Le prélèvement à la source : un seul mot, anticipez !

Si le gestionnaire de paie en entreprise a tout intérêt à anticiper au maximum le prélèvement à la source, l'expert-comptable doit respecter deux étapes.

« Il doit faire passer son produit à la nouvelle version, compatible avec le PAS avant de définir son périmètre de préfiguration pour faire passer ses clients au fur et à mesure, au cours des mois d'octobre à décembre » estime André Brunetière, directeur R&D et Product Management.

« L'essentiel, dans la mise en place de ce dispositif est de l'anticiper le plus tôt possible »

Cette phrase de Jérôme Ricard, Product Marketing Manager de CEGID a pour but d'aider à la prise de conscience. « Il faudra du temps aux gestionnaires de paie, le temps de la préfiguration, pour monter en compétences et maîtriser tous les aspects particuliers du prélèvement à la source ». Car les « spécificités sont nombreuses, notamment en cas de maladie » ou en présence d'un élément d'extranéité.

Son conseil sur la gamme CEGID : « prendre le temps de faire au moins une préfiguration avant la paie de janvier ». L'utilisateur pourra vérifier que tout se passe bien, sans stresser au mois de janvier et sans avoir à faire face à une hotline qui risque d'être surchargée. Cela permettra aussi aux salariés de faire corriger le taux qui ne leur convient pas avant le mois de janvier. Étonnamment, très peu d'entre eux, environ 5,10%, ont opté pour le taux individualisé.

« Nous conseillons la préfiguration à la fois aux services RH et aux experts-comptables pour éviter les appels des salariés au cabinet ou dans les services RH au mois de janvier. L'objectif est de perdre un peu de temps au quatrième trimestre pour en gagner beaucoup au mois de janvier » rapporte André Brunetière.

« La qualité des données est très importante pour ne pas perdre de temps »

À Lille, « pour les 5 800 agents, la gestion du prélèvement à la source nécessite deux jours et demi de travail supplémentaire par mois, ce qui est relativement peu au regard du nombre d'agents » témoigne Abdelaziz Belasri, Responsable Coordination des Traitements et de la qualité de la donnée au sein de la ville de Lille. Les principales anomalies constatées sont les mêmes qu'en DSN ou liées au fait que « la DGFIP fonctionne avec trois prénoms par salarié ».

Ces « retours de la DGFIP en version de test auront permis de mettre à jour les données des salariés, les prénoms, numéros de sécurité sociale manquants ». Tant que le numéro de sécurité sociale est correctement renseigné, l'absence d'un prénom reste une anomalie non bloquante.

« Trop de salariés ne savent pas lire ou ne regardent pas leur fiche de paie »

« Chez CEGID, ce qui nous inquiète, ce n'est pas tant l'entrée des gestionnaires de paie dans le dispositif ou le fonctionnement du logiciel qui est prêt, c'est la réaction des salariés au mois de janvier » estime André Brunetière, directeur R&D et Product Management.

Ils seront « probablement nombreux à vouloir faire modifier leur taux de prélèvement dès le mois de janvier » ou à demander des explications parce que leur salaire net aura diminué plus que ce qu'ils avaient prévu.

Employeurs et experts-comptables devront donc faire preuve de pédagogie.

Pour les aider, CEGID a prévu de mettre un chatbot à la disposition des clients qui auront anticipé le prélèvement à la source en souscrivant une formation en e-learning. Le chatbot « sera non contextuel, n'aura accès à aucune donnée personnelle, pourra être mis à la disposition des salariés et répondra aux questions simples les plus récurrentes » précise encore André Brunetière.

Rappelons pour conclure que les CRM nominatifs sont envoyés entre le 17 et le 22 pour la DSN au 5 du mois et entre le 19 et le 24 pour la DSN au 15 du mois. Le salarié qui entend faire changer son taux pour le mois suivant, doit théoriquement le faire dès la réception de sa fiche de paie.