Les a-nouveaux : reprendre un dossier ou changer de logiciel

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Modifié le 14/08/2018
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Lorsque l'on reprend un dossier d'un autre cabinet ou que l'on change de logiciel, la première question que l'on se pose est souvent celle de savoir comment procéder ?
Faut-il simplement saisir les  a-nouveaux  au 1er jour de l'exercice que l'on ouvre ?
Faut-il le faire au dernier jour de l'exercice précédent et pourquoi ?

De plus en plus de logiciels proposent des imports et exports de balance, des écritures comptables, du plan comptable, pas toujours avec rapprochement bancaire (qu'il faudra ensuite ajuster). Dans peu de temps, on pourra probablement imaginer que tout se passe par un simple import du fichier des écritures comptables ou FEC.

Cependant, cette méthode n'est pas toujours utilisable pour diverses raisons. Alors comment faire lorsque l'on doit le faire à la main ?

Selon la méthode utilisée, on peut :

  • saisir les a-nouveaux au 1er jour de l'exercice concerné ;
  • saisir une balance complète (classe 1 à 7) pour obtenir automatiquement l'exercice précédent sur la liasse fiscale ;
  • faciliter le lettrage ;
  • partir d'un rapprochement bancaire correct.

L'objectif est d'éviter de commencer un exercice avec quelques handicaps comme l'impossibilité de lettrer les sommes qui se trouvent dans les comptes de tiers par exemple.

La saisie des a-nouveaux au 1er jour de l'exercice

Lorsque l'on se place au 1er jour d'un exercice, la saisie des a-nouveaux concerne les comptes des classes 1 à 5, c'est à dire les comptes de bilan.

Les soldes des comptes de gestion (classes 6 et 7) ne sont jamais repris à l'ouverture d'un exercice.

Cette méthode a l'avantage de la simplicité mais présente un inconvénient. Elle ne permet pas de repérer certaines erreurs comme l'utilisation d'un compte 707 « marchandises » pour les ventes alors que sur l'exercice précédent, le chiffre d'affaires était comptabilisé en compte 701 « produits finis ».

La méthode oblige aussi à saisir manuellement la colonne de l'exercice précédent sur la liasse fiscale (la colonne N-1 n'existe plus dans la liasse depuis 2015) et dans les comptes annuels.

La saisie des a-nouveaux au dernier jour de l'exercice précédent

Cette méthode est un peu plus compliquée que la précédente mais permet d'obtenir des comptes annuels qui tiennent compte de l'exercice précédent, lorsqu'il existe. Ce n'est qu'en début d'activité que la colonne dédiée à l'année précédente ne devra pas être renseignée.

La méthode consiste à saisir l'intégralité de la balance au dernier jour de l'exercice précédent et de procéder à la clôture de cet l'exercice. Les a-nouveaux seront générés automatiquement dans l'exercice suivant.

Lorsque le logiciel comprend un module états comptables et fiscaux, il sera également possible, avant d'effectuer la clôture, de générer les comptes annuels et la liasse fiscale afin d'en vérifier la concordance.

Les tableaux comptables de la liasse fiscale correspondront alors exactement à la déclaration qui a été faite par l'ancien cabinet ou dans l'ancien logiciel.

Si la liasse fiscale a été modifiée à la main et non calculée automatiquement par le logiciel (de plus en plus rare), des ajustements seront peut être nécessaires.

Faciliter le lettrage : saisir le détail de tous les comptes de la classe 4

Quelle que soit la date de saisie (au premier ou au dernier jour de l'exercice), on peut trouver un intérêt à saisir le détail des opérations non lettrées de tous les comptes non soldés de la classe 4, y compris des comptes auxiliaires, clients et fournisseurs.

Mais pour faire cela, il est nécessaire de disposer des grands livres clients et fournisseurs non lettrés ainsi que du grand livre détaillant  tous les comptes de la classe 4.

