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Logiciel de caisse certifié : quelles obligations ?

Logiciels de caisse certifiés
Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1544 articles)
Publié le
Modifié le 25/05/2020
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L'utilisation d'un logiciel de caisse certifié est obligatoire pour les assujettis à la TVA.

Ce logiciel de caisse doit être certifié et répondre aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Ces conditions sont attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par un certificat délivré par l'éditeur.

Les assujettis qui utilisent un facturier, un journal de caisse papier ou un logiciel de bureautique ne changent pas leurs habitudes.

La nouvelle réglementation renforcée par la loi de finances pour 2018 est en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Elle concerne toutes les entreprises et commerces qui effectuent des livraisons de biens ou des prestations de services destinées à des particuliers.

Elle touche donc de nombreux points de vente dans de nombreux secteurs d'activité.

Les entreprises qui éditent leurs factures en respectant la piste d'audit fiable ne sont pas concernées.

Les assujettis non redevables de la TVA ou exonérés sont exclus. Il s'agit :

  • des petites entreprises ;
  • des micro-entrepreneurs ou assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
  • des assujettis exonérés.

Les contrôles de l'administration doivent permettre de repérer les logiciels de gestion avec système de caisse trop permissifs et de lutter contre la fraude à la TVA.

 

Logiciel de caisse certifié : qui doit l'utiliser ?

L'article 286 du code général des impôts doit s'appliquer :

  • à tous les contribuables qui sont assujettis à la TVA ;
  • et qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis (B to C) au moyen d'un « logiciel ou système de caisse ».

La référence au logiciel de comptabilité ou de gestion disparaît.

Ainsi, sont surtout concernés, les logiciels de caisse enregistreuse qui permettent d'éditer des tickets de caisse.

Ils permettent d'obtenir une centralisation journalière ou mensuelle des ventes que l'on appelle parfois Z de caisse.

Sont exclus de l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié :

  • les entreprises qui travaillent uniquement avec d'autres professionnels assujettis (B to B) et établissent des factures ;
  • les assujettis qui bénéficient du régime de la franchise en base de TVA ;
  • les agriculteurs soumis au régime du remboursement forfaitaire ;
  • les assujettis qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA (activités médicales par exemple).

La sanction pour un logiciel non conforme ou sans certificat est une amende de 7 500¤. Cette amende peut être évitée si les justificatifs demandés sont fournis à l'administration fiscale dans les 30 jours francs.

Lorsque l'amende est appliquée, le contribuable concerné dispose d'un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. S'il ne le fait pas, l'amende peut être réitérée jusqu'à la mise en conformité.

 

Logiciel de caisse certifié : les critères

Le logiciel de caisse sécurisé doit respecter 4 critères :

  • l'inaltérabilité ;
  • la sécurisation des données ;
  • la conservation de toutes les données pendant 6 ans ;
  • l'archivage annuel ou par exercice.

L'inaltérabilité du système ou logiciel de caisse certifié est assurée par la conservation des données d'origine et de toutes les modifications apportées. La conservation des calculs dans le système de caisse, même après purge et archivage est obligatoire. Il en va de même des traces de toutes les modifications effectuées.

Le logiciel de caisse certifié ne permet pas, par exemple, de :

  • réimprimer un ticket sans la mention duplicata ;
  • modifier un ticket et son mode de règlement ;
  • travailler avec une date qui ne correspond pas à la date du jour sans en conserver une trace.

La conservation des données s'accompagne obligatoirement de clôtures journalières, mensuelles, annuelles ou par exercice. Elle concerne toutes les données enregistrées par le logiciel et pas seulement les Z de caisse.

 

Certification des logiciels de caisse

Les logiciels ou systèmes de caisse, disposant d'une fonctionnalité de caisse doivent être certifiés soit par l'un des deux organismes certificateurs soit par une attestation de l'éditeur de logiciel. 

Les organismes certificateurs sont :

  • le laboratoire national de métrologie et d'essais, ou LNME, qui propose un « référentiel de certification des systèmes de caisse » ;
  • l'AFNOR qui délivre la marque « NF 525 » pour les logiciels dits certifiés NF 525.

Les logiciels libres sont également concernés dès lors qu'ils proposent une fonctionnalité de caisse.

La certification n'est pas obligatoire en l'absence de paiement en espèces c'est-à-dire lorsque tous les paiements passent directement par un établissement de crédit. L'administration peut alors exercer son droit de communication ou faire appel à la coopération administrative dans le domaine fiscal (Union européenne).

Lorsque le logiciel de caisse est certifié, l'entreprise utilisatrice obtient une attestation individuelle. Elle la conserve comme justificatif en cas de contrôle.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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