Certains actes courants et exceptionnels de la vie des sociétés doivent être enregistrés au registre du commerce et des sociétés (RCS). La réalisation de ces démarches est souvent source de complication pour l'expert-comptable.
Quelles solutions a-t-il à sa disposition pour se faciliter la tâche et même, s'assurer en amont, que toutes les formalités légales seront bien enregistrées ?
D'après une étude [1] du Conseil supérieur de l'Ordre parue en 2020, 89% des cabinets d'expertise comptable proposent à leurs clients la réalisation de leurs formalités juridiques. 30% des cabinets déclarent avoir recours à la sous-traitance, et parmi ceux-ci, 29% sous-traitent la mission juridique. On peut donc estimer à près de 9% la part des cabinets qui externalisent cette mission.
Quels intérêts à externaliser les formalités légales ?
Certaines formalités légales sont réputées complexes car elles génèrent une multitude d'étapes obligatoires pour valider l'enregistrement. Le risque d'erreurs ou d'omissions est alors important. Ce risque concerne également les opérations plus courantes, réputées plus simples. Même si les experts-comptables disposent des bonnes informations juridiques, ils n'ont pas nécessairement les compétences en interne pour savoir si le document envoyé au tribunal est exempté d'erreurs.
Parmi les principaux points de vigilance s'agissant des formalités, les formalistes de LegalVision ont identifié :
- certains actes non signés ;
- des entêtes non à jour suite à des modifications (procès-verbaux, statuts) ;
- le changement des adresses personnelles des dirigeants ;
- les mentions obligatoires dans les annonces légales (notamment dans le cadre d'un transfert de siège hors ressort de greffe), différent selon la forme juridique de la société ;
- des pièces d'identités qui ne sont plus valides ;
- les justificatifs des locaux doivent être datés impérativement de moins de 3 mois sinon le greffe opposera un rejet.
Il existe également certaines spécificités en matière de formalisme en fonction des tribunaux. Les experts-comptables peuvent les ignorer mais les spécialistes les connaissent généralement (par exemple, la signature électronique n'est pas encore acceptée par tous les greffes).
Les délais de réponse varient également très fortement d'un greffe à l'autre ce qui peut rendre obsolète une formalité.
En externalisant la réalisation de ces formalités légales à un prestataire comme LegalVision, l'expert-comptable va se sécuriser et gagner du temps.
Un option adaptée aux besoins réels des cabinets et de leurs clients
Les offres d'éditeurs traditionnels pour accompagner les experts-comptables dans la rédaction d'actes juridiques sont nombreuses. Mais elles présentent généralement deux inconvénients majeurs :
- elles fournissent une aide à la rédaction d'actes juridiques et éventuellement une documentation juridique adaptée, mais elles n'accompagnent pas le professionnel jusqu'à l'enregistrement de l'acte. Or, lorsqu'un expert-comptable est chargé par son client de réaliser ses formalités juridiques, la rédaction de l'acte n'est qu'une première étape, la finalité de la mission étant l'enregistrement ;
- les offres des éditeurs traditionnels représentent un co»t important pour le cabinet car elles sont la contrepartie d'un libre accès à un nombre très important de modèles d'actes, mais pas forcément utiles à l'expert-comptable. De plus, l'expert-comptable n'a pas la possibilité de moduler ces offres en fonction des besoins réels et actuels de ses clients.
En externalisant la réalisation des formalités légales, l'expert-comptable peut optimiser le co»t des formalités en choisissant uniquement celles qui l'intéresse.
Une option qui permet de gagner du temps
La réalisation des formalités légales et leur suivi auprès des greffes prennent souvent du temps à l'expert-comptable et à ses collaborateurs. En cas de rejet du dépôt des formalités par le greffe, cela prend encore plus de temps. Il faut d'abord attendre la notification de ce rejet et ensuite procéder de nouveau au dépôt, en espérant que cette fois-ci il n'y ait pas de problème.
Chez LegalVision, une équipe de formalistes séniors expérimentés, en lien quotidien avec les greffes, réalise l'enregistrement des formalités légales en 48h, pour le compte de l'expert-comptable. Pour les situations urgentes, il est possible de réaliser cette prestation en 4 heures.
De surcroît, le retour du greffe est à la charge du prestataire. L'expert-comptable et ses collaborateurs n'ont pas à s'en soucier.
Ils peuvent mettre à profit ce gain de temps en se consacrant à leur c«ur de métier : la tenue des comptes et le conseil aux clients.
Le rejet du dépôt n'est plus de la seule responsabilité du cabinet
En choisissant d'externaliser les formalités juridiques, l'enregistrement des formalités légales du client n'est plus de la seule responsabilité de l'expert-comptable.Si l'expert-comptable fournit des informations erronées ou manquantes, il est immédiatement informé du risque de rejet. Il a alors la possibilité d'autoriser la modification en son nom.
LegalVision s'engage à une obligation de résultat. Le cabinet n'a plus à assurer le suivi des dépôts avec les greffes, il a l'assurance que les formalités légales seront bien enregistrées.
[1] « Activité et gestion des cabinets d'expertise comptable », édition 2020