Pour votre entreprise, la fraude aux notes de frais est coûteuse et peut avoir un réel impact sur vos comptes. Cependant, de nombreuses entreprises négligent la gestion des notes de frais, cela demande du temps et des moyens.
De nombreux collaborateurs ont recours aux remboursements de frais professionnels, toutefois ils ne savent pas toujours comment cela se passe et certains profitent même pour tricher un peu pour les remboursements !
Il est pourtant indispensable de prendre conscience des conséquences des fraudes aux notes de frais et de pouvoir repérer les fraudeurs avec efficacité.
Une enquête en ligne effectuée par wity.fr, cabinet d'expertise comptable 100% digital, auprès d'environ 10 000 français de plus de 18 ans évoque le sujet des notes de frais et la manière dont les français gèrent leurs frais professionnels.
Les conséquences d'un remboursement trop élevé
En négligeant les fraudes aux notes de frais, vous prenez des risques pour votre entreprise. Dans un premier temps, vous serez susceptible d'être contrôlé par l'URSSAF. Dans un second temps, en cas de contrôle et de fraude avérée, vous serez soumis aux cotisations sociales, salariales et patronales, le trop remboursé étant considéré comme un complément de salaire.
30% des français essaient d'obtenir le maximum de remboursement de leurs notes de frais et gonflent leur frais de déplacement (60%), de repas (50%) ou d'hébergement (43%).
Les erreurs les plus fréquentes en matière de notes de frais
Selon l'enquête, 85% des femmes et 91% des hommes font des notes de frais. 26% ont moins de 50% par mois et 24% dépassent les 400%.
Seulement 7% des français connaissent l'ensemble des frais pouvant être remboursés. Concernant les notes de restaurant, 19% connaissent toutes les pièces à fournir.
Voici les erreurs les plus fréquentes en matière de notes de frais qui sont au nombre de quatre.
Justifier insuffisamment une dépense...
... sans avoir conservé les justificatifs d'achat (facture, note détaillée, etc.). En cas de repas d'affaires par exemple, vous devez conserver la note en indiquant au dos le nom du client, celui de sa société et sa fonction.
Dépasser la limite d'exonération
Les remboursements des frais sont soumis à une limite d'exonération. Par exemple, les frais NTIC (mobile, box, etc) ne peuvent être remboursés qu'à hauteur de 50%.
Indemniser au forfait lorsqu'il faut rembourser au réel
S'il s'agit de vos propres notes de frais en tant que gérant, aucun remboursement forfaitaire n'est possible.
En ce qui concerne le remboursement de frais pour les collaborateurs, cela peut s'effectuer au réel ou au forfait. Néanmoins, 94% des employeurs remboursent les notes de frais au réel avec justificatifs et seulement 5% utilisent le système au forfait.
Être trop généreux avec vos collaborateurs ou gérants
Vous vous devez de rembourser dans la limite des frais engagés « raisonnablement » pour l'entreprise. Seulement 17% des français se sont retrouvés dans la situation que leur employeur refuse le remboursement d'une note de frais.
Les fraudes les plus fréquentes de la part des salariés
Les fraudes aux notes de frais de la part des salariés, bien que minoritaires, existent, et en particulier dans les plus petites structures. La principale fraude consiste à gonfler ses kilomètres parcourus, afin d'être mieux indemnisé. Pour éviter une telle fraude, l'utilisation de Google Maps peut s'avérer très utile. Dans la même lignée, la deuxième fraude la plus fréquente est la fausse facture de taxi.
La troisième fraude qu'on observe au sein des entreprises, c'est le fait de faire passer un repas de collègues en déjeuner d'affaires. C'est pour cette raison qu'il est nécessaire de demander à vos collaborateurs d'inscrire le nom du client, celui de sa société et son poste.
66% des personnes interrogées pensent que les français tentent de tricher sur leurs frais professionnels.
Contrôler les notes de frais et repérer les fraudes
Face aux risques financiers que représente la fraude aux notes de frais, il est nécessaire de savoir effectuer un contrôle efficace et de repérer les fraudes rapidement. Heureusement, des méthodes efficaces pour contrôler les notes existent.
Le contrôle par sondage : pour que tout le monde y passe
Le contrôle par sondage consiste à contrôler un certain pourcentage des notes de frais totales de manière aléatoire à intervalle de temps régulier (tous les mois par exemple). L'intérêt est que tout le monde finira par passer au contrôle, afin de repérer les fraudeurs.
Le contrôle sur plusieurs mois afin de coincer les récidivistes
La seconde méthode de contrôle ne repose pas sur le hasard mais sur la volonté de coincer sur plusieurs mois un fraudeur. Cette enquête doit être plus méticuleuse. Par exemple, si vous avez une facture d'hôtel un peu trop salée, n'hésitez surtout pas à appeler l'hôtel pour en savoir plus.
