Le digital bouleverse sans cesse nos habitudes et usages. Même les plus intemporels des métiers sont concernés par ces changements. C'est le cas des comptables, qui conservent une image souvent loin de la réalité du monde virtuel dans lequel le monde professionnel évolue. Plus que jamais, les cabinets d'expertise comptable doivent relever de nouveaux défis dans la transformation digitale de leur cabinet.
Et si la digitalisation était l'occasion pour l'expert-comptable, de renforcer votre rôle de conseiller principal des entreprises ?
Pourquoi se digