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Le dépôt des comptes annuels des sociétés

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Tout savoir sur le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour une majorité de sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SA... Ce dépôt est à réaliser auprès du greffe du tribunal de commerce tous les ans.

La date limite de dépôt des comptes au greffe est le mois qui suit la tenue de l'assemblée générale ordinaire qui statue sur les comptes soit le dernier jour du mois de juillet au plus tard.

Ce dépôt est réalisé par le représentant légal ou par le commissaire aux comptes lorsqu'il y est autorisé.

 

Les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est obligatoire pour l'immense majorité des sociétés françaises à l'exception des sociétés civiles. Seules les sociétés étrangères qui établissent, contrôlent et publient leurs comptes dans l'État de leur siège social ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels en France.

Les principales formes juridiques concernées par le dépôt des comptes annuels :

  • les Sociétés À Responsabilité Limitée (SARL) ;
  • les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée (EURL) ;
  • les Sociétés par Actions Simplifiées (SAS) ;
  • les Sociétés Anonymes (SA) ;
  • les Sociétés en Nom Collectif (SNC) ;
  • les Sociétés en Commandite Simples et Sociétés en Commandite par Actions ;
  • les Sociétés d'Exercice Libéral (SEL) ;
  • etc.

Le site infogreffe met un document complet à la disposition des internautes, listant toutes les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels.

Dans la plupart des cas, le rapport de gestion est facultatif et les sociétés à responsabilité limitées, sociétés en nom collectif et sociétés en commandite simple ne sont pas concernées.


Les délais à respecter pour le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels se fait dans des délais très précis.

À compter de la date de clôture d'un exercice comptable, il faut compter un premier délai de six mois pour tenir l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle afin d'approuver les comptes annuels. À la suite de cette approbation des comptes annuels, les éléments doivent être déposés au greffe dans un délai de :

  • un mois au greffe du tribunal de commerce (ou le tribunal d'instance ou de grande instance doté d'une chambre commerciale dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la moselle) pour un envoi papier ;
  • deux mois si le dépôt est réalisé par voie électronique.

C'est donc dans un délai de sept mois après la date de clôture que les comptes annuels doivent être déposés.

 

Les documents à transmettre pour le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels nécessite l'envoi ou le dépôt d'un certain nombre de documents au greffe du tribunal de commerce et au minimum :

  • les comptes annuels c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe ;
  • le rapport du commissaire aux comptes en cas de nomination ;
  • le procès verbal d'assemblée générale comportant la proposition et la résolution d'affectation votée.

L'envoi peut se faire par courrier en recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique.

Les documents à déposer peuvent être des originaux ou des copies. Dans le second cas, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société. Chaque document comporte ainsi la mention « pour copie certifiée conforme à l'original » suivie de la signature du représentant légal de la société ou de toute autre personne habilitée par lui.

Bilan, compte de résultat et annexe peuvent être des documents comptables, au format prévu par le plan comptable général et approuvés par l'assemblée générale. Il peut aussi s'agir de la liasse fiscale annuelle telle qu'elle est transmise à l'administration fiscale.

Dans ce second cas, la société doit toutefois prendre conscience que la liasse fiscale contient des éléments confidentiels tels que la rémunération du dirigeant ou des principaux salariés qui n'ont besoin d'être déposés au greffe.

Lorsque la société a l'obligation d'établir une annexe comptable (à ne pas confondre avec les tableaux annexes de la liasse fiscale), ce second document doit accompagner la liasse fiscale.

 

Les sanctions prévues pour le non-dépôt des comptes annuels

Le non dépôt des comptes annuels engendre des conséquences pour les dirigeants des sociétés concernées.

La première conséquence est la sanction pénale. L'inexécution du dépôt des comptes annuels est punie d'une amende de 1 500¤, le double en cas de récidive. Elle se prescrit par douze mois à compter de la date limite de dépôt.

La seconde conséquence est une sanction civile. L'inexécution du dépôt des comptes annuels peut être remontée au président du tribunal par toute personne intéressée (fournisseurs, clients,...) ou le ministère public qui peut enjoindre par ordonnance le dépôt dans le mois qui suit.

En cas de non respect, toute personne intéressée peut donc demander au Président du tribunal de commerce d'enjoindre le représentant légal d'une société de déposer ses comptes sous astreinte. L'astreinte est une sanction pécuniaire pour chaque jour de retard à compter de l'injonction.

L'obligation de dépôt se prescrit par cinq ans (sanctions civiles). La demande d'injonction peut donc porter sur les cinq derniers exercices clos.

En cas d'absence de réponse, il peut être décidé la mise en place d'une procédure d'alerte par le président du tribunal de commerce, voire d'une mise en liquidation judiciaire s'il s'avère que la société est en état de cessation des paiements.

Enfin, dès lors que la situation n'est pas régularisée, le commissaire aux comptes, lorsqu'il existe, a l'obligation de signaler ce manquement au procureur de la République dans le cadre de la révélation des faits délictueux.

 

La déclaration de confidentialité lors du dépôt des comptes annuels

Lors du dépôt des comptes annuels, les sociétés, répondant à certaines conditions, peuvent demander à bénéficier de la confidentialité de leurs comptes. Pour ce faire, une déclaration de confidentialité peut être complétée au moment du dépôt des comptes annuels.

Sont concernées par cette déclaration, sur la totalité des comptes annuels, les micro-entreprises, conformément à l'article L123-16-1 du Code de Commerce, ne dépassant pas deux des trois seuils suivants :

  • 700 000¤ de chiffre d'affaires ;
  • 350 000¤ de total bilan ;
  • 10 salariés.

Pour les comptes déposés depuis le 8 août 2016, les petites entreprises sont également concernées par cette déclaration de confidentialité partielle qui ne porte que sur le compte de résultat. Sont concernées, les sociétés ne dépassant pas deux des trois seuils suivants:

  • 8 millions d'¤ de chiffre d'affaires ;
  • 4 millions d'¤ de total bilan ;
  • 50 salariés.

La loi PACTE et l'un de ses décrets d'application du 29 mai 2019 porte ces seuils respectivement à 12 millions, 6 millions et cinquante salariés.

Il permet également à la catégorie des moyennes entreprises de décider de ne rendre public qu'une présentation simplifiée de leur bilan. Ces moyennes entreprises sont celles qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : vingt millions de total bilan, quarante millions de chiffre d'affaires et 250 salariés.

La déclaration de confidentialité ou la présentation simplifiée du bilan ne peut jamais concerner les établissements de crédit et sociétés de financement, les établissements de paiement ou encore de monnaie électronique, les sociétés d'assurance et de réassurance, les personnes et entités dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé.

Sont également exclues, les entreprises qui gèrent des titres de participations et de valeurs mobilières et les sociétés qui appartiennent à un groupe.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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