Mise en place de la base de données économiques et sociales

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Une nouvelle opportunité de mission pour les professionnels du chiffre ?

Afin de conjuguer les besoins d'informations des différentes parties prenantes et l'accroissement des activités humaines, plusieurs notions de développement durable ont vu le jour.

Celle communément admise a été introduite par le rapport de Brundtland en 1987 : « il s'agit d'un développement qui répond aux besoins des générations du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs ». Après une décennie d'application de la loi NRE du 15 mai 2001, la norme ISO 26 000 a été publiée le 1er novembre 2010. Elle substitue à la notion de « développement durable » celle de responsabilité sociétale des entreprises, dite RSE, et permet d'apporter des éléments de réponse aux besoins des diverses parties prenantes de nos sociétés contemporaines.

Dans la continuité des différentes conférences internationales et obligations européennes, la France a accru, depuis une dizaine d'années, le nombre et la portée des textes législatifs et réglementaires ayant pour thèmes l'environnement et le développement durable.

Dans la lignée de ces textes, le législateur a introduit une nouvelle obligation à la charge des entreprises. Conscient de la complexité de la mise en place d'une telle base, le législateur a prévu un échelonnement dans le temps de l'obligation. En effet, les entreprises employant moins de 300 salariés disposeront d'une année supplémentaire pour répondre favorablement à cette obligation.

Une application échelonnée de la mise en place de la base de données

A ce stade, il est important de préciser que les sociétés employant plus de 300 salariés doivent mettre en place la base de données économiques et sociales à partir du 14 juin 2014 et à compter du 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Par ailleurs, le décret précise clairement que les informations transmises de manière récurrente au comité d'entreprise, devront être contenues dans cette base et devront être mises à disposition des membres du comité d'entreprise au plus tard le 31 décembre 2016.

Date butoir de mise en place de la base de données

Nombre de salariés > 300

14 juin 2014

50< Nombre de salariés < 300

14 juin 2015

Quelles informations doivent être incluses dans cette base de données ?

De la même manière que le décret du 24 avril 2012, le législateur a prévu la liste des informations qui devront être rassemblées selon 8 thématiques diverses :

  • Investissements
  • Fonds propres, endettements et impôts
  • Rémunérations des salariés et dirigeants
  • Activités sociales et culturelles
  • Rémunérations des financeurs
  • Flux financiers à destination de l'entreprise
  • Sous-Traitance
  • Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe selon la typologie des 7 thématiques ci-dessus

Une redondance des informations avec les informations à mentionner dans le rapport de gestion ?

Sans peine, on constate que certaines informations sont clairement redondantes avec les informations à mentionner dans le rapport de gestion pour les entreprises ayant un CA > 100 millions d'euros et employant plus de 500 salariés.

Décret du 27 décembre 2013

(base de données)

Décret du 24 avril 2012

Informations à mentionner dans le rapport de gestion

Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté

X

X

Evolution des emplois par catégorie professionnelle

X

Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens

X

X

Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer

X

X

Evolution du nombre de stagiaires

X

Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés

X

X

Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité

X

X

Evolution des actifs nets d'amortissements et de dépréciations éventuelles (immobilisations)

X

Dépenses de recherche et développement

X

Si SA ou SCA, mention des informations environnementales présentés à l'article L. 225-102-1 du code de commerce

X

X

Capitaux propres de l'entreprise

X

Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières

X

Impôts et taxes

X

Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolution salariale par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle

X

X

Montant global des rémunérations mentionnées au 4ème alinéa de l'article L. 225-115 du code de commerce

X

Epargne salariale : intéressement, participation

X

Rémunérations accessoires : prime par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire

X

X
(non prévu explicitement)

Rémunération des dirigeants telle que présentée dans le rapport de gestion

X

Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CE

X

X

Dépenses directement supportées par l'entreprise au titre des activités sociales et culturelles

X

X

Dépenses de mécénat

X

X

Rémunération des actionnaires (revenus distribués)

X

Rémunération de l'actionnariat salarié

X

Flux financiers relatifs aux aides publiques, réduction d'impôts, exonérations et réductions de cotisations sociales, crédits d'impôts, mécénat

X

Dépenses de sous-traitance utilisées et/ou réalisées par l'entreprise

X

X

Les informations porteront sur quelles années ?