On facilite ainsi le lettrage et la vérification factures réglées et non réglées sans avoir à faire des recherches dans un grand livre.

On évite aussi de fastidieuses recherches dans l'ancien logiciel pour retrouver les éléments qui ne seraient pas soldés.

Récupérer le rapprochement bancaire

Partir d'un rapprochement bancaire identique dans l'ancien et le nouveau logiciel nous semble essentiel. Encore faut-il disposer du dernier état de rapprochement. Voici deux méthodes qui permettent de l'obtenir et ce, quelle que soit la date de saisie des a-nouveaux.

Méthode 1 : utiliser un compte 471 pour toutes les écritures

Saisir les a-nouveaux ou une balance oblige ici à passer par un compte 471 pour réconcilier le solde comptable du compte 512 et le solde qui figure sur le relevé bancaire. Ce compte d'attente sera soldé par les écritures dans le journal de banque. Quatre étapes sont nécessaires.

Etape 1
Le solde comptable du compte 512 est saisi dans un compte 471 dans le journal des a-nouveaux ou de reprise de balance selon le cas

Etape 2
Le solde rapproché du compte 512xxx (c'est le solde du relevé de la banque) est saisi dans le journal de banque (écriture 471 à 512).

A ce stade le solde du compte 471 fait apparaître la différence entre le solde comptable et le solde du relevé bancaire au dernier jour de l'exercice.

Etape 3
Le premier rapprochement bancaire est créé au 1er jour de l'exercice ou au dernier jour de l'exercice précédent (selon l'option choisie pour la saisie des a-nouveaux) et ce solde est rapproché.

Etape 4
Les écritures non rapprochées qui figurent sur le dernier état de rapprochement bancaire sont saisies une à une dans le journal de banque, par contrepartie du compte 471.

Etape 5
Le compte 471 est lettré et son solde est à zéro

Etape 6
Ces écritures qui restent en rapprochement à la date du 1er jour de l'exercice sont rapprochées dès qu'elles apparaissent sur les relevés de comptes qui suivent.

Cette solution est simple mais présente un inconvénient. Elle oblige à faire des recherches dans l'ancienne comptabilité lorsqu'il faudra contre-passer les écritures (parce qu'un chèque n'est pas rapproché après un an et 8 jours par exemple).

Saisir les écritures telles qu'elles ont été saisies dans l'exercice précédent sur l'ancien logiciel

Pour éviter les futures recherches, il est possible de saisir la contrepartie exacte de chaque écriture non rapprochée. Cela facilitera les éventuelles annulations. Comme avec un compte 471, il n'y aura pas d'impact sur le résultat de l'exercice.

Etape 1
Le solde comptable du compte 512 est saisi dans un compte 471 dans le journal des a-nouveaux ou de reprise de balance selon le cas.

Etape 2
Le solde comptable du compte 512 est saisi dans le journal de banque concerné (et non le solde rapproché comme dans l'option précédente)

Etape 3
Le compte 471 est soldé et lettré

Etape 4
Les éléments non rapprochés du dernier rapprochement bancaire sont saisis, un par un avec leur contrepartie exacte (charges, produits ou comptes de tiers). Exemple : 401D à 512 au crédit pour un chèque envoyé à un fournisseur.

Ces écritures sont saisies comme si elles avaient été oubliées.

Etape 5
Éliminer l'impact de ces écritures par une extourne de ces écritures de l'étape 4. Ces extournes sont automatiques par une simple manipulation dans beaucoup de logiciels et cela permet de solder les comptes utilisés sans toucher aux soldes de la balance qui est saisie en début ou fin d'exercice, au choix.

Etape 6
Rapprocher le solde comptable du compte 512 et toutes les extournes à la date de saisie des a-nouveaux. Cette étape permet de se retrouver avec un rapprochement bancaire parfaitement identique au rapprochement bancaire de l'ancien logiciel. On y retrouve le solde comptable, toutes les écritures non rapprochées et le solde rapproché.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online