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Gestion des cabinets d'expertise comptable : focus numérique

Transition numérique : comment la mettre en place est la principale question
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Plus que jamais, le numérique se situe au c½ur des enjeux de la profession de l'expertise comptable, en termes d'outils, d'équipements, de nouvelles technologies mais surtout d'organisation et de stratégie.

Au sein des cabinets, le chemin du numérique constitue « un passage obligé » pour le développement de la structure, selon les deux tiers des répondants à l'enquête. La question n'est donc plus de savoir s'il faut y aller mais plutôt comment y aller.

La modernisation des processus de production permettra ainsi de gagner en productivité grâce à l'instantanéité des échanges et de dégager du temps pour se centrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée.

Vis-à-vis des clients, un quart des répondants voit une opportunité de vente de nouvelles missions et un tiers d'entre eux se sent assez avancé pour les accompagner sur le sujet, en particulier sur la prise de décision via des outils digitaux.

 

La stratégie numérique du cabinet

Le véritable défi de la transition numérique n'est pas technologique mais bien stratégique. D'ailleurs, la majorité des cabinets a intégré l'importance de l'enjeu et formalisé une stratégie pour travailler sur la transition numérique, même si des freins sont toujours relevés, en particulier le recrutement de la compétence en interne.

Seuls 14% des cabinets ont embauché un collaborateur disposant de compétences spécifiques en matière de numérique, data, etc. et 22% font appel à un acteur externe (consultant ou groupement). Dans la majorité des cas, c'est un collaborateur ou un groupe de collaborateurs déjà présents qui en a la charge.

Autre frein fréquemment évoqué, la résistance des équipes au changement. Dans ce cadre, la communication et la formation constituent des leviers importants. Et la profession possède des axes de progression dans ce domaine : moins de la moitié des répondants indique que quelques personnes ou toute l'équipe ont été formées dans ce domaine.

Mise en place d'une stratégie pour travailler sur la transition numérique

 

L'équipement du cabinet et des collaborateurs

L'enquête révèle également que les cabinets se sont largement équipés en matière d'outils informatiques et de solutions numériques afin d'améliorer leur performance grâce à plus de flexibilité et de réactivité.

Au-delà de l'équipement traditionnel qui reste élevé, les cabinets ont nettement renforcé leur recours à l'archivage électronique, aux plateformes collaboratives, aux formations à distance, à la signature électronique, au coffre-fort électronique, au cloud, au scan ou encore à la reconnaissance des pièces comptables.

En termes de dynamique, la signature électronique, la facture électronique, le coffre-fort électronique et le bulletin de paie électronique sont les technologies qui devraient, dans un futur proche, être les plus intégrées au sein des structures de l'expertise comptable.

colLes technologies actuellement utilisées par les cabinets

 

La perception des impacts de l'intelligence artificielle sur la profession

Et celles-ci se projettent déjà dans l'avenir, en voyant positivement l'arrivée de l'intelligence artificielle (IA). Les trois quarts des sondés estiment que l'IA pourra les aider dans l'exécution des tâches quotidiennes et 7 sur 10 considèrent que cela optimisera la gestion des dossiers.

Imaginer le métier de demain avec ce prisme-là est indispensable : en utilisant les nouvelles technologies comme des alliés, les cabinets pourront faire beaucoup plus de choses grâce aux algorithmes et focaliser leurs efforts sur leur expertise.

La vision des cabinets de l'impact futur de l'intelligence artificielle sur la profession

 

La cybersécurité : un enjeu de taille pour les cabinets

Si toutes ces technologies font gagner en productivité et en efficacité, elles sont également porteuses de risques, à savoir : indisponibilité du site, arrêt de la production, perte de chiffre d'affaires... Et l'impact peut être bien plus dramatique si cela touche la réputation de l'entreprise car qui confierait ses données à une entreprise qui n'est pas capable de les conserver.

La cybersécurité est donc désormais un enjeu de taille. Protéger les données du cabinet et des clients devient primordial. Le constat est alarmant puisque plus de 20% des experts-comptables et 36% de leurs clients ont été victimes d'une tentative de cyberattaque au cours des 12 derniers mois. Il s'agit, le plus souvent, « d'attaques classiques » via des mails suspects.

Environ la moitié des cabinets attaqués cite également des attaques via des logiciels malveillants (malware), des demandes de rançons ou le piratage du site web, de réseaux ou de serveurs. Si une majorité de cabinets a renforcé sa politique de sécurisation (antivirus à jour, sensibilisation des collaborateurs aux risques, mises en place de sauvegardes régulières, mises à jour des logiciels), des progrès restent toutefois à accomplir sur certains aspects : mots de passe robustes, charte informatique, analyse des fichiers provenant de clés USB.

D'autres restent largement à développer : sécurisation des smartphones professionnels, mise en place une charte d'utilisation des réseaux sociaux, chiffrement des données et les échanges d'informations confidentielles...

La cybercriminalité pour les cabinets

 

La dématérialisation et les échanges de documents

Les aspects sécuritaires sont d'autant plus importants que la dématérialisation des échanges de données ne cesse de se développer. 88% des cabinets utilisent une solution d'intégration comptable automatique (dont les 2/3 par fichiers acquis auprès des banques).

L'utilisation de solutions pour l'intégration comptable automatique

Au niveau des processus internes, la moitié des cabinets d'expertise comptable a défini des règles de fonctionnement claires pour dématérialiser ses pièces comptables et documents, et un tiers a partiellement mis en place cette action.

La définition de règles pour la dématérialisation des documents par taille de cabinet

Au-delà des processus de production des missions, le numérique constitue également un formidable outil pour la communication et la notoriété du cabinet, profitant d'une large audience difficile à obtenir par ailleurs.

Une présence sur les médias sociaux est en effet un facteur clés de succès permettant de rassurer ses clients d'aujourd'hui, séduire ses clients de demain et se rendre attractif vis-à-vis des futurs collaborateurs, tout en bénéficiant d'une communication virale à moindre coût.

 

La communication sur les réseaux sociaux

Pourtant, les réseaux sociaux restent sous utilisés par les cabinets avec un peu plus d'un tiers qui l'utilisent pour communiquer avec les clients et collaborateurs. Les cabinets de taille moyenne et grande ont davantage tendance à utiliser ce type de canaux : 2 cabinets de 20 à 49 salariés sur 5 communiquent sur les réseaux sociaux et 3 cabinets de 50 collaborateurs et plus sur 5.

Utilisation des réseaux sociaux pour communiquer avec les clients et collaborateurs par taille de cabinet

Outre la taille du cabinet, l'âge des experts-comptables a également une incidence sur l'utilisation des réseaux sociaux. Les jeunes générations sont en effet beaucoup plus enclines à les utiliser. Il est important de rappeler que la réputation fait partie des principaux critères de choix d'un cabinet pour un client et donc que c'est un aspect à ne pas négliger pour la profession afin de rester le premier partenaire des entreprises et associations françaises.

Ne pas être présent sur les réseaux sociaux peut donc nuire à terme au développement du cabinet.

Constance CamilleriEric Ferdjallah-Chérel
Constance Camilleri
Directeur de l'innovation
au CSOEC
Eric Ferdjallah-Chérel
Directeur du département
des études du CSOEC
Diplômé d'expertise comptable

Précision méthodologique

Cette étude sur le recours aux outils numériques au sein des cabinets a été réalisée par le Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables, dans le cadre du 74ème congrès, « L'expert-comptable au c½ur des flux ». Elle s'appuie sur une enquête réalisée par l'Observatoire de la Profession Comptable entre le 12 juin et le 8 juillet 2019 et se base sur un échantillon de 2.146 experts-comptables, mémorialistes et experts-comptables stagiaires.

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