Facturation électronique : la collecte sera-t-elle vraiment plus simple en 2024 ?

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Que signifie en pratique le nouveau calendrier de généralisation de la facturation électronique ? Faut-il s'attendre, dans un premier temps, à davantage de travail dans les cabinets, ou plutôt à une simplification immédiate ? Est-il possible de mettre en place dès aujourd'hui une organisation qui rende transparentes les étapes qui vont se succéder du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 ?

D'abord, plus de complexité 

Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises entrant dans le champ de la réforme, quelle que soit leur taille, seront soumises à l'obligation de réception des factures électroniques. Mais dans le même temps, seules les grandes entreprises seront soumises à l'obligation d'émission au format électronique.

Concrètement, cela veut dire que même les TPE/PME ou les freelances par exemple, devront être capables à cette date de gérer des flux de données d'un nouveau genre, en provenance des futures plateformes de factures électroniques privées ou de la plateforme publique.

Toutes les entreprises ou presque, en effet, comptent parmi leurs fournisseurs des grandes entreprises qui seront soumises à l'obligation d'émission, ne serait-ce que le fournisseur d'énergie ou de téléphone par exemple.

Ces nouveaux flux de factures électroniques vont donc cohabiter avec les flux existants, que continueront à émettre les entreprises plus petites : factures au format pdf simple envoyées par mail, factures papier envoyées par courrier, pièces mises à disposition sur l'extranet du fournisseur, etc. La « marche » la plus haute du calendrier de généralisation de la facturation électronique est donc la première, et il est important de bien la préparer.

Pour mémoire, la facturation électronique est à la fois un format (pdf + fichier XML de données structurées) et un mode de diffusion. Ceci implique que chaque entreprise devra, pour recevoir ce nouveau flux, choisir une plateforme de réception de factures électroniques, qui pourra être la plateforme publique ou une plateforme privée.

 

Puis de plus en plus de simplification

Au 1er janvier 2025 puis au 1er janvier 2026, les entreprises de taille intermédiaire puis les TPE/PME seront soumises elles aussi à l'obligation d'émission de factures électroniques.

Progressivement, les flux habituels, papier ou autres, vont donc basculer sur ce nouveau format. Le nombre de pièces transmises par courrier ou mail va diminuer et très logiquement, de plus en plus de factures transiteront par les plateformes de factures électroniques. A chaque nouvelle étape du calendrier c'est donc une nouvelle vague de simplification qui déferlera sur les entreprises, en mesure de récupérer les factures dans ce nouveau format depuis le 1er juillet 2024.

L'obligation d'émission au format facture électronique nécessite toutefois une certaine préparation du côté du logiciel de facturation de l'entreprise, qui devra être capable au 1er janvier 2026 pour les TPE/PME, d'émettre des factures électroniques et de les transmettre aux plateformes.

 

A terme, une situation diverse

Faut-il pour autant penser qu'après le 1er janvier 2026, la situation sera parfaitement simple, avec un canal unique, celui des plateformes de factures électroniques ? Non, car en l'état, certains flux resteront « en dehors » de cette réforme, probablement les tickets de caisse, certains reçus ou les factures en provenance de l'étranger par exemple.

 

Alors, comment se préparer ? 

On peut surtout retenir que la généralisation de la facturation électronique ne sera pas totalement lisse et uniforme. Résumons :

  • à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de gérer un type de flux supplémentaire en réception, en provenance des futures plateformes, privées ou publique ;
  • entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, les flux historiques (papier, pdf simple, picking sur les sites fournisseurs) vont progressivement diminuer au profit des flux de factures électroniques ;
  • à compter du 1er janvier 2026, des pièces continueront à transiter « hors de la vue » des plateformes de factures électroniques. 

Cette évolution progressive des flux renforce l'intérêt de mettre en place dès maintenant un point d'entrée digital unique au service des clients. C'est ce que nous proposons chez MyCompanyFiles : gérer la complexité technique à votre place, et s'engager à collecter les factures de vos clients, d'où qu'elles viennent.

Du point de vue du client, c'est aussi une vraie simplification : les habitudes prises dès aujourd'hui en transmettant les pièces au point d'entrée digital unique du cabinet ne changeront pas. Seul le volume de pièces transmises manuellement évoluera, et diminuera, au profit des flux de factures électroniques. Il retrouvera au même endroit l'ensemble de ses factures, mises à disposition par ses soins, ainsi que ceux en provenance de leur plateforme de réception.

Bien préparée, la généralisation de la facturation électronique devrait être un non-sujet pour les cabinets, car il est possible dès aujourd'hui, de travailler avec des flux totalement dématérialisés. Tout l'enjeu réside selon nous dans la mise en place d'une surcouche, un point d'entrée digital unique, qui rende invisibles les modifications de flux qui nous attendent dans les années à venir.

Nous reviendrons dans un prochain article sur l'aspect « traitement » de la facture entrante, pour donner notre conviction à ce sujet.


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