'obtenir le meilleur itinéraire et de calculer la distance à parcourir, en fonction du moyen de transport utilisé.

Il y reporte ses trajets quotidiens, hebdomadaires, ses rendez-vous professionnels, personnels, exceptionnels ou non et utilise les alertes pour ne rien oublier.

Ce sont ces outils gratuits et ouverts aux applications extérieures et déjà utilisés par de nombreux artisans, commerçants et professionnels libéraux qui permettent de faciliter la gestion des indemnités kilométriques. Avec un outil comme Izika, le nombre de kilomètres parcourus se calcule automatiquement à partir des adresses saisies dans l'agenda électronique.

Un gain de temps non négligeable qui aide à « rendre la comptabilité utile et permet de générer des fichiers destinés à l'expert-comptable et à l'administration fiscale en cas de contrôle » précise Pierre Aulagne, Président d'Izika.

C'est pour cette raison qu'un partenariat a été conclu avec « Receipt Bank qui a atteint une position de leader mondial sur le marché en révolutionnant le traitement des données financières pour les experts-comptables » rappelle Adrian Blair, CEO du groupe Receipt Bank.

74e congres OEC

Retrouvez les équipes de Receipt Bank lors du 74e congrès de l'Ordre des experts-comptables du 25 au 27 septembre à Paris.

Stand P238a - niveau 2 : voir le plan

 

Automatiser la transmission mensuelle des indemnités kilométriques à l'expert-comptable

Ce fichier généré en fonction des déplacements réellement effectués par l'entrepreneur peut ensuite être transmis à l'expert-comptable tous les ans, et même tous les mois en fonction des besoins.

L'expert-comptable n'a plus besoin de relancer son client à de multiples reprises pour l'obtenir et l'entrepreneur n'a plus l'impression, ce qui arrive parfois, de travailler pour son expert-comptable. La relation entre les deux parties change et tous peuvent se concentrer sur ce qui apporte réellement de la valeur ajoutée.

La charge de travail qui se limite à quelques minutes tout au plus par mois, est lissée tout au long de l'année.

Et ce n'est pas terminé.

Pour gagner encore plus de temps et avoir une comptabilité à jour en temps réel, il est désormais possible d'envoyer les fichiers récapitulatifs des indemnités kilométriques, directement dans la comptabilité.

Le fichier pdf ainsi généré est reconnu par Receipt Bank comme n'importe quelle facture et l'écriture comptable peut être automatisée.

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