Quels sont les impacts fiscaux pour le salarié, selon qu'il bénéficie de la mise à disposition d'un véhicule de fonction ou qu'il utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, les frais attachés à ces déplacements faisant l'objet d'un remboursement par son employeur ?
Mise à disposition d'un véhicule de fonction par l'employeur
Les entreprises peuvent mettre gratuitement à la disposition de certains de leurs salariés des véhicules de fonction. Ces véhicules appartiennent à l'employeur ou sont pris en location par ce dernier.
Régime fiscal de l'avantage résultant de la mise à disposition gratuite d'un véhicule
Le régime fiscal diffère selon que le véhicule de fonction est utilisé à des fins professionnelles, privées ou mixte.
Véhicule utilisé exclusivement à des fins professionnelles
La mise à la disposition des salariés d'un véhicule de fonction utilisé exclusivement pour effectuer des déplacements professionnels constitue une allocation pour frais d'emploi.
Le régime fiscal de cette allocation est le suivant :
- Salariés appliquant la déduction forfaitaire pour frais professionnels de 10% : dans ce contexte, l'allocation pour frais d'emploi est exonérée (article 81,1° du CGI), à l'exception de la fraction de son montant qui représenterait les déplacements effectués entre le domicile et le lieu de travail, qui sont déjà pris en compte par la déduction forfaitaire de 10% ;
- Salariés ayant opté pour la déduction des frais professionnels réels : dans cette situation, l'allocation constitue en principe un élément de la rémunération imposable, pour la totalité de son montant.
Toutefois, le Conseil d'Etat a jugé qu'en cas d'option pour les frais réels, le salarié n'est pas tenu de rapporter à sa rémunération imposable l'allocation pour frais d'emploi exonérée sur le fondement de l'article 81,1° du CGI, dès lors qu'elles sont utilisées conformément à leur objet. Dans cette hypothèse, le salarié ne peut alors déduire, au titre des frais réels, que les seuls frais professionnels non couverts par une telle allocation (CE 19/12/1984 n° 38563).
Véhicule utilisé exclusivement à des fins privées
La mise à la disposition d'un salarié d'un véhicule qui est utilisé exclusivement à des fins personnelles constitue un avantage en nature taxable à l'impôt sur le revenu.
Véhicule utilisé à la fois à des fins privées et à des fins professionnelles
Il convient, dans cette circonstance, de ventiler le montant de l'avantage en deux parties distinctes :
- un avantage en nature taxable à hauteur de l'utilisation à des fins privées du véhicule ;
- une allocation pour frais d'emploi, à hauteur de l'utilisation à des fins professionnelles, exonérée dans les conditions et limites visées ci-dessus.
Évaluation de l'avantage résultant de la mise à disposition gratuite d'un véhicule
Les règles d'évaluation de l'avantage que représente la mise à disposition d'un véhicule diffèrent selon que le véhicule est utilisé à des fins privées ou professionnelles.
Évaluer l'avantage en nature en cas d'usage personnel du véhicule de fonction
L'avantage en nature est évalué dans les mêmes conditions que pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, quel que soit le niveau du salarié dans l'entreprise (Cf article 4).
Évaluer l'allocation en nature en cas d'usage professionnel d'un véhicule de fonction
Le montant de l'allocation en nature (cf § ci-dessus a) que représente, pour un salarié, l'usage gratuit à des fins professionnelles d'un véhicule appartenant à l'employeur comprend les éléments suivants :
- les charges d'amortissement calculées sur la base d'un prix de marché TTC à la date d'acquisition du véhicule ;
- les charges d'assurance ;
- les charges de réparation du véhicule dès lors que ces charges ne sont pas amortissables ;
- les dépenses d'entretien et de carburant que le salarié aurait eu à supporter s'il avait utilisé un véhicule personnel.
Régime fiscal des indemnités kilométriques : le véhicule personnel
Il arrive que les salariés utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Dans cette circonstance, ces salariés peuvent recevoir de l'employeur, en contrepartie de l'utilisation professionnelle de leur véhicule privé, un remboursement des frais exposés.
Dans la plupart des cas, le remboursement des frais exposés prend la forme d'une indemnité calculée en application du barème kilométrique publié annuellement par l'administration fiscale (le montant de l'indemnité est obtenu en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le barème applicable).
Ce barème tient principalement compte de la nature du véhicule (motocyclette, automobile, etc.), du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule.
Pour plus de détails concernant le barème : Barèmes d'évaluation forfaitaire du prix de revient kilométrique applicables aux automobiles et aux deux-roues motorisés
Le régime fiscal de l'indemnité kilométrique perçue dépend de l'option pour les frais réels que pourrait ou non avoir effectuée le salarié :
- en cas d'option pour les frais réels, l'indemnité calculée dans les conditions ci-dessus doit être rapportée à la rémunération brute perçue par le salarié, pour être déclarée et taxée à l'impôt sur le revenu. Tous les frais effectivement acquittés par le salarié, au titre de l'utilisation de son véhicule personnel pour des déplacements professionnels sont pris en compte au titre des frais réels ;
- en cas d'application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels de 10%, l'indemnité précitée n'est en principe pas soumise à l'impôt sur le revenu. Toutefois, la fraction de cette indemnité qui couvrirait les trajets domicile - lieu de travail, qui ne constituent pas des déplacements professionnels, est taxable à l'impôt sur le revenu.
Le salarié doit fournir des justificatifs suffisants concernant le nombre de kilomètres parcourus, le véhicule utilisé, l'utilisation professionnelle du véhicule, etc. pour étayer le versement de l'indemnité. Faute pour lui de fournir ces justificatifs, l'indemnité versée pourrait être requalifiée en complément de rémunération taxable.
S'agissant des exploitants individuels titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC), l'administration fiscale refuse qu'ils évaluent leurs dépenses automobiles d'après le barème kilométrique qu'elle publie annuellement. Dans cette circonstance, le remboursement de frais par l'entreprise au titulaire de BIC correspond à la quote-part des frais afférente à l'utilisation professionnelle d'un véhicule appartenant à l'exploitant (i.e. entretien et réparation du véhicule, prime d'assurance, essence, etc).
Du point de vue du salarié, quel est le régime le plus avantageux ? L'indemnité kilométrique dès lors qu'elle constitue, sauf option pour les frais réels, un dédommagement non taxable ? Ou la mise à disposition d'un véhicule, dont la plupart des frais sont général pris en charge par l'entreprise, sachant que l'impact est (i) neutre pour le salarié lorsque le véhicule est utilisé uniquement à des fins professionnels ou (ii) donne lieu à la constatation d'un avantage en nature taxable lorsque le véhicule est également utilisé à des fins privés ?
La réponse est très subjective et dépend des intérêts particuliers des personnes concernées (recevoir une indemnité complémentaire tout en rentabilisant l'acquisition d'un véhicule personnel ou économiser les dépenses relatives à l'entretien et à l'utilisation d'un véhicule, même si l'avantage en nature correspondant est taxé).
