Pause estivale : comment continuer à faire tourner votre cabinet à distance ?

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Après une période fiscale intense, la plage et le soleil marquent une pause bienvenue pour les cabinets d'expertise-comptable. Certains de vos clients et collaborateurs sont en congés mais ce n'est pas pour autant que votre activité doit s'arrêter ! Votre tenue comptable est-elle vraiment efficace ? Comment l'améliorer et vous simplifier la vie dès la rentrée ?

En cette pause estivale, découvrez à tête reposée quelques sont les solutions pour transformer votre cabinet traditionnel en cabinet digital, tout en gardant les pieds dans l'eau.

À distance : optez pour des solutions Cloud

Pourquoi continuer à collecter et saisir manuellement les pièces de vos clients alors qu'il existe des solutions simples pour gagner du temps sur cette tâche chronophage ?
Aujourd'hui, grâce à la technologie cloud, vos clients peuvent vous envoyer leurs factures en temps réel et en un « coup de pouce » via leur smartphone, même depuis leur lieu de vacances !

Sans intervention de votre part, les données sont extraites puis importées dans votre logiciel comptable afin d'être prêtes à être revues à votre retour de congés. Plus besoin d'être au bureau pour vous en occuper, la charge de travail est lissée dans le temps. Évitez ainsi un retour de vacances avec une pile énorme de documents sur votre bureau.

Le principe de cette solution en temps réel adoptée par de nombreux experts-comptables ? Vos clients prennent leurs pièces en photo à l'aide d'une application mobile dédiée, et envoient le document instantanément. L'image est stockée en toute sécurité dans le cloud, sur des serveurs distants, et ne sature pas votre système en interne.

Autre atout du cloud : la centralisation des données en un lieu unique (logiciel Google Drive ou Receipt Bank par exemple), accessible en temps réel et à distance. Vous proposez ainsi le même niveau de service où que vous soyez, et même si votre cabinet travaille en équipe réduite.

Sans effort : automatisez vos processus

S'il existe une tâche fastidieuse dont vous vous passeriez volontiers, et plus encore en période estivale, c'est bien la saisie de données. Courir après les factures de vos clients, en extraire les données manuellement puis les saisir une à une dans votre outil de production... voilà des perspectives peu réjouissantes alors que l'été bat son plein.

Heureusement, la saisie de données est l'un des processus les plus simples à automatiser, grâce à la reconnaissance optique de caractères (dites OCR en anglais). Mise au point dans les années 1950, cette technologie convertit les données d'une image numérique (scan, photo...) en texte exploitable par un système informatique. Associée à une solution de numérisation, l'OCR vous permet de gagner un temps précieux sur vos tâches manuelles répétitives comme la collecte et le traitement de données.

Une solution comme Receipt Bank vous permet d'extraire les données clés des factures d'achat et notes de frais - date, fournisseur, montant, TVA... -, de les extraire automatiquement puis de les stocker en ligne de manière sécurisée. Il ne vous reste plus qu'à effectuer la révision et à les publier dans votre logiciel comptable. Vous gagnez ainsi de précieuses heures chaque mois sans effort.

La tenue comptable simplifiée : été comme hiver

Profitez de la pause estivale pour implémenter ces outils en douceur et les tester sur un petit volume de clients. Vous en récolterez les bénéfices dès la rentrée puis tout au long de l'année, en particulier durant la période fiscale, marquée par des délais serrés et une importante quantité d'informations à traiter.

En équipant vos clients d'outils facilitant l'envoi régulier et dématérialisé de factures, vous maîtrisez mieux vos relations tout en simplifiant votre tenue. Pour vous, cela se traduit concrètement par moins voire plus de tâches manuelles répétitives, et plus de temps pour vous positionner en conseiller, véritable partenaire de vos clients au service de leur croissance.

Un excellent moyen de bâtir des liens solides, de proposer des services à valeur ajoutée, pour devenir l'expert-comptable dont vos clients ne pourront plus se passer.