En tant qu'expert-comptable, l'un des plus gros défis de votre cabinet est d'essayer de rester à jour en gérant plusieurs clients et tâches administratives. Essayer de gérer votre cabinet comptable manuellement peut vite être pénible. Il existe une meilleure façon de faire !
Qu'est-ce que ça veut dire ? Pour faire court, vous pouvez « Mettre en place et oublier ».
L'automatisation du flux de travail : comment bien commencer ?
Personne ne veut passer des heures à faire du travail administratif à la place de faire ce que les clients vous paient à faire vraiment. Les automatisations rendent la vie plus facile, ils vous permettent d'automatiser le flux de travail de vos services.
Pourquoi avez-vous besoin d'un flux de travail ?
Le flux de travail est un processus écrit de toutes les actions que vous faites : à partir du prospect en passant par l'onboarding, puis à travers tout le service de préparation de la déclaration de revenus, jusqu'à la touche finale.
Prenons l'exemple de la conception d'une voiture. Vous devez créer le moule et assembler les parties de la structure ensemble avant de pouvoir mettre des pneus et des portes et tout le reste. C'est la même chose pour la préparation des déclarations : vous ne pouvez pas préparer les déclarations avant que le client ne signe la lettre de mission et envoie les documents.
Chaque service requiert différentes étapes à accomplir : les déclarations de revenus personnels sont différentes des déclarations d'entreprise ou de vente. Quand vous avez ces étapes écrites, cela rend les choses plus faciles pour faire grandir votre entreprise.
Vous serez aidé dans l'automatisation totale de vos tâches. Donc au lieu de devoir appeler votre client pour qu'il signe une lettre de mission, le logiciel leur rappellera et leur enverra un formulaire.
Pour que cette magie se produise, vous devez décrire soigneusement comment vous voulez que le processus fonctionne. Chaque cabinet est unique, et vous connaissez votre entreprise mieux que n'importe qui, donc personne ne peut faire ce travail à votre place.
Comment commencer à automatiser vos projets ?
Nous vous suggérons de commencer avec une checklist simple pour débuter. Pensez à une vue d'ensemble de ce à quoi votre flux de travail ressemble et notez chaque tâche que vous avez l'habitude de faire. Utilisez un tableur excel et organisez-le pour indiquer les tâches que vous avez besoin systématiquement.
Commencez par le résultat final et remontez à partir de là. Imaginez que vous alliez préparer un flux de travail où le résultat final serait un message de remerciement à un client et leur document final. Qu'est-ce que vous avez à faire avant et dans l'ordre pour arriver à ce résultat ? Cette approche vous assure de ne pas manquer une étape clef dans votre flux de travail.
Les étapes basiques d'un flux de travail de préparation de déclarations de revenus
- email de bienvenue : quand les clients font appel à vos services, ils reçoivent un email de bienvenue. Nous avons des modèles customisables ;
- fournissez à vos clients la liste des documents nécessaires : demandez aux clients de vous envoyer certains documents. Vous pouvez utiliser un modèle de message avec les tâches à faire pour le client pour qu'il puisse cocher à chaque fois qu'il en a terminé une ;
- envoyer un formulaire : si vous envoyez un formulaire, vos clients recevront une notification amicale disant : « Bonjour, je vous ai envoyé ceci. Veuillez le faire » ;
- créer une tâche pour vérifier les documents et formulaire que vos clients vous ont envoyé : vous pouvez vous l'assigner ou à n'importe quel collaborateur ;
- créer une tâche pour préparer la déclaration : encore une fois, ça peut vous être assigné si vous êtes indépendant ou à n'importe quel collaborateur ;
- requête de documents manquants de vos clients : vous pouvez passer celle-ci si besoin ou contacter vos clients via email ou message ;
- révision supplémentaire de document : vous avez besoin de cette étape si la présente l'a été ;
- envoyer un rendez-vous au client : ajouter cette étape si vous voulez passer en revue tous les documents envoyés avec vos clients. Vous pouvez leur envoyer un email ou un message avec le lien du calendrier que vous utilisez (Calendly, Google Calendar, ScheduleOnce, etc) ;
- ajouter des tâches pour visualiser où vous en êtes avec un client : si vous avez opté pour la tâche précédente, vous pouvez vouloir en ajouter une autre ou attendre que le client revienne vers vous pour le rendez-vous. Quand il réagira, leur projet sera automatiquement déplacé à l'étape suivante ;
- déclaration terminée : à cette étape, vous pouvez télécharger des documents pour le client dans TaxDome et les verrouiller à la facture. Les clients recevront une notification, mais ne pourront pas le télécharger jusqu'à ce qu'il vous ait payé ;
- déclaration signée : vous pouvez avoir des clients qui signent des droits de document dans TaxDome ;
- créer une tâche pour envoyer la déclaration ;
- envoyer un message de remerciements au client.
Toutes ces fonctionnalités fonctionnent ensemble pour vous aider à mettre en place des répétitions de processus avec des étapes clés prédéfinies. Différents automatismes sont requis en fonction des clients, pour que vous puissiez filtrer vos comptes clients (en utilisant des tags pour ça) et créer un projet programmé pour chacun d'entre eux de façon groupée. Et juste comme ça, vous avez mis en place 100 ou 1 000 de vos clients sur le chemin d'une excellente expérience client et vous ne manquez jamais une date d'échéance.
Vous voulez savoir comment automatiser votre cabinet ?