L'obligation de production du FEC peut désormais être considérée comme connue des dirigeants des entreprises. Cependant, la phase consécutive à la production du FEC est le contrôle de celui-ci, mais force est de constater que cette phase demeure négligée par les dirigeants et leurs conseils.
Le FEC est l'acronyme de Fichier des Écritures Comptables. Ce fichier informatique comporte, sous forme dématérialisée l'ensemble des écritures enregistrées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice fiscal.
Désormais, ce fichier est l'unique mode de présentation de toute comptabilité réalisée grâce à un logiciel, lors d'un contrôle fiscal. Cette obligation est en vigueur depuis plus de 2 ans (1er janvier 2014), mais demeure largement méconnue par les entreprises.
La présentation du FEC est normée : type de fichier, nombre et intitulé des colonnes, format des dates, séparateurs de champs utilisés.
Le non-respect des indications ci-dessus peut entraîner des sanctions pécuniaires qui peuvent être importantes: 5 000¤ par fichier remis non conforme ou une majoration de 10% des droits.
Qui est concerné par la production du FEC ?
Cette obligation s'impose à tout le monde. Dès lors que vous faites votre comptabilité sur un logiciel, vous êtes concerné !
A noter, que vous devez pouvoir produire un FEC par exercice comptable.
OK, je suis concerné par l'obligation mais mon logiciel est-il compatible ?
Le FEC n'est ni plus ni moins qu'un export de votre comptabilité (un grand-livre pour les érudits comptables).
Etant donné le nombre et les versions de logiciels, il est difficile de résumer les logiciels qui permettent la production du FEC.
Il est fortement conseillé de se rapprocher de son éditeur de logiciel afin de savoir si vous êtes en règle et dans le cas contraire, connaître la date de mise à jour.
Nous vous conseillons fortement de constituer les fichiers FEC et la documentation inhérente chaque année et l'archiver de manière sécurisée plutôt que de les reconstituer en urgence en cas de vérification.
Comment contrôler le FEC ?
L'étape consécutive à la production du FEC est naturellement son contrôle. Cependant, je suis étonné par le nombre d'entreprises qui donnent le fichier FEC directement à l'Administration fiscal sans contrôle préalable, au motif que c'est un export “informatique”. A ce titre, l'éventuelle non-conformité serait de la responsabilité de l'éditeur informatique.
Ce raisonnement est dangereux car le redressement sera notifié à votre entreprise et non à votre éditeur informatique.
En cas de contrôle fiscal, si le FEC produit par votre logiciel s'avère non conforme, vous disposez de marges de man½uvres réduites pour satisfaire les demandes du vérificateur.
Le logiciel TestComptaDemat produit par l'Administration fiscale
Courant fin 2014, le site Compta Online a publié un article « Tester le fichier des écritures comptables : un outil gratuit ».
Cet outil est resté discret pendant une période relativement longue. Le nombre de demandes de FEC lors des contrôles fiscaux a permis un regain d'intérêt vers les différentes solutions qui permettent le contrôle du FEC.
Cependant, il apparaît que même si les contrôles de ce « logiciel » sont largement perfectibles, ils ont le mérite d'exister et d'apporter un premier niveau de contrôle. Par exemple, des fichiers FEC qui ont volontairement été rendus non conformes, ont passé avec succès le test de ce « logiciel ».
Et mon expert-comptable ?
Votre expert-comptable dispose probablement d'un outil professionnel de contrôle des FEC. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de contacter un autre expert-comptable pour effectuer cette mission.
L'avantage du recours à un expert-comptable est la suppression des éventuels doutes sur la probabilité d'un rejet de votre FEC en cas de contrôle fiscal. En cas de détection d'anomalie, il pourra déterminer les sources de celle-ci et proposer des solutions pour les corriger.
Les éditeurs de solutions tierces
Des éditeurs tiers élaborent et commercialisent des solutions en mode SAAS pour proposer des tests spécifiques sur le FEC.
Cependant, ce type de solution ne vous apportera jamais l'assurance contractuelle d'un expert-comptable...
