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Gérer les indemnités kilométriques de ses clients en période fiscale

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S'organiser pour ne plus subir la période fiscale : exemple concret

L'année 2020 vient tout juste de commencer et pour beaucoup de comptables et de collaborateurs de cabinet, c'est le tout début de la période fiscale.

Ponctuée d'échanges récurrents avec les clients du cabinet, elle est aussi source de stress lorsque la transmission des pièces justificatives, y compris les indemnités kilométriques, se fait au compte-goutte ou est effectuée au tout dernier moment.

Ainsi, les clients des experts-comptables peuvent transmettre leurs pièces comptables en une ou plusieurs fois par an, parfois même un peu avant la date limite de dépôt des déclarations pour les moins réactifs.

Parmi les pièces justificatives qu'il peut être difficile d'obtenir, se trouvent les éléments qui servent de base au calcul des indemnités kilométriques. Tantôt transmis au tout dernier moment par manque de temps, tantôt oubliés, ils sont trop souvent simplement estimés.

Il est pourtant tout à fait possible de sortir de ce cercle vicieux et de prendre les bonnes dispositions dès le début de l'année 2020, voire même de rattraper une année entière grâce à un agenda électronique bien tenu pour obtenir un calcul au plus juste.

Explications avec la solution proposée par Izika.

 

Compléter son dossier de travail pour faciliter les travaux du cabinet

Quel que soit le type de dossier concerné par un calcul des indemnités kilométriques, les informations nécessaires sont les mêmes.

Une copie de la carte grise se trouve en principe systématiquement dans le dossier permanent du client, parfois même dans le dossier annuel, papier ou électronique.

C'est ensuite au professionnel libéral, entrepreneur ou dirigeant concerné par les indemnités kilométriques, de transmettre le nombre de kilomètres parcourus à son expert-comptable. C'est un calcul fastidieux qui prend du temps et qui explique parfois que la période fiscale semble ne jamais finir, laissant certains bilans en attente.

Lorsque le client change de véhicule, une photocopie de la nouvelle carte grise est demandée. Idéalement, la demande sera faite dès la remise des pièces justificatives voire même un peu avant. Un courrier, électronique ou non, peut en effet rappeler les informations à transmettre à chaque client du cabinet.

Cette pièce importante permet notamment d'avoir :

  • le nombre de chevaux fiscaux du véhicule ;
  • la marque et le modèle ;
  • et surtout la plaque minéralogique.

Lorsque le véhicule est inscrit à l'actif et qu'il n'y a pas d'indemnités kilométriques, la dernière information permet de distinguer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles. La plaque minéralogique peut figurer sur les factures d'entretien des véhicules.

Dans les autres cas, ces informations permettront de remplir :

  • la déclaration 2035 des professions libérales qui oblige à détailler les indemnités kilométriques (bénéfices non commerciaux) ;
  • les dossiers destinés aux associations de gestion, toujours pour les professions libérales.

Une feuille de travail rédigée au moment de l'établissement du bilan contient généralement toutes les informations nécessaires ainsi que le mode de calcul des indemnités kilométriques.

Elle facilite l'établissement de la liasse fiscale, à condition de recueillir les informations dans les délais impartis et de ne pas avoir à relancer ses clients, encore et encore. Elle sert aussi de pièce justificative à l'écriture qui est passée en comptabilité.

 

Les technologies qui permettent d'obtenir les indemnités kilométriques dès le 2 janvier

Obtenir rapidement le nombre de kilomètres parcourus par ses clients et leur faire gagner du temps est possible.

Plutôt que de passer des jours entiers à additionner ses kilomètres à la main, le client du cabinet qui utilise un agenda électronique peut se contenter de le connecter à la bonne application et d'en automatiser le calcul (à raison d'une minute par calcul de trajet + report dans Excel des motifs, adresses, distances, pour 3 rdv par jour * 220 jours / an = 11 heures non stop).

Si aucun agenda n'est utilisé, il a encore temps de changer ses habitudes pour anticiper les prochains bilans.

L'objectif de la man½uvre est de faire gagner du temps à tout le monde, au cabinet d'expertise comptable bien sûr, mais aussi et surtout à son client.

C'est un gage de réussite et c'est ce que propose l'application Izika. Connecter l'application à un agenda électronique permet l'édition d'un rapport qui contient le nombre de kilomètres parcourus et les indemnités kilométriques correspondantes.

L'expert-comptable peut ainsi conseiller un outil à son client pour faire gagner du temps à tous les intervenants et ne plus prendre de retard dans l'établissement des liasses fiscales de ses clients les moins réactifs à cause des indemnités kilométriques.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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