La création d'une société nécessite un certain nombre de formalités. Il s'agit d'un processus étape par étape qui doit être scrupuleusement respecté. Voici un guide général commun à toutes les sociétés, sans pour autant prendre en compte les spécificités propres à chaque forme de sociétés ou type d'activités, qui exclut par ailleurs les entreprises individuelles et micro-entreprises.
La création d'une société : un processus réfléchi
Dans le processus de création de la société, les entrepreneurs doivent prendre en compte un certain nombre de considérations relatives à l'activité exercée, les objectifs de la société ou encore des considérations liées au régime juridique, sociales, fiscales etc.
Les choix du créateur d'entreprise auront des conséquences sur l'activité de sa société et son fonctionnement.
Par exemple, dans une SARL, le statut du dirigeant ainsi que ses obligations et ses droits diffèrent selon qu'il soit gérant majoritaire ou minoritaire. Certains dirigeants sont assimilés à des salariés, tandis que d'autres relèvent du régime des indépendants. Ainsi, les dirigeants assimilés salariés bénéficient d'une couverture chômage, à l'inverse des dirigeants considérés comme des indépendants.
Il n'existe pas de formule parfaite, il est donc fortement conseillé aux créateurs d'entreprise de se faire accompagner, notamment par un expert-comptable, dans tout ce processus au vue des enjeux économiques liés à l'exploitation d'une société.
Processus de création d'une société : les dernières nouveautés
Deux nouveautés essentielles sont à prendre en compte concernant les différentes étapes de création d'une société depuis le 1er janvier 2023.
D'une part, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité sont désormais réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce guichet unique dématérialisé obligatoire, concernant toutes les entreprises quelle que soit la forme et l'activité,vient remplacer et supprimer les centres de formalités des entreprises (CFE).
Attention
Conformément aux engagements qu'il a pris en février, le Gouvernement a confirmé, via un communiqué de presse en date du 20 juin 2023, que toutes les formalités prévues (créations, cessations, modifications de personnes physiques ou de sociétés, dépôts des comptes) seraient bien disponibles sur le guichet unique au 30 juin 2023.
Le Gouvernement a décidé de sécuriser au maximum ces démarches en maintenant ouvertes jusqu'au 31 décembre 2023 (au lieu du 30 juin 2023 initialement) et de manière dérogatoire, les autres solutions de continuité actuellement en vigueur (le dépôt au format papier et le site Infogreffe.fr).
D'autre part, le Registre national des entreprises (RNE) devient l'unique organisme d'immatriculation pour les entités françaises exerçant une activité économique. Ce registre centralisant toutes les informations des entreprises à vocation à remplacer, le RCS, le RSAC, le RM et le RAA.
Le choix de la forme sociale
La naissance d'une société relève tout d'abord d'un choix de l'entrepreneur, à savoir la forme sociale au sein de laquelle il va développer son activité.
Ce choix dépend notamment de la nature commerciale ou civile de l'activité exercée.
Les sociétés commerciales les plus répandues sont les SARL, les SA, les SAS etc. Les sociétés civiles les plus répandues sont les SCI, les SCP, etc.
Le type d'activité peut jouer un rôle dans la forme sociale de la société. Par exemple, les activités libérales sont exercées au sein des SCP, SEL, SCM (qui peut prendre la forme à responsabilité limitée SELARL ou la forme anonyme SELAFA, etc.).
Le nombre d'associés originel joue aussi un rôle important. En effet, il est possible pour un seul associé de créer une société unipersonnelle, telle que l'EURL (qui est la forme unipersonnelle de la SARL).
Le nom de la société
Le choix du nom de la société est une obligation, appelée dénomination sociale ou raison sociale pour les sociétés civiles. Ce nom permet l'identification de la société auprès des tiers et de la différencier de celui des associés.
La société devient propriétaire de son nom au moment de son immatriculation.
En pratique, il apparaît que le nom de la société fait référence à l'activité exercée.
En principe, le choix du nom est libre, il peut être composé de nom de famille, ou plus généralement tout terme existant ou inventé. Toutefois, il faut veiller au respect du droit de propriété, c'est-à-dire vérifier que le nom n'a pas déjà été choisi.
Il est aussi possible de changer le nom de la société en modifiant les statuts de la société, par un vote unanime de l'assemblée des associés ou actionnaires.
La domiciliation
La domiciliation constitue le siège social de la société, l'endroit où elle est établie. Il s'agit de l'adresse de direction effective, où tous les documents sont envoyés, c'est-à-dire une adresse administrative de la société. Ainsi, il est possible que les lieux d'exploitation et de production soient différents.
Il faut prouver par tous moyens que le siège social est occupé régulièrement pour l'activité de la société (bail commercial, quittance facture, etc.).
Le lieu du siège social est fixé dans les statuts au moment de sa création. Sans domiciliation de l'entreprise, il n'est pas possible d'immatriculer la société.
Il est possible d'effectuer un transfert du siège social, à condition d'en informer le guichet des formalités des entreprises.
La nomination du ou des dirigeants
La création d'une société implique nécessairement la nomination du ou des dirigeants qui représentent la société.
Cette nomination peut intervenir au moment de la rédaction des statuts ou avant par acte séparé.
Le dirigeant aura un nom et des pouvoirs différents selon le type de société. Par exemple, au sein d'une SA, on parle de président, de directeur général et parfois de directeurs généraux délégués, qui ont chacun des pouvoirs différents. Il est même possible qu'une seule et même personne dispose de tous les pouvoirs, à savoir le PDG.
Les formalités supplémentaires en cas d'activités réglementés
La création d'une société dont l'activité est réglementée nécessite l'accomplissement de formalités supplémentaires.
Une activité réglementée est une activité soumise à des conditions d'accès et ou d'exercice ou d'exploitation.
Concrètement, des formalités supplémentaires telles que des autorisations ou encore une demande d'agrément seront demandés pour l'exercice d'une telle activité.
S'identifier auprès de la Poste
Une fois le siège social fixé, il est nécessaire de communiquer cette adresse aux services postaux le plus proche pour recevoir les courriers relatifs à la société, notamment ceux liés aux démarches dans le processus de création.
Le dépôt du capital social
Le capital social est formé par les apports des associés, en nature, en numéraire ou en industrie. L'apport en industrie ne concourt pas à la formation du capital social, mais l'apporteur reçoit tout de même des titres à l'instar des apports en numéraire et en nature.
Les apports en nature nécessitent l'intervention d'un commissaire aux apports pour évaluer la valeur des biens apportés.
La libération totale du capital social en numéraire n'est pas obligatoire dès la constitution de la société, même si un minimum et un délai sont imposés (ces règles varient selon les sociétés).
Dans la pratique, le dépôt est fait sur un compte bancaire professionnel ouvert au nom de la société dédiée à l'activité.
La rédaction et le dépôt des statuts auprès des impôts
La rédaction des statuts constitue l'étape la plus importante pour les sociétés puisque les statuts comportent toutes les règles sociales, fiscales et juridiques et la société.
Cette étape intervient entre la fixation du montant du capital social et le dépôt de celui-ci.
La signature des statuts entérine la constitution de la société.
La forme sociale choisie par les entrepreneurs aura un impact sur la rédaction des statuts. En effet, la rédaction des statuts est plus ou moins libre selon les formes sociales. Par exemple, le fonctionnement d'une SAS est marqué par une liberté statutaire tandis que la SARL est largement encadrée par le code de commerce.
Déclarer les Bénéficiaires Effectifs (DBE)
Comme son nom l'indique, la DBE permet l'identification des personnes physiques contrôlant la société.
Est considéré comme un bénéficiaire effectif, la personne physique qui détient plus de 25% du capital social ou plus de 25% des droits de vote de la société. Cette détention s'apprécie de manière directe et indirecte.
Cette obligation concerne toutes les sociétés non cotées et doit être transmise via le guichet des formalités des entreprises.
La publication dans un support d'annonces légales
Avant l'immatriculation de la société, il est nécessaire de publier un avis de constitution ou création de société.
La publication est effectuée dans un support habilité à recevoir des annonces légales, à savoir le SHAL ou le JAL. Le coût de la publication varie selon le type de la société.
Une attestation de parution est délivrée, laquelle doit être transmise au guichet des formalités des entreprises au moment de l'immatriculation.
L'immatriculation de la société
L'immatriculation de la société se fait auprès du Registre Nationale des entreprises depuis le 1er janvier 2023. Elle constitue la déclaration d'existence de la société et implique l'attribution des éléments suivants :
- le numéro SIREN qui identifie la société auprès des administrations clients etc. ;
- le SIRET qui identifie l'établissement où l'exercice est effectué ;
- le code APE qui permet d'identifier la branche d'activité principale de l'entreprise et de chacun de ses établissements.
Les registres obligatoires
Dans le cadre de l'exercice d'une activité en société, des registres comptables, liés aux salaires ou à la sécurité etc. doivent être récupérés.
Ces registres, la plupart obligatoires, dépendent du type de société et prennent le format électronique ou papier.
Par exemple, le livre journal, le grand livre et le livre inventaire font partie des registres obligatoires dans le cadre d'une SARL.
L'assurance de la société
Deux situations s'opposent s'agissant de l'assurance de la société.
D'une part, certaines sociétés ont l'obligation de souscrire à des assurances selon l'activité exercée ou encore lorsqu'elles embauchent des salariés ou détiennent des véhicules.
D'autre part, certaines sociétés n'ont pas l'obligation de souscrire à des assurances, mais l'exercice d'une activité économique implique souvent des risques, s'assurer est donc fortement conseillé. L'exemple le plus parlant est la souscription d'une assurance contre les incendies, les dégâts des eaux etc.