Migration de QuickBooks vers Pennylane : retour d'expérience

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L'annonce de QuickBooks concernant la « redéfinition de [son] approche produit et de [sa] présence future en France » a légitimement soulevé des questions dans la profession comptable. Indépendamment de cette nouvelle, voici quelques conseils pratiques pour réussir une migration depuis QuickBooks vers Pennylane en embarquant ses clients et ses équipes.

Cet article résume le webinaire « Migrer de QuickBooks à Pennylane - comment faire ? », qui s'est tenu le 6 décembre en présence de Maxime Baumard, CMO de Pennylane, de Ga«tan Gouilly-Frossard, account executive chez Pennylane, et de Pierrick Hunault, associé directeur du cabinet Team Up.

 

La migration des dossiers comptables

La migration des dossiers comptables se fait en deux étapes :

  • d'abord, le remplissage d'un fichier qui contient certaines informations nécessaires aux équipes de Pennylane pour réaliser la migration en masse, comme le type de comptabilité tenue (trésorerie ou engagement). Cette migration en masse prend de 48h à quelques jours pour une centaine de dossiers ; 
  • ensuite, le paramétrage : une équipe Pennylane dédiée traite les FEC mis à disposition par le cabinet, et importe les fichiers de l'année en cours et des deux années précédentes. Le cabinet dispose ainsi de l'historique sur tous ses dossiers.

« Nous avons migré indifféremment des dossiers post-clôture ou en cours d'exercice comptable. Dans les deux cas nous sommes passés par l'import des FEC », Pierrick Hunault.

Une fois la migration effectuée, les équipes de Pennylane accompagnent les collaborateurs dans la prise en main de l'outil, selon deux modalités :

  • en toute autonomie, via des e-learnings, des webinaires, et éventuellement un support par chat ; 
  • de façon personnalisée, avec des formations à la demi-journée ou à la journée, en présentiel ou à distance.

« Nous avons établi pour nos collaborateurs une description précise des différentes étapes de la tenue comptable sur Pennylane : import des flux bancaires, traitement des factures, intégration des écritures de paie, etc. », Pierrick Hunault.

 

La migration des données clients

Une fois les données comptables importées, se pose la question des données du client, et notamment des données relatives à ses propres clients et de l'historique des factures.

Techniquement, l'import se fait en quelques minutes au moyen d'un fichier CSV généré depuis QuickBooks. L'importation des factures en tant que telles suit deux logiques différentes selon le moment de la migration :

  • les factures présentes dans QuickBooks mais non comptabilisées seront reprises dans Pennylane et comptabilisées ;
  • les factures déjà comptabilisées pourraient faire doublon avec les factures importées à l'étape précédente via le FEC. Elles ne seront donc pas importées en comptabilité mais stockées dans la Ged Pennylane par exemple.

« Les clients sont rassurés lorsqu'ils retrouvent leur vue des factures à payer sur Pennylane. Dans certains cas, on a prévu une visio très courte pour leur montrer comment y accéder. Généralement, ils apprécient aussi beaucoup la connexion automatique avec Google Drive ou Dropbox, qui leur enlève une partie de la gestion administrative, et supprime la phase de dépôt », Pierrick Hunault.

Les équipes de Pennylane, basées en France, peuvent également répondre aux questions des clients lors de la prise en main de la solution. Des contenus en ligne, pas à pas ou e-learning, sont également prévus.

 

A quelles différences faut-il s'attendre ?

Pennylane est pensé comme une solution unique, pour piloter l'entreprise côté client, et pour établir les comptes annuels et les déclarations fiscales côté cabinet. Le principal avantage réside donc dans cette approche « tout-en-un » qui permet de remplacer deux solutions (gestion client et production comptable) par un seul !

Plus besoin d'importer les données d'un outil de gestion dans un logiciel de production comptable, tout est synchronisé en permanence. C'est donc un gain de temps très significatif, visible dès le lettrage, la gestion des charges constatées d'avance ou le cadrage TVA par exemple.

Les utilisateurs de QuickBooks doivent bien s»r s'attendre à certaines différences en termes de fonctionnalités ou d'expérience utilisateur. Ainsi, en matière de restitution client, certains états générables dans QuickBooks ne le sont pas encore dans Pennylane. Toutefois, des fonctionnalités supplémentaires dans ce domaine sont prévues pour le 1er trimestre 2023.

 

Faire adhérer les équipes

Un changement d'outil de production peut faire peur aux collaborateurs comptables. Ils peuvent craindre en particulier de perdre des informations en cours de migration ou de perdre du temps une fois le transfert effectué. Comment faire pour répondre à ces inquiétudes ?

« Nous avons mis en place un projet pilote pour tester Pennylane, avec une seule collaboratrice et 3 ou 4 dossiers. Elle a rapidement été convaincue de l'intérêt de la migration, et a naturellement joué un rôle moteur auprès des autres collaborateurs. Nous avons ensuite lancé une deuxième vague de migration, en choisissant cette fois une trentaine de dossiers parmi ceux qui posaient le plus de problèmes sur QuickBooks (notamment par la gestion des devises ou l'absence de connexion Stripe). De cette manière, les gains de temps sur Pennylane ont été extrêmement visibles, et ont emporté l'adhésion de l'équipe », Pierrick Hunault.

Retrouvez le replay du webinaire « Migrer de QuickBooks à Pennylane - comment faire ? ».


www.pennylane.com