Les informations devant figurer dans la base porteront naturellement sur l'année en cours mais également sur les deux années précédentes et les trois prochaines années ! A défaut de prévoir des données fiables, il sera nécessaire de définir des « tendances ».

A n'en point douter, il s'agira d'un exercice de littérature pour un nombre important de dirigeants.

Quelles obligations dans le cadre d'un groupe ?

La rédaction actuelle du décret n'impose pas de constitution d'une base de données groupe.

Cependant le décret octroie la possibilité de la constitution d'une convention ou d'un accord de groupe afin de constituer une telle base de données au niveau du groupe.

A la différence du décret du 24 avril 2012, le législateur n'a pas souhaité que les informations fassent l'objet d'un traitement spécifique à travers une consolidation. Cependant, les entreprises de moins de 300 salariés appartenant à un groupe devront prévoir une présentation de la situation de l'entreprise (chiffre d'affaires, valeur ajoutée, résultat d'exploitation, résultat net ainsi que les mêmes informations que celles mentionnées ci-dessus).

Quelles liaisons avec la mission d'organisme tiers indépendant ?

Pour mémoire, l'obligation, pour les sociétés cotées, d'inclure des informations sociales et environnementales dans le rapport annuel du conseil d'administration a été instituée par la loi n° 2001-420 du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques dite « NRE ».

L'extension du périmètre de cette obligation à certaines sociétés cotées et l'obligation de vérification de ces données par un organisme tiers indépendant ont été introduites par la loi n° 2010-788 portant engagement national pour l'environnement (dite loi « Grenelle 2 »).

La création de la mission de tiers indépendant par le législateur s'explique notamment par la volonté d'apporter une sécurité et une transparence des informations publiées par les entreprises.

La mission du tiers indépendant se limite uniquement à la vérification des informations définies par le décret du 24 avril 2012.

Des opportunités de mission pour l'expert-comptable ?

L'expert-comptable est généralement reconnu pour ses qualités techniques et d'accompagnement des entreprises. Les informations à présenter dans la base sont proches de la comptabilité où carrément issues de la comptabilité. A ce titre, sa légitimé pour participer à la constitution de cette base n'est pas à démontrer.

Les opportunités de mission introduites par cette nouvelle obligation sont nombreuses. En effet, les entreprises vont avoir besoin de produire, rassembler et contrôler les informations à intégrer à cette base de données.

Par ailleurs, à l'issue de ses différents travaux sur la base de données, l'expert-comptable sera à même de proposer de nouvelles missions en lien avec les ressources humaines, les investissements, les choix de distribution, etc...

 

Une aide et des opportunités de mission pour le commissaire aux comptes ?

La norme d'exercice professionnelle 9510, intitulée « Travaux du commissaire aux comptes relatifs au rapport de gestion et autres documents adressés aux membres de l'organe appelé à statuer sur les comptes en application de l'article L. 823-10 du code de commerce », a été homologuée par arrêté du 3 novembre 2009, publié au JO du 27 novembre 2009. Ainsi, le commissaire aux comptes a l'obligation d'effectuer des diligences sur le rapport de gestion des entités astreintes à sa production.

A ce titre, la constitution de cette base de données devrait lui permettre de documenter ses travaux de manière adéquate.

Quant aux opportunités de missions pour le commissaire aux comptes, la norme d'exercice professionnelle 9090 l'autorise à effectuer la mission de l'organisme tiers indépendant s'il bénéficie d'une accréditation par le Comité français d'accréditation (COFRAC).

En outre, elle permettra, à la demande de l'entité, de réaliser ;

  • des attestations ;
  • des consultations ;
  • des constats résultant de procédures convenues.

Sources

Décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013 relatif à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d'entreprise et d'expertise 

Mémoire d'expertise-comptable : HEUVRARD Fabrice, "GUIDE D'APPLICATION RELATIF AUX NOUVELLES OBLIGATIONS DE TRANSPARENCE EN MATIÈRE SOCIALE, ENVIRONNEMENTALE ET SOCIÉTALE : EXEMPLE D'UNE COOPÉRATIVE AGRICOLE", session mai 2014

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Fabrice Heuvrard, expert-comptable et commissaire aux comptes, inscrit à l'Ordre des experts comptables de Paris / Ile de France.

Contact : fh@fh-ec.fr