Gestion budgétaire : élaboration et suivi des budgets

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La gestion budgétaire est souvent au centre de l'activité des contrôleurs de gestion. Elle permet la mise en œuvre de la stratégie sur une base annuelle et fait le lien avec les objectifs pluriannuels.

Selon une définition donnée par Henri Bouquin dans son ouvrage sur le contrôle de gestion, le budget « est (ou devrait être) l'expression comptable et financière des plans d'action retenus pour que les objectifs et les moyens disponibles sur le court terme (l'année en général) convergent vers la réalisation de plans opérationnels ».

En plus d'être un outil de gestion prévisionnelle, un outil de coordination et de communication sur la stratégie et entre les différents services de l'entreprise et un outil de délégation et de motivation avec les obligations de moyens et de résultats pour mesurer la performance, le budget est aussi un outil d'apprentissage au management ou apprentissage organisationnel. Ces différents rôles ont été repris par de nombreux auteurs.

Le budget peut être utilisé pour le management par objectifs, le déploiement de la stratégie ou les deux.

Le processus d'élaboration des budgets ou processus budgétaires : les différentes phases

Une étape importante précède en principe la création du budget : la planification stratégique et la planification opérationnelle.

La planification stratégique se situe sur le long terme. Elle permet de décrire les principales orientations stratégiques sur une période pluriannuelle, par grandes masses, souvent à plus de cinq ans.

La planification opérationnelle permet de commencer à définir les programmes d'action, les objectifs d'activité avec des données chiffrées moins détaillées que le budget annuel.

Enfin, le budget annuel comprend un chiffrage détaillé mois par mois avec les activités et actions de l'année.

Cette planification stratégique est parfois accompagnée d'une note d'orientation qui permet de réaliser les premières esquisses du budget.

Le processus d'élaboration des budgets commence en principe par l'élément le plus important, celui qui pose le plus de problèmes à l'entreprise. L'étape 1 peut-être le budget de production (en présence d'une forte demande), le budget des ventes et même le budget de trésorerie dans les petites entreprises. Le budget est aussi allégé dans les start-ups qui n'ont pas de stocks ou de processus de production. Il est adapté aux spécificités de l'entreprise.

Différents budgets sont préparés par les entreprises concernées et leurs contrôleurs de gestion. Ils permettent d'obtenir un budget de trésorerie (composé de recettes et de dépenses) ainsi qu'un bilan prévisionnel et un compte de résultat prévisionnel.

On peut citer ici :

  • le budget des ventes ;
  • le budget des coûts ou frais commerciaux ou de distribution ;
  • le budget de production ;
  • le budget des approvisionnements ;
  • le budget des investissements.

Certains y ajoutent un budget des frais de personnel, des frais généraux ou des autres services considérés comme importants en fonction de l'organisation de l'entreprise.

Ce processus ou cycle budgétaire commence dès le mois de septembre pour des exercices qui coïncident avec l'année civile.

Une première version du budget est élaborée sur la base des décisions stratégiques pour l'année à venir et c'est le début de la navette budgétaire. Son but est d'harmoniser, de coordonner et de trouver des compromis entre les différents services. Cette navette permet l'élaboration du budget définitif, en principe avant la fin de l'année pour une mise en œuvre du budget dès le 1er jour de l'exercice suivant.

Le processus de création des budgets est un processus itératif. 

Contrôle budgétaire et analyse des écarts

Une fois le budget définitif élaboré, il faut encore procéder au suivi ou contrôle budgétaire. Tous les mois, il s'agira de vérifier la mise en œuvre du budget, de calculer et analyser les écarts et de tenter de les corriger.

Le contrôle budgétaire est souvent accompagné de situations intermédiaires ou périodiques, semestrielles, trimestrielles ou mensuelles selon le cas.

Cette analyse des écarts se fera à la fois sur le chiffre d'affaires et sur les coûts (charges directes, matières premières, main-d'œuvre, etc.).

Ces écarts sont étroitement liés à la qualité des prévisions effectuées par l'organisation.



Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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