Des études démontrent qu'il est difficile de faire un choix lorsqu'on dispose de plus de 7 options. Pourtant, un consommateur dans un supermarché américain a en moyenne le choix entre 95 variétés de chips, 230 sortes de soupes, ou 360 marques de savons et détergents. Conséquence logique, sa décision dépend de facteurs subjectifs voire aléatoires, liés par exemple à la couleur de l'emballage, la recommandation d'une connaissance, ou à la position d'un produit dans un rayon.

Se pourrait-il que les experts-comptables, dans un autre domaine, puissent eux aussi souffrir de ce syndrome dit « de l'hyperchoix » ? Ou en d'autres termes, comment s'y retrouver dans l'écosystème de solutions et d'éditeurs de la profession comptable ?

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Dématérialisation à marche forcée et arrivée de nouveaux entrants ont rendu moins lisible l'écosystème de la profession

Depuis quelques années, de très nombreuses questions ont en effet vu le jour au sein des cabinets d'expertise comptable : faut-il choisir une solution SAAS ou on premise ? Miser sur l'automatisation de la collecte ou sur la facturation électronique ? Quel est le meilleur moment pour déployer l'extranet du cabinet ? Ce nouveau logiciel de comptabilité sera-t-il compatible avec le reste de l'infrastructure informatique déjà en place ? Faut-il choisir la Ged en fonction de ses logiciels métiers ou le contraire ?

La liste est longue et surtout non exhaustive, mais se résume en une question :

Comment maîtriser l'ensemble des flux qui transitent par le cabinet, et donc arrêter de les subir ?

Cette inquiétude est légitime, car la transformation de l'environnement des experts-comptables est pour le moins brutale :

  • la plupart des cabinets sont passés en quelques années à peine d'une production 100% papier à des processus fortement dématérialisés ; 
  • et l'écosystème de la profession s'est enrichi considérablement, avec l'arrivée de très nombreux nouveaux acteurs. 

Alors, comment s'y retrouver et éviter d'effectuer de mauvais choix ? Tout d'abord en prenant du recul, avec une cartographie des solutions, mais aussi en recherchant des solutions interopérables, qui permettent la construction progressive de l'écosystème du cabinet.

 

Comprendre les briques essentielles d'un cabinet numérique

Difficile de faire rentrer toutes les solutions du marché dans des catégories bien définies. Les évolutions technologiques et réglementaires de ces dernières années rendent en effet les frontières plus floues et compliquent l'analyse. On peut toutefois effectuer une classification simple (voir à titre d'exemple l'infographie ci-dessous, à la fois non exhaustive et évolutive).

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Cette première cartographie permet déjà à chaque cabinet de déterminer son niveau d'équipement. 

L'étape suivante est la priorisation des projets de transformation en sélectionnant les briques qui posent le plus de problèmes au sein du cabinet. Perte de temps, mécontentement client, boite mail surchargée,... sont autant de symptômes d'un processus qui doit être remis à plat. Il est important de choisir ses combats, pour ne pas user l'énergie des clients et des collaborateurs sur tous les sujets à la fois. 

Nous reviendrons de façon plus détaillée sur notre méthode de dématérialisation progressive des flux dans un prochain article.

 

Miser sur l'interopérabilité des solutions

Tester un nouveau service ou une nouvelle solution fait partie du développement normal d'une entreprise. Cette démarche doit être simple, rapide, sans bouleverser l'ensemble du système d'information du cabinet. Notre conviction dans ce domaine se résume en un seul mot : l'interopérabilité.

Pourquoi ? D'une part parce que l'époque où un seul éditeur maîtrisait toutes les briques technologiques nécessaires à la gestion d'un cabinet d'expertise comptable est révolue. Il n'est tout simplement plus possible aujourd'hui de tout faire, et de prétendre y arriver parfaitement. L'avenir est au contraire au développement de solutions très abouties dans des domaines précis, développées par des prestataires spécialisés.

Par ailleurs, l'interopérabilité des solutions offre de nombreux bénéfices directs au cabinet. Elle permet par exemple à l'expert-comptable de bénéficier d'informations enrichies beaucoup plus rapidement, sans avoir à réaliser des imports/exports chronophage, et facilite les parcours utilisateurs des clients, par exemple avec l'authentification unique (Single Sign On ou SSO).  Elle offre surtout l'avantage de permettre la construction du système d'information du cabinet sans risque de se trouver pieds et poings liés avec un éditeur en particulier.

 

Quelques questions à se poser pour vérifier l'interopérabilité des solutions envisagées

Vérifier l'interopérabilité d'une solution c'est s'assurer qu'elle sera capable d'échanger avec d'autres outils, en mettant ses propres informations à disposition du système d'information du cabinet, mais aussi en étant capable d'y puiser les informations nécessaires.

Alors concrètement, comment s'assurer que ce critère est rempli ? Voici quelques questions à se poser (ou à poser à votre éditeur) avant de souscrire une solution. 

  • Les données sont-elles intégrables automatiquement (sans manipulation) vers le logiciel de production comptable du cabinet ?
  • La solution est-elle compatible avec l'ensemble des solutions métiers et bureautiques du cabinet ? 
  • Des API (ou interfaces de programmation d'application en français), permettant la communication entre applications, sont-elles offertes ?
  • Qui est propriétaire des données ? Quel est le coût de récupération de ces données ? Sous quel délai ? 
  • Est-il possible d'intégrer 100% des données de l'ancienne solution du cabinet ?
  • La politique d'interopérabilité de l'éditeur permet-elle d'envisager un SSO, ou Single Sign On, côté client et/ou côté cabinet (une seule authentification pour plusieurs solutions) ?

Sortir de « l'hyperchoix » évoqué en introduction c'est d'abord comprendre les différentes briques technologiques nécessaires au sein du cabinet, mais aussi fixer quelques critères objectifs d'analyse, comme l'interopérabilité.

Notre rôle n'est pas de vous recommander une solution plutôt qu'une autre. Mais notre métier, consistant à offrir le parcours client le plus simple et l'accès aux solutions les plus productives via la meilleure plateforme de partage de fichiers possible, fait de MyCompanyFiles un véritable « point de convergence numérique ». En militant pour des solutions interopérables, nous lions notre raison d'être à la transformation numérique des cabinets d'expertise comptable.

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