L'extrait Kbis est un document officiel qui sert aux entrepreneurs lors de nombreuses démarches. Ce document est effectivement nécessaire pour démarrer son activité professionnelle, ouvrir un compte bancaire professionnel, demander des financements pour son entreprise, répondre à un appel d'offres ou encore, acheter du matériel professionnel.
Les compagnies peuvent aussi se servir des informations qui y figurent pour s'assurer de la solvabilité d'un partenaire ou étudier les entreprises concurrentes.
Dans la mesure où le Kbis est un document public qui contient des informations tout aussi publiques, tout le monde peut se le procurer, et ce, qu'il s'agisse du Kbis de sa propre entreprise ou d'une entreprise tierce.
Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste qu'une entreprise existe sur le plan juridique. C'est un document fiable qui contient les données actualisées de ladite entreprise. Sur l'extrait Kbis, on retrouve diverses informations, comme le nom de la compagnie, son numéro SIREN ou l'adresse de son siège social.
Le Kbis concerne toutes les entreprises françaises immatriculées au RCS, le registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, il ne concerne ni les artisans, ni les professions libérales, ni les auto-entrepreneurs.
L'extrait Kbis est indispensable aux entreprises au quotidien. En effet, il leur sert à débuter leur activité en toute légalité. C'est également un document régulièrement requis lors de nombreuses démarches, par exemple, pour :
- ouvrir un compte en banque professionnel ;
- répondre à un appel d'offres ;
- obtenir des aides publiques, etc.
Les entrepreneurs peuvent également se procurer l'extrait Kbis d'un partenaire potentiel afin de s'assurer que son entreprise est en règle.
À noter
Généralement, pour s'assurer d'avoir les dernières informations à jour, les administrations, partenaires ou institutions demandent des extraits Kbis datant de moins de 3 mois.
À quoi sert l'extrait Kbis ?
Démarrer son activité légalement
L'extrait Kbis sert d'abord à démarrer son activité légalement. En effet, pour démarrer son activité dans les règles, toute entreprise commerciale doit s'inscrire au RCS.
Cette inscription, que l'on appelle aussi l'immatriculation, se réalise auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. À la suite de cette démarche, le professionnel reçoit un extrait Kbis qui matérialise l'inscription de sa compagnie et qui prouve qu'elle est bien enregistrée officiellement.
Attester de l'existence légale d'une entreprise
Document officiel remis par le greffe du tribunal de commerce, le Kbis sert avant tout à attester de l'existence légale d'une entreprise. Dès lors, il est utile aussi bien pour l'entreprise elle-même que pour ses partenaires.
En effet, l'entreprise peut être amenée à fournir ce document à toute personne ayant besoin de vérifier qu'elle est bien en règle. Les institutions financières, les organismes publics ou les partenaires le demandent régulièrement.
Les autres professionnels, quant à eux, peuvent aussi se procurer l'extrait Kbis d'une entreprise tierce. Ils s'en servent habituellement pour s'assurer de l'existence juridique de leurs partenaires.
Toutefois, les éléments présents sur le Kbis peuvent aussi leur permettre de réaliser des études de solvabilité, de commander des analyses financières ou d'obtenir le bilan ou une copie des comptes annuels d'une autre entreprise, par exemple, pour :
- s'assurer que leur client est bien solvable, lorsqu'il s'agit de transactions en B2B ;
- analyser la santé financière d'un futur partenaire ;
- étudier la concurrence sur le marché.
Ouvrir un compte en banque professionnel et obtenir des financements
Le Kbis sert également à ouvrir un compte en banque professionnel. La plupart du temps, les banques le demandent aux entrepreneurs souhaitant effectuer une telle démarche dans leur établissement.
De la même manière, il s'agit d'un document régulièrement sollicité lorsqu'un professionnel souhaite obtenir des financements dans un établissement bancaire.
Obtenir des aides publiques
Suivant leur situation, les entrepreneurs peuvent demander des aides publiques, qu'elles soient :
- financières (comme un prêt, une subvention) ;
- techniques (comme un accompagnement) ;
- fiscales ou sociales (comme des déductions ou des exonérations, entre autres).
Ces aides se demandent auprès d'organismes publics au sens strict ou auprès d'organismes privés chargés de les attribuer. Très souvent, l'attribution de ces dernières se fait sur dossier et ce dossier doit contenir un Kbis récent.
Acheter des produits ou services pour sa compagnie
Ensuite, le Kbis sert lors de l'achat de biens ou de services pour sa compagnie. Il n'est effectivement pas rare que les fournisseurs le demande. C'est une manière, pour eux, de s'assurer de la bonne santé financière de l'entreprise avec qui ils collaborent et ainsi, qu'elle pourra payer son dû. Par ailleurs, les renseignements contenus dans l'extrait peuvent aussi leur servir à émettre les factures.
Participer à un appel d'offres
Enfin, le Kbis est fréquemment demandé lors de la participation à un appel d'offres. Pour gagner ces concours, il faut généralement monter un dossier et cet extrait fait habituellement partie des pièces à fournir.
L'extrait permet alors à l'organisme qui a émis l'appel d'offres de s'assurer que les entreprises qui y participent existent juridiquement, mais aussi de savoir si elles font l'objet d'une procédure collective. Cette mention apparait en effet sur le Kbis.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Obtenir l'extrait Kbis de sa propre entreprise
Il est bien sûr possible pour une entreprise d'obtenir son propre extrait Kbis. Dans ce cas, la démarche est gratuite.
Pour ce faire, le dirigeant de l'entreprise ou son représentant légal devra se rendre sur le site Monidenum. Il faudra qu'il y crée un compte utilisateur. Il pourra ensuite télécharger gratuitement l'extrait Kbis de son entreprise.
Quant au tout premier extrait Kbis de l'entreprise, il est délivré directement par le greffe du tribunal de commerce suite à l'immatriculation de l'entreprise au RCS. La réception s'effectue par courrier sous 10 à 15 jours.
Obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise tierce
Le Kbis étant un document public, tout un chacun peut y avoir accès. Dès lors, il existe différentes façons d'obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise tierce :
- en faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce. Il faudra s'adresser au tribunal de commerce du siège de l'entreprise tierce. L'intéressé pourra alors recevoir le Kbis de ladite entreprise par courrier ;
- passer par des sites internet spécialisés dans la data des entreprises. Sur ces plateformes, l'intéressé pourra directement télécharger le Kbis d'une entreprise tierce.
À la différence de l'obtention de son propre Kbis, la démarche pour obtenir le Kbis d'une entreprise tierce n'est pas gratuite, et ce, que la demande se fasse au greffe du tribunal de commerce ou sur un site internet spécialisé. De plus, les tarifs varient suivant les modalités et les fournisseurs.