La mise en place administrative de l'expert-comptable

La création d'un cabinet passe par plusieurs phases administratives nécessaires à un fonctionnement correct et conforme aux obligations réglementaires.

Il faut également réfléchir aux moyens de communication utilisés.

La communication

Plusieurs supports peuvent être utilisés pour communiquer avec les prospects et les clients mais ces supports nécessitent une réflexion préalable.

Une réflexion préalable

Vous devez, préalablement à votre installation, mener une réflexion sur votre expérience et vos compétences afin de définir vos domaines d'intervention : quelles missions pouvez-vous proposer ? Quelle clientèle allez-vous cibler ?

Faites votre CV :

• Vous avez une expérience plutôt orientée vers l'audit : proposez des missions d'audit contractuels !
  
  
• Vous avez une expérience plutôt orientée expertise comptable : mettez en avant vos connaissances des différentes activités.
  
  
• Vous n'êtes pas à l'aise avec la gestion sociale ou les formalités juridiques des sociétés : mettez en avant  vos partenariats avec d'autres professionnels compétents.
  
  

Les supports

L'identité visuelle (logo et charte graphique)

Ils doivent refléter votre personnalité et marquer les esprits sur les cartes de visites, le papier à en-tête, les stylos...

La plaquette de présentation

Mettez en évidence votre technicité tout en utilisant un langage accessible aux entrepreneurs, la plaquette pourra être remise au client sur simple demande et lors des entretiens.

Le site internet

Le web est un des premiers vecteurs de recherche et de communication. Un petit budget doit y être consacré. Il est nécessaire de se positionner et de faire vivre son image. Un site internet statique se retrouvera rapidement en page 3 ou 4 des moteurs de recherches, si vous ne le faites pas vivre.
Pensez aussi à vous référencer gratuitement sur Google Adresses, car c'est étroitement lié avec les recherches "locales" sur le moteur Google.

La plaque, l'enseigne

Une visibilité classique mais adéquate en fonction de votre installation géographique.

Les pages jaunes

L'inscription web est gratuite pour toutes les entreprises, cependant vous pouvez souscrire des services de référencement et de mise en avant pour augmenter votre visibilité. Une réduction est offerte pour les nouvelles entreprises la 1ère année.

Développer une image professionnelle

Vous avez peut-être choisi une dénomination sociale ou un nom commercial.

Achetez votre nom de domaine et créez vos adresses e-mails et site internet chez un hébergeur. Vous éviterez ainsi de communiquer avec des informations d'identification proches de ceux des particuliers et qui ne reflètent pas une image professionnelle (gmail, hotmail, yahoo, etc ...).

Pensez à un nom de cabinet simple à retenir pour vos clients. L'adresse du site Internet doit aussi être facile à saisir sur un clavier.

Si vous en avez la possibilité, le fait de communiquer sur un numéro de téléphone fixe rassure les clients potentiels alors que ce n'est pas le cas du seul numéro de téléphone portable. Pour autant, vous pouvez utiliser les options de transferts d'appels, qui vous permettent de rester joignables, en toutes circonstances.

Vous pouvez utiliser un logiciel de messagerie et accompagner vos e-mails d'une signature professionnelle renvoyant vos contacts vers votre site internet.

Les outils administratifs internes

En interne, il est possible de personnaliser la plupart des documents, du devis à la facturation, en passant par la lettre de mission, les liasses fiscales, les documents de travail et tout ce qui sort de votre cabinet. Cette personnalisation est généralement bien perçue par les clients.

Des documents de travail personnalisés

Vous pouvez préparer des matrices, documents et outils de travail à votre image.

La fiche d'entretien

Cette fiche vous permettra de demander tous les renseignements nécessaires lorsque vous allez rencontrer des prospects.

La lettre de mission

L'Ordre des Experts-comptables propose des modèles pour chaque mission possible. Ce document sera la contractualisation de vos relations avec vos futurs clients. Pensez donc à le personnaliser et à l'adapter aux missions que vous proposez.

Le dossier de travail

Vous devez respecter les obligations réglementaires en matière de suivi des dossiers clients. Un outil de travail personnalisé et préparé sera plus facile à gérer au quotidien et correspondra à vos besoins.

Mise en place de la facturation de vos missions

L'inventaire à la Prévert qui va suivre n'est que l'accumulation de quelques pistes, non exhaustives, de réflexions à mener.

Vous devez définir des procédures pour la facturation de vos clients.

Vous pouvez utiliser une méthode non automatisée avec des éditeurs de texte ou tableurs, tout en veillant à respecter les mentions obligatoires. Pour cela, n'hésitez pas à consulter l'article sur les "Règles de facturation" disponible sur Compta Online.

Vous pouvez également utiliser les modules de gestion interne si votre logiciel professionnel propose cette option.

La plupart des logiciels fonctionnent sur la base d'une mission correspondant à l'exercice comptable du client.

Vous pouvez alors définir des prestations, avec une tarification individuelle ou collective, définir un budget pour chaque mission et facturer vos missions selon la périodicité que vous choisirez : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ...

Vous pouvez aussi facturer au forfait, à l'activité réalisée, au volume d'écritures,...

Prenez le temps d'utiliser vos outils de gestion, dès le départ, afin d'optimiser le temps que vous allez consacrer à ces tâches non productives.

Choisissez également vos modes et échéances de règlements. Étudiez le coût de la mise en place de prélèvement des honoraires pour vous assurer des rentrées de trésorerie périodiques et sécurisées.

Vous pouvez personnaliser vos modèles de factures en insérant votre logo et autres informations utiles de communication.

Les modèles administratifs

Les échanges écrits sont ceux qui restent dans les mémoires. Aussi, apporter le plus grand soin au graphisme et à la présentation de vos documents internes est assez judicieux.

Ils doivent refléter votre image, à chaque étape de la communication avec le prospect puis le client :

• modèles de devis et lettres de mission ;
  
  
• modèles de factures ;
  
  
• modèles de courrier, fax, e-mail ;
  
  
• modèle de plaquettes des comptes annuels.

En vrac... 

• Choisissez une documentation auprès d'un éditeur spécialisé. N'hésitez pas à vous renseigner sur les tarifs adaptés à un professionnel en cours d'installation, négociez les prix !
  
  
• Souscrivez en qualité de tiers déclarant auprès des portails déclaratifs officiels : impots.gouv.fr, net-entreprises, jedeclare.com, urssaf.fr.
  
  
• Joignez les mandats de télé-déclarations entre le cabinet et le client aux lettres de mission.
  
  
• Réfléchissez et budgétez la récupération des relevés bancaires en format Ebics pour rentabiliser les missions de tenue comptable.
  
  
• Votre mairie recense peut-être les professionnels de la ville sur son site internet, contactez la.
  
  
• Contactez les plateformes d'aide à la création d'entreprise, les chambres de commerce et d'industrie ou les chambres des métiers : vous pouvez intervenir auprès des créateurs d'entreprise pour les guider.
  
  
• Rapprochez vous du CJEC régional, rencontrez d'autres jeunes confrères et cons½urs dans votre situation pour partager les expériences.