Les 7 critères de choix d'une plateforme de factures électroniques

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L'obligation de dématérialisation des factures entre professionnels approche à grands pas. Probablement dès 2023, les entreprises françaises devront émettre 100% de leurs factures B2B au format électronique.

L'objectif est ambitieux, mais les experts-comptables sont particulièrement bien placés pour accompagner les entreprises dans ce changement. Ils ont tout intérêt à anticiper cette échéance et à choisir dès aujourd'hui la plateforme de factures électroniques qu'ils utiliseront et recommanderont à leurs clients. Mais quels doivent être les critères de sélection de la plateforme idéale ?

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Être interopérable avec les solutions de comptabilité et de facturation du cabinet

L'interopérabilité de la plateforme de factures électroniques avec les process et flux du cabinet est sans doute le principal critère à examiner. La plateforme doit donc être ouverte, notamment par le moyen d'API.

Par ailleurs, pour les experts-comptables, deux stratégies sont possibles :

  • opter pour une solution totalement intégrée, permettant à la fois la génération des factures, leur gestion, et leur comptabilisation ;

  • ou au contraire choisir une solution uniquement dédiée à la gestion des factures électroniques et des paiements.

Si la première solution présente l'avantage de la simplicité, avec un éditeur unique et une intégration totale, elle présente aussi le risque de la dépendance. Le changement de logiciel de facturation ou de comptabilité posant la question du changement de la totalité de la chaine de production, gestion des factures électroniques et paiements inclus.

La seconde solution présente au contraire l'avantage de la souplesse. Une solution de gestion des factures électroniques qui ne se substitue ni au logiciel d'édition de factures ni au logiciel de comptabilité permet de changer d'ERP sans remettre en question la totalité de la chaine.

Être accessible aux TPE et PME 

Les grandes entreprises vont pouvoir s'appuyer sur leurs propres services informatiques ou sur des prestataires spécialisés pour mettre en place la facturation électronique. Mais la situation sera probablement beaucoup plus compliquée pour les TPE et PME, principaux clients des cabinets d'expertise comptable. La solution que le cabinet proposera à ses clients doit donc être rapidement et facilement utilisable.

Concrètement, plusieurs points doivent être vérifiés :

  • la solution retenue permet-elle la gestion complète de la chaine de facturation, jusqu'à la distribution des factures électroniques « aux clients du client »
  • un accès en mobilité, via un smartphone ou un téléphone mobile, est-il prévu, notamment pour le suivi des paiements ? 
  • en cas de difficulté, le dirigeant de l'entreprise doit-il contacter le cabinet, ou peut-il joindre directement le service d'assistance de la plateforme ?

Apporter une valeur ajoutée au cabinet 

La dématérialisation des flux de factures ne peut pas être qu'une contrainte pour les professionnels de l'expertise comptable. Le recours à une plateforme de factures électroniques doit également apporter de la valeur au cabinet. Comment l'évaluer ?

Plusieurs critères peuvent être examinés :

    • le coût de traitement des factures du cabinet va-t-il être réduit (en fonction du tarif cabinet proposé par la plateforme) ? 
    • la solution permet-elle au cabinet de proposer de nouvelles missions « full service » grâce à des fonctionnalités techniques de gestion de paiement, et à la possibilité déontologique de gérer ces flux (depuis la loi Pacte) ? 
    • la plateforme de factures électroniques permet-elle de traiter de l'information enrichie, rendue possible par le format Factur-X, et permettant la tenue d'une comptabilité analytique par exemple ?
    • plus généralement, n'est-ce pas une occasion de repenser la gestion des flux et l'organisation du cabinet ? Les flux existants sont en effet principalement organisés sur la base d'une facture papier qui n'existera plus à partir de 2023. Demain, la facture fournisseur sera livrée directement à la plateforme par le fournisseur.


Proposer le traitement des factures dans différents formats

Actuellement, trois formats techniques permettent de répondre à l'obligation de dématérialisation des factures :

  • le format PDF non sécurisé avec une piste d'audit fiable (PAF) ;
  • la facture numérique au format PDF/A, ou à défaut PDF, signée horodatée et archivée électroniquement ;
  • la facture EDI (format EDIFACT).

Les cabinets et les entreprises vont recevoir dans les années à venir un nombre croissant de factures électroniques dans ces différents formats, selon la solution retenue par leurs fournisseurs. La plateforme de factures électroniques doit donc être en mesure de traiter l'ensemble de ces formats.

A noter

Souvent évoqué, le format Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique dit « mixte », car il propose à la fois un fichier PDF sécurisé représentant la facture originale et un fichier de données structuré (XML) contenant l'ensemble des données.

Par ailleurs, tant que l'obligation générale de dématérialisation des factures n'est pas en vigueur, les entreprises vont avoir à gérer parallèlement des factures électroniques et des factures papier. Il faut donc que la solution retenue permette, pendant cette période, de récupérer des factures depuis d'autres sources : scan, appareil photo sur smartphone, picking depuis des sites internet externes, etc.

Permettre la gestion des paiements

La dématérialisation des factures offre aux entreprises la possibilité de gérer plus efficacement leur trésorerie. Les fonctionnalités d'une plateforme de factures électroniques ne doivent donc pas se limiter à la gestion de factures stricto sensu : elles doivent également inclure la gestion des paiements.

L'intégration des coordonnées bancaires des fournisseurs, la gestion des échéances, des relances, des ordres de paiement sont autant de fonctionnalités clés pour exploiter au maximum les possibilités offertes par cette technologie.

Ne pas faire des collaborateurs des « correcteurs d'OCR »

Le risque est bien connu dans les cabinets : le collaborateur enthousiaste auquel on a demandé d'adopter un nouvel outil peut rapidement se transformer en détracteur si la solution n'est pas immédiatement opérationnelle, ou pire encore, si elle génère des erreurs qui doivent être corrigées.

Pour associer les collaborateurs à cette transformation numérique qu'est la dématérialisation totale des factures, il est donc indispensable que la reconnaissance automatique (OCR) proposée par la plateforme soit parfaitement opérationnelle, ou complétée par un vidéo-codage manuel réalisé par les équipes de la plateforme. Ce besoin est fort pendant la période transitoire où factures papier et factures électroniques cohabitent, mais il pourra perdurer au-delà. Ce sera notamment le cas avec un PDF simple, conforme à l'obligation de dématérialisation, mais qui pourra nécessiter une saisie complémentaire pour construire un Factur-X cohérent.

Garantir la sécurité des données 

Les données de facturation sont des données stratégiques de l'entreprise. Le cabinet qui propose une telle solution à ses clients TPE/PME doit donc être en mesure de garantir la sécurité des données hébergées. Concrètement, plusieurs critères peuvent être examinés :

  • quel est l'hébergeur des données ? 
  • quel est le niveau de contrôle effectué sur les données transmises ? Les vérifications légales (identification et existence des tiers mentionnés sur la pièce) sont-elles réalisées ? Des contrôles de cohérence supplémentaires sont-ils prévus ? De quelle façon le collaborateur est-il associé à ces vérifications ? Le scellement des factures pas un tiers de confiance est-il inclus ?  
  • où sont-elles hébergées ? En France, dans un pays soumis au RGPD, ou dans une autre zone ?
  • quelles sont les conditions d'archivage ? Respectent-elles la durée légale de conservation des factures (10 ans) ? A quel coût ? 

 

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