Le chemin de révision comptable ou la piste d'audit fiable sont deux termes utilisés par les professionnels du chiffre et l'administration fiscale. Elles reposent sur un principe proche : reconstituer une chronologie autour des factures ou pièces justificatives.
Remise au goût du jour par la dématérialisation des factures, la piste d'audit fiable permet de justifier la déductibilité de la TVA et de lutter contre les fausses factures.
En comptabilité, le chemin de révision ou piste d'audit permet de justifier les écritures comptables.
Derrière le chemin de révision, terme employé par le plan comptable général, se trouve une particularité qui doit toujours permettre de retrouver la pièce justificative d'une écriture comptable.
Pour répondre à cette obligation, un numéro de pièce est inscrit sur la facture papier. Sur les logiciels qui permettent l'automatisation de la saisie comptable, un numéro unique peut être attribué à chaque pièce numérisée et rattaché à l'écriture comptable. Certains utilisent ici la blockchain, d'autres un numéro unique généré par le logiciel.
Ce même principe, depuis longtemps utilisé en comptabilité s'applique aussi en matière de facturation.
Piste d'audit fiable et facturation
La piste d'audit fiable en matière de factures électroniques est issue d'une directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010. C'est l'une des 3 méthodes de sécurisation des factures avec l'EDI et la signature électronique qualifiée. Elle permet de satisfaire aux critères de conformité des factures électroniques :
- intégrité du contenu ;
- authenticité de l'origine de la facture ;
- lisibilité.
Elle oblige les entreprises à restituer les flux de facturation de manière exacte et à mettre en place des contrôles internes qui établissent une piste d'audit fiable dans le processus de facturation.
La piste d'audit fiable doit exister entre la facture émise et reçue et la livraison de bien ou la prestation de services. Il faut la mettre en ½uvre lorsque le processus de facturation utilise un autre procédé que l'EDI fiscal et la signature électronique (RGS).
Elle s'applique aux :
- format papier ;
- PDF simple ;
- EDI simple ;
- ou à une facture signée électroniquement selon un autre procédé que le RGS.
La piste d'audit fiable doit être documentée et les sanctions encourues sont :
- le rejet de la déduction de la TVA pour les factures reçues ;
- et une pénalité de 50% du montant de l'opération pour les factures émises.
Chemin de révision ou piste d'audit en comptabilité
Le chemin de révision est prévu par l'article 911-3 du PCG 2014 qui précise que :
L'organisation du système de traitement permet de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives.
Dans certains cabinets, il s'agira simplement de reporter un numéro de pièce donné par le logiciel de comptabilité, sur une facture (ou une pièce justificative) en même temps que la mention « comptabilisé ».
Cette technique permettra, sous réserve de maintenir le classement des pièces dans l'ordre des numéros ainsi fournis, de toujours retrouver une pièce comptable à partir de son enregistrement (le numéro de pièce figurant dans le grand livre) et inversement.
On peut ainsi partir du solde ou d'un montant anormal apparaissant dans la balance ou le grand livre et retrouver, à partir des enregistrements et surtout du numéro de pièce, la pièce justificative d'origine.
Le chemin de révision avec les nouveaux outils du numérique
Contrairement à une idée reçue, la piste d'audit fiable ne disparaîtra pas avec la généralisation de la facturation électronique ! En pratique, elle devrait être plus facile à justifier compte tenu de la traçabilité apportée par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
De plus en plus d'éditeurs de logiciels proposent cette fonctionnalité. Les factures sont scannées, conservées dans un coffre fort numérique, comptabilisées automatiquement et classées grâce à un processus de GED, ou gestion électronique des documents.
Le professionnel à ainsi accès à la facture, d'un simple clic sur l'écriture comptable ou le grand livre.
La facture au format PDF s'affiche pour permettre la vérification des montants, numéros de comptes, nom du fournisseur et de tous les éléments importants qui permettent de l'affecter dans un compte ou un autre.
C'est une nouvelle manière d'assurer la fiabilité et la permanence du chemin de révision (ou piste d'audit) et de l'automatiser. Elle permet aussi de prévenir de l'effacement de l'encre sur certains petits tickets.
Le chemin de révision ou piste d'audit dans le cadre d'un contrôle des comptabilités informatisées
Mais si le but est surtout de gagner du temps lors de la révision et du contrôle des comptes, cet aspect n'est pas le seul intérêt du chemin de révision.
L'administration fiscale précise que :
Conformément à l'article 410-3 du plan comptable général, les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives.
Elle fait aussi référence à l'article 911-3 du PCG dès lors qu'il s'agit de valider une écriture comptable dans un logiciel.
En effet, le contrôle du chemin de révision et de sa permanence occupe une place importante dans le contrôle des comptabilités informatisées par l'administration fiscale.
En cas de doute sur la permanence du chemin de révision, c'est toute la force probante de la comptabilité qui pourra être remise en cause, surtout lorsqu'il existe d'autres éléments qui permettent de douter de la fiabilité des comptes. Cette fiabilité des comptes doit ici être garantie par la traçabilité des informations.