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Procédure et inventaire de stock en fin d'exercice comptable

Comment procéder à l'inventaire physique des stocks ?
Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1558 articles)
Publié le
Modifié le 23/04/2020
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L'inventaire physique des stocks est ce moment de l'année où les salariés d'une entreprise peuvent être secondés par des intérimaires ou des étudiants. Leur objectif sera de compter le nombre de produits en stock.

En période de crise sanitaire liée à l'épidémie de Covid-19, cet inventaire peut poser problème. Ce sera peut être le cas pour les exercices comptables clos au 31 mars ou au 30 avril 2020.

En cas d'impossibilité de réaliser l'inventaire, la CNCC et le CSOEC admettent une certaine souplesse en cas d'inventaire permanent, proposent des solutions et tirent les conséquences d'une éventuelle impossibilité.

Dans les hypermarchés, l'inventaire annuel peut obliger à fermer le magasin pendant plusieurs heures. C'est le temps qu'il faudra aux équipes de comptage pour recenser tout ce qui se trouve dans les rayonnages et les lieux de stockage.

Dans les entreprises agricoles, faire un inventaire consistera parfois à estimer des quantités à partir de la hauteur des grains dans des silos.

C'est une partie de l'inventaire annuel imposé par le code de commerce (L123-12 al. 2). Réalisé au moins une fois par an, il est utilisé au moment de la révision des comptes (contrôle des stocks).

 

Les problématiques d'un inventaire de stock en période de crise sanitaire : précisions de la CNCC et du CSOEC 

Une FAQ adressée aux commissaires aux comptes répond à la problématique de l'absence d'inventaire à la clôture de l'exercice.

En présence d'un inventaire permanent fiable, le commissaire aux comptes a la possibilité d'utiliser des procédures alternatives. La société peut alors choisir de réaliser un inventaire complet à une date ultérieure ou des inventaires tournants.

En l'absence d'inventaire permanent fiable ou en présence d'inventaire intermittent, l'inventaire annuel doit être réalisé à la fin de l'exercice. Une date ultérieure pourrait être admise si le stock de fin d'exercice peut être reconstitué.

Selon l'importance de l'assertion et du solde du compte, le CAC pourra être amené à formuler des réserves ou une impossibilité de certifier.

 

Inventaire physique de stock et inventaire annuel

L'inventaire physique des stocks de produits finis, matières, marchandises n'est qu'une toute petite partie de l'inventaire annuel. Un inventaire consiste à confronter le stock théorique obtenu par inventaire permanent ou inventaire intermittent (après chaque entrée en stock) avec les quantités réelles.

Les écarts de quantités constatés à des dates souvent proches de la clôture de l'exercice, pertes, vols sont comptabilisés en pertes et profits (67 ou 77). Ils contribuent à l'obtention du stock final et permettent la comptabilisation d'une variation de stock.

L'inventaire annuel consiste à vérifier l'existence et la valeur des éléments d'actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Il concerne aussi les immobilisations, leur existence et valeur à la clôture de l'exercice via le test de dépréciation par exemple.

 

Préparer et suivre la procédure d'inventaire ou de comptage

Dans les petites entreprises, cette procédure revêt souvent la forme la plus simplifiée. À partir des dernières factures d'achat, le chef d'entreprise vérifie les quantités en stock et en fournit la liste à son expert-comptable. Le tout ne prend que quelques minutes.

Dans les grandes entreprises, l'organisation d'un inventaire annuel varie d'une entreprise à l'autre. Après avoir recensé toutes les aires de stockage et les avoir découpées en zones, il est possible d'affecter une zone à un responsable. Les zones seront rangées si nécessaire et matérialisées par des marquages et étiquettes.

Un peu avant l'inventaire, les équipes de comptage sont créées, par groupes de deux. Cela permet au premier de compter et au second de remplir la feuille de comptage. Un double ou un triple comptage peut être prévu par les deux membres de l'équipe à tour de rôle.

Ce comptage pourra se faire de gauche à droite, en partant du bas ou inversement. Le responsable de zone récupère les feuilles de comptage et les centralise. Les articles détériorés sont recensés à part.

Toutes ces données, sont ensuite rapprochées de l'inventaire permanent éventuellement réalisé à partir d'un logiciel de gestion des stocks.

 

La périodicité de l'inventaire des stocks et la possibilité de réaliser un inventaire tournant

L'inventaire des stocks est au minimum annuel. Rien n'interdit donc à une entreprise de compter physiquement ses stocks plusieurs fois par an. Elle peut le faire tous les trimestres ou tous les semestres voire même par inventaire tournant.

Par exemple, il est possible de compter :

  • tous les mois les stocks de denrées périssables ;

  • tous les 3 mois, les produits qui présentent de nombreux mouvements de stock ;

  • et 2 fois par an, les produits dont les mouvements sont peu nombreux.

 

Améliorer la procédure d'inventaire des stocks

La procédure d'inventaire des stocks peut être améliorée de différentes manières. Elle doit permettre de vérifier :

  • que tous les stocks sont comptés au moins une fois ;
  • qu'en cas d'inventaire tournant, tous les produits identiques sont comptés au même moment ;
  • le double comptage ;
  • l'identification des stocks détériorés ou à déprécier ;
  • la numérotation des feuilles de comptage ;
  • la signature des feuilles de comptage par les équipes ;
  • la conservation des feuilles de comptage non utilisées.

Les quantités peuvent ensuite être rapprochées des fiches de stock pour mieux relever les éventuelles anomalies.

Les stocks détenus par des tiers devront toujours faire l'objet d'une confirmation écrite, voire de contrôles physiques par l'entreprise.

Les stocks détenus pour le compte de tiers doivent être isolés et régulièrement vérifiés.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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