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Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

11 réponses
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Ecrit le : 29/07/2010 23:21 par Stefane31
Bonjour,

Je souhaite mettre en place dans mon entreprise (PME, 750 salariés) des clôtures comptables mensuelles car seule une situation au 30 juin est réalisée ainsi qu'au 30 septembre.

Sachant qu'il y a le groupe ( administratifs) et la filiale (activité SSII), je voulais savoir sous quelle forme je pourrais présenter l'arrêté des comptes et la clôture mensuelle.

Je fais donc appel à tous ceux qui réalisent des clôtures mensuelles dans leur entreprise et de quelle manière ils procèdent.

Je vous remercie bien par avance

Cordialement

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DIPLOMES OBTENUS: BTS CGO 2005 DPECF 2005 DECF Etat 2007 DESCF OBTENU 2007

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 02/08/2010 22:18 par Jex94
Bonjour,

Je dirais que tout dépend de la finalité d'un tel projet, à qui s'adresseront ces chiffres, et de quelles façons les infos seront diffusées.

Pouvez-vous nous en dire plus ?

Cordialement,
Jex

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Jex94

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 03/08/2010 00:06 par Stefane31
Bonsoir,

Je vous remercie de votre réponse.

Je souhaite mettre en place des clotures mensuelles afin de fiabiliser les comptes en premier temps, et permettre un suivi des charges.
ceci implique biensur de recevoir les factures a temps, et implique toutes les personnes de l'entreprise dans ce projet (secrétariat, paie, facturation ....)
Je ne sais pas si cela sera possible et si le projet peut intéresser ma directrice générale (le projet est trés suceptible d'intéresser ma DAF)
De plus, ca permettra également une révision mensuelle de la comptabilité. Je suis arrivé dans l'entreprise depuis 2 mois, je suis sur la situation de juin, et les erreurs sont nombreuses : Charges sociales enregistrées TTC (impact sur la TVA), bulletin de paie faux notamment avec la mutuelle accordée aux salariés démissionnaires (oubli de reintégrer la CSG déductible=risque fiscal) , oubli des refacturations internes entre le groupe et la filiale, enfin beaucoup d'erreurs de comptabilisation et de méthodes ....
De plus, l'entreprise a des difficultés de trésorerie et je pense qu'une évaluation du résultat/des charges/des produits tous les mois peut être intéressante.

Maintenant, il me reste à savoir comment procéder, avec quels supports, quels moyen de contrôle ....

Cordialement

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DIPLOMES OBTENUS: BTS CGO 2005 DPECF 2005 DECF Etat 2007 DESCF OBTENU 2007

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 03/08/2010 11:41 par Jex94
Bonjour,

OK je comprends le but de votre démarche.

Aussi, je vous conseille de ne pas partir tout seul dans la mise en place de ce projet car vous risquez de vous retrouver seul et de passer de nombreuses heures à résoudre tous les problèmes.
Il faut une mobilisation générale comme vous l’avez indiqué, et un certain nombre de personnes, qui ne sont pas sous votre responsabilité hiérarchique, risquent de ne pas vouloir vous suivre pour toutes sortes de raisons.

Il faut avant tout impliquer votre DAF, qui, si elle est investie dans son poste et souhaite améliorer la qualité de l’information financière de l’entreprise, ce qui est son rôle majeur, sera facile à convaincre.
C’est à elle que doit revenir le rôle de responsable du projet, de bien communiquer auprès de l’ensemble du personnel concerné sur les finalités, les moyens à mettre en œuvre et les outils de suivi du bon déroulement.

Faîtes lui donc un rapport d’Audit complet avec la liste exhaustive de tous les problèmes d’organisation et les erreurs comptables relevées, ce que vous avez pu d’ores et déjà résoudre et quelles solutions sont envisageables.

Un arrêté trimestriel me semble suffisant au vu de la taille de l’entreprise et de la finalité du projet.
Cependant, un arrêté mensuel pourra être intéressant pour le contrôle de gestion.

Il faut avant tout améliorer les procédures, l’organisation générale du service comptable et la bonne communication avec tous les interlocuteurs dont dépend le service pour obtenir en temps et en heure les informations essentielles qui sont à traduire en comptabilité.

Il faut donc tout d’abords réaliser cet Audit, en accord avec votre DAF, qui sera un signal d’alarme. Ensuite, ce sera donc à votre DAF de prendre en main le projet et de mettre en place les solutions.

Votre rôle dans ce projet sera très certainement l’un des plus importants mais la responsabilité ne doit pas vous revenir.
Ensuite, le bon formalisme des arrêtés se fera au fur et à mesure de l’avancé du projet, et votre DAF aura certainement les meilleures idées à proposer.

Qu’en pensez-vous ?

Cordialement,
Jex

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Jex94

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 04/08/2010 12:10 par Nasdack
Bonjour,

Avant de mettre en place une clôture mensuelle, à mon avis, il faudrait mieux former les collaborateurs.

Une fois que tout sera en ordre, il sera intéressant de faire des clotures mensuelles.

Ce n'est pas en augmentant la charge de travail, que celle ci sera mieux faites (ex. de vos refacturations, si elles sont trimestrielles, c'est deja pas mal, alors pourquoi demander à vos services de faire 3 fois plus de suivi ?)

Mettez plutot en place des procédures et des formations que de chamboulez toute l'organisation, surtout si ca fait 2 mois que vous etes là ...

Cordialement,


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Nasdack

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 26/08/2010 17:56 par Skol33
Bonjour,

ca me semble une tres bonne idée de faire des clotures mensuelles.

Pour ma part depuis que j'ai commencé ma profession de comptable je l'ai toujours fait , notamment en debut de carrierre ou j'ai commencé chez Mcdonald's et je réalisais un compte de résultat mensuel pour 4 restaurants.

J'ai changé de société depuis 2 ans je suis dans une pme paysagiste de 50 salariés et j'ai mis cela en place dés mon arrivé le dirigeant et les responsables sont ravis .

Tous les mois il savent si on a gagner ou perdu de l'argent , cela permet de savoir ou l'on va car avant que je n'arriver on avait le résultat qu'au passage de l'expert comptable. C'est limité pour prendre des bonnes décisions.

Sans arrété de compte mensuel la treso est un bon indicateur mais peu précis.

Les clotures mensuelles sont assez facile a mettre en place en faisant des extractions sous excel.

Au niveau de l'organisation a mettre en place ca ne demande pas d'apres mon expérience de grand chamboulement comptable il faut juste que les factures soient saisies sur le mois concerné.
Logiquement cela doit etre le cas car pour la tva déductible il faut saisir l'ensemble des factures.

Ainsi pour ma part je sors mon compte de resultat mensuel apres le 21 quand la tva est faites je suis ainsi certain d'avoir toutes les factures en compta.

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 27/08/2010 14:34 par Jex94
Bonjour Skol33,

Pour les arrêtés mensuels, il ne faut pas oublier tout le reste.
Vous indiquez qu'une simple comptabilisation des factures du mois et une exctraction excel suffisent mais quid du cut-off des charges et produits, des amortissements, des stocks, des provisions congés payés, provisions pour primes diverses, participation, interessement, stocks et encours, provisions pour impôts et taxes, pointage de tous les comptes, établissement d'un dossier de révision des comptes mensuel, établissement d'un reporting...
Et encore cette liste est très loin d'être exhaustive.

Sinon, il y a un moyen très simple efficace et rapide pour s'assurer de la bonne comptabilisation de toutes les factures, qui est la gestion des engagements :

Chaque facture reçue doit ainsi correspondre à une commande émise.
C'est ensuite le rapprochement entre les commandes effectuées et les factures reçues qui permet de valider la bonne réception de toutes les factures, et ce pointage se fait automatiquement par le logiciel en lien avec la comptabilité.
(Ces fonctions se retrouvent dans les PGI tel que SAP, mais d'autres logiciels moins importants tels que Sage 100 le premettent également.)

Je suis d'accord avec le principe des arrêtés mensuels qui permettent un meilleur suivi de la gestion de l'entreprise, mais cela consitue un projet global, qui concerne toutes les personnes de l'entreprise, et qui doit être mis en place par les dirigeants.

Cordialement,
Jex

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Jex94

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 27/08/2010 16:35 par Maximal
Bonjour

Sans répondre directement à la question (Mise en place de clôtures mensuelles en comptabilité), je suis plutôt d'accord avec Nasdack :

Vous avez relevé de nombreuses erreurs dans la comptabilité, les méthodes. Que celles-ci soient saines dans un premier temps, avant d'envisager une charge de travail et des processus supplémentaires. Il faut partir sur de bonnes bases sinon ça va être n'importe quoi.

Citation
Mettez plutot en place des procédures et des formations que de chamboulez toute l'organisation, surtout si ca fait 2 mois que vous etes là ...


Complètement d'accord.

Son idée de clôture trimestrielle est bonne aussi je trouve.

A vouloir trop en faire cela risque de vous desservir. Gardez quelques bonnes idées en reserves.

Quant à l'analyse de Jex, il n'y a pas grand chose à rajouter c'est très bien expliqué.

Cordialement

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Modérateur Compta Online

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 27/08/2010 17:27 par Skol33
Bonjour jex 94 :

Je suis d'accord avec vous mais dans les exemple que vous prenez vous parlez je pense de grosses structures. Pour ma part j'ai mis cela en place dans des pme c'est beaucoup plus simple. Par exemple pour les mcdonald's et maintenant pour le groupe de société de paysagiste pour laquelle je travaille c'est maxi 50 salariés par site et un CA par entité de 2 a 3 M d'€ .

Concernant les clotures mensuelles que j'ai pu faire chez Mcdonald's par exemple c'est ce que l'on appelle les PL "profit and loss".
C'est une obligation pour l'ensemble des 1200 restaurants (ca a du augmenter depuis mon départ) :

pour répondre a vos questions :

- pour les factures : nous avions maxi 150 factures par mois par restaurant réceptionné au bureau comptable par moi et validé par le directeur du site saisi sur le mois comptable donc pas besoin de pgi
- les stocks : chez mc do inventaire a chaque fin de mois - paysagiste pas de stock
- provision CP calculé tous les mois grace a un petit tableau excel
- dotation amortissement fourni par l'expert comptable avec les dotations prévisionnels, mis a jour tous les trimestres a chaque envoi des nouvelles immo
- CCA et FNP connu d'avance et lissé sur 12 mois.
- participation interessement ca n'existe pas chez mcdonald's

Ca marche plutot bien comme systeme je l'utilise depuis 15 ans et mon resultat cumulé de l'exercice de mes comptes de resultat mensuel et tres proche de celui trouvé par l'expert comptable pour le bilan entre 0 et 10 % de différence.

Les responsables de nos entreprises ne peuvent plus s'en passer c'est un formidable outil de gestion pour eux.

Mais je suis d'accord avec vous c'est un projet qui doit etre mis en place par les dirigeants mais dans le ca de stéphane 31 c'est quelque chose qui aurait du etre proposé par son daf car il a un daf au dessus.

Restant a votre dispositions pour plus de précisions.

Re: Mise en place de clotures mensuelles en comptabilité

Ecrit le : 31/08/2010 14:00 par Gwentiph
Bonjour,
Moi aussi, j'ai mis en place une situation trimestrielle. J'ai procédé comme je le fais pour le bilan, seulement je rencontre un petit problème au niveau de la provision des congés payés.

pour le 1er trimestre j'ai pris les salaires de référence du trimestre que j'ai multiplié par le nombre de jours acquis du trimestre.

Faut-il procéder comme ça? Est-ce que je dois annuler mon extourne de CP du mois de Janvier? A vrai dire je suis une peu perdue, si quelqu'un pouvait me montrer une méthode facile...
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