Fixation des congés payés en période de crise sanitaire

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Les congés payés des salariés sont en principe fixés soit par l'employeur soit par un accord collectif ou d'entreprise.

Dans le cadre de l'épidémie de Covid-19 et au regard des circonstances exceptionnelles deux textes distincts ont vocation à s'appliquer. Le premier est l'article L3141-16 du code du travail et le second est l'ordonnance n°2020-323.

Les congés payés sont généralement fixés à la demande des salariés qui ont l'habitude de faire une demande écrite, généralement plusieurs mois avant la date de départ en congés.

En l'absence d'accord collectif, c'est l'employeur qui fixe les dates de prise des congés payés et l'ordre des départs.

Des modifications sont possibles sous conditions, même hors circonstances exceptionnelles.

Qui fixe les congés payés ?

Les congés payés sont en principe fixés par un accord collectif ou par l'employeur. Cette fixation concerne la période de prise des congés payés et l'ordre des départs.

L'employeur doit toutefois tenir compte de certains éléments comme la situation familiale du salarié ou ses congés auprès d'autres employeurs lorsqu'il est à temps partiel.

Les mesures exceptionnelles liées à l'épidémie de Covid-19

En temps normal, les congés payés posés par les salariés peuvent être modifiés par l'employeur dans deux cas :

  • dans le respect des délais prévus par l'accord collectif lorsqu'il existe ;
  • en l'absence d'accord au plus tard un mois avant les départs en congés ;
  • dans des circonstances exceptionnelles sans respecter le délai d'un mois.

L'épidémie de Covid-19 fait partie de ces circonstances exceptionnelles qui permettent à l'employeur de modifier les dates des congés payés des salariés. Seule contrainte, elle ne peut intervenir tardivement.

L'ordonnance n°220-323 permet à un accord d'entreprise ou un accord de branche d'autoriser l'employeur à imposer la prise de congés ou à différer les dates de congés payés déjà posés. Ces congés payés peuvent être imposés ou décalés dans le limite de 6 jours ouvrables à condition de respecter un délai d'un jour franc au minimum.

D'autres congés ou repos peuvent être imposés par l'employeur sans accord collectif et dès lors que l'intérêt de l'entreprise le justifie. Ces autres jours de repos sont imposés dans la limite de 10 jours. Il s'agit :

  • des journées de réduction du temps de travail ou RTT ;
  • des journées ou demi-journées de repos des salariés en forfait jours annuel ;
  • des jours déposés sur un compte épargne-temps.

Ces mesures exceptionnelles prises par ordonnance s'appliquent jusqu'au 31 décembre 2020.

Les modalités de fixation des congés payés de droit commun

Contrairement à une idée reçue dans nombre d'entreprises, ce n'est pas le salarié qui décide de ses dates de congés payés mais une convention ou un accord collectif et à défaut, l'employeur.

Les salariés peuvent effectuer leurs demandes de congés chaque année pour tenter d'obtenir les dates de leur choix. C'est ce qui se passe dans de nombreuses entreprises.

En revanche, c'est bien l'employeur qui, en l'absence de convention ou accord collectif, décide :

  • de la période de prise des congés (juillet ou août par exemple) ;
  • de l'ordre des départs en congés.

Il le fait après avis du comité social et économique.

L'article L3141-16 du code du travail l'oblige toutefois à tenir compte de plusieurs éléments et lui interdit de modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date de départ prévue.

Ces éléments sont les suivants :

  • la situation de famille des bénéficiaires ; 
  • la durée de service chez l'employeur ;
  • l'activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Ainsi, les salariés qui ont des enfants devraient par exemple être prioritaires pour la prise de congés payés pendant les vacances scolaires.

L'employeur tient aussi compte des dates de congés payés du conjoint ou de la présence au foyer d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie.

La durée des congés fixés par l'employeur

Le congé principal est attribué entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Il ne peut jamais excéder 24 jours ouvrables sauf situation particulière du salarié. S'il ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu.

À titre d'exemple, l'employeur ne peut pas imposer une première semaine au début du mois d'août et la seconde semaine en septembre.

Ce fractionnement est toutefois possible avec l'accord du salarié pour un congé principal supérieur à 12 jours ouvrables avec une fraction de 12 jours ouvrables au moins.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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