Note de paiement sans paiement et autres anomalies

Bonjour à tous.

Je reprends la comptabilité d'une association et j'y trouve quelques anomalies qui m'inquiètent.

1. J'ai trouvé des factures envoyées aux adhérents avec en face des reçus à ces adhérents sur lesquels sont indiqués les montants correspondant avec l'indication précise des chèques reçus. Or, je ne trouve ni ces chèques dans les documents papier transmis, ni leur trace sur les remises de chèque, ni leur trace en banque.

2. J'ai trouvé une facture à un adhérent et son paiement deux fois (2 chèques en banque) au lieu d'un.

3. J'ai trouvé un paiement en banque d'un client, correspondant à une prestation que l'association a réalisée pour lui en début d'année, mais il n'y a pas notre facture ni le reçu de paiement correspondant.

Quelles écritures passer ? Merci pour vos explications.

Bonjour,

Cela va dépendre si votre association est une association à but non lucratif ou une association a but lucrative pour cette dernière si elle exerce une activité libérale ou de BIC.

Une association sans but lucratif tient une comptabilité de trésorerie, c'est à dire ce sont les mouvements de trésorerie banque ou caisse qui sont comptabilisé.

Une association à but lucratif vous comptabilisez les mouvements dans les comptes respectifs de charges ou de produits, si il s'agit de vente au comptant il est inutile d'utiliser les comptes clients.

Cordialement

Christian

Bonjour,

A mon avis, il faut aller à la source et trouver l'origine de ces anomalies.

Pour les chèques non remis en banque, ce sont peut-être des chèques impayés ou sans provision. C'est à vérifier. 

S'ils ont simplement été perdus, il faut en informer l'adhérent, qui doit vérifier que ces chèques n'ont pas été encaissés par un autre, faire opposition au chèque et en émettre un nouveau.

Pour le paiement en double, il faut contacter l'adhérent. Il a peut être payé pour un membre de sa famille (enfant par exemple), payé pour deux prestations (il manque alors une facture) ou réellement payé deux fois.

S'il manque une facture de vente, il faut vérifier la chronologie des factures et établir la facture manquante.

Dans tous les cas, il ne faut pas simplement passer des écritures mais remonter à l'origine du problème. Toute écriture comptable doit être justifiée.

Cordialement,

Sandra

Merci, Christian et Sandra.

Il s'agit ici surtout de protéger le nouveau conseil administratif. Selon vos conseils, nous allons donc contacter chacun des adhérents concernés.

Je rencontre un autre problème du même ordre. J'ai découvert dans une remise de chèques le paiement d'un adhérent qui a démissionné à la fin de l'exercice précédent bien évidemment clôturé. Selon les écritures, cet adhérent ne nous devait rien, ce qui à l'évidence était faux. Selon le montant, il s'agirait vraisemblablement d'une participation de l'adhérent à une assemblé, qui avait été marqué comme payée sur un reçu et qui avait été encaissée, mais qui ne l'était pas. Difficulté supplémentaire, l'adhérent a déménagé et son adresse est inconnue.

Dès lors, je me retrouve avec un paiement sans justification. Or, avant de transmettre les éléments au logiciel de compta, le logiciel de gestion exige une facture :

• Il lui faut une facture pour pouvoir rapprocher le règlement à une facture.
• Il lui faut un règlement pour pouvoir rapprocher ensuite la remise de chèques à un règlement.

Comment faire ?

Merci pour vos explications.