Les avantages de la digitalisation des ressources humaines

Le monde du numérique permet, entre autres, aux fonctions RH un gain de temps tout en optimisant la stratégie RH et en se rapprochant des besoins du salarié.

Un gain de temps et de papier

La mutation digitale va permettre d'une part, de faire gagner du temps aussi bien au RH qu'aux collaborateurs.

Avec les outils nécessaires, les données sont consultables en ligne tel que le solde des congés, par exemple. Ainsi, chacun pourra se renseigner et obtenir l'information rapidement, sans attendre un retour ou une action de l'autre partie.

De plus, ce type d'innovation est une nouvelle technologie qui amène automatiquement à une diminution du travail administratif.

D'autre part, le numérique permet la dématérialisation des documents et des données. Cela permet de mettre en avant un nouveau canal de communication et de distribution.

Si nous prenons comme exemple la fiche de paie, le collaborateur RH qui s'en occupe n'aura plus à les imprimer, les mettre sous pli et les envoyer. Cela va permettre non seulement un gain de temps mais également une diminution de l'utilisation de papier (écologie) et une baisse des coûts de production et de traitement.

Le salarié quant à lui, aura accès à sa fiche de paie quand il veut et il pourra la conserver au format numérique pour ses dossiers, ou l'imprimer s'il le souhaite.

Minimiser les erreurs et optimiser la stratégie RH

La digitalisation permet une automatisation de manière efficace grâce à des solutions adaptées. Ainsi, les « ressaisies barbantes » et les risques d'erreur sont minimisés. Les transformations numériques et les innovations améliorent donc la valeur ajoutée des ressources humaines dans l'entreprise.

Grâce à ces nouveaux outils, les informations sont automatisées en temps réel permettant ainsi une meilleure visibilité et réactivité à l'entreprise ainsi qu'un meilleur pilotage. Traditionnellement centrée sur les questions comptables, la Business Intelligence par exemple, s'est étendue à d'autres services de l'entreprise comme les ressources humaines. Elle permet l'exploitation des données de l'entreprise dans le but de faciliter la prise de décision en considérant les données passées et en prévoyant l'avenir.

Pour le gestionnaire des ressources humaines ainsi que pour le collaborateur, une meilleure optimisation de la stratégie RH amènera à une optimisation des effectifs, une rémunération adaptée, une concentration sur l'efficacité ou une motivation favorisée.

Une relation au plus proche du collaborateur

Grâce à la digitalisation des ressources humaines, les collaborateurs et les managers accèdent directement à leur dossier personnel, ainsi que les processus de la gestion RH (demande de congés, absence de l'équipe...) en fonction de leurs accès.

Le salarié souhaite de plus en plus accéder à ses propres informations et être l'acteur de sa vie professionnelle. Il va apprécier rentrer lui-même ses propres congés, revoir sa fiche de paie sécurisée dès qu'il en a besoin, ou même recevoir une notification le jour de son anniversaire ! Avec ces outils, l'entreprise met en place une relation personnalisée et individualisée.

Une nouvelle façon de se former est de plus en plus utilisée au sein des entreprises, il s'agit du e-learning. Cet apprentissage en ligne permet de se connecter depuis son poste de travail et ainsi, de faciliter l'accès à la connaissance.  Cela permet à l'entreprise d'économiser les coûts liés à l'intervention d'une personne et les notes de frais des salariés pour leurs déplacements. Pour le salarié, il bénéficie d'une plus grande indépendance dans la gestion de la formation qu'il peut suivre à n'importe quel moment et à son rythme, sans se déplacer ou modifier ses habitudes.

Nous pouvons constater par ces éléments que la digitalisation des ressources humaines est bénéfique à l'employeur, comme à l'employé !

Un recrutement et une gestion des talents améliorés

Le processus de recrutement de nouveaux salariés est un long parcours qui peut vite devenir coûteux. Toutefois, de nos jours, il paraît plus facile de trouver les candidats qui conviennent grâce aux réseaux sociaux ou tout autre outils numériques.

Autrefois, les recruteurs devaient se fier au réseautage et aux annonces parus sur les formats papiers, les outils digitaux n'existaient pas. Grâce à l'intelligence artificielle, le domaine des ressources humaines possèdent de nombreuses possibilités pour découvrir de nouveaux talents.

Dans le recrutement, des start up ont lancé des outils qui permettent d'effectuer des vidéos en différé. Cette méthode mise en place permet aux recruteurs d'enregistrer les questions et laisser le candidat y répondre via une vidéo.

La gestion des compétences et des performances a longtemps été une fonction RH importante. Le service recueillait les commentaires des superviseurs et manageait les examens réguliers des employés, via les entretiens annuels. Aujourd'hui, il existe de nombreux logiciels qui permettent de regrouper le big data et analyser les données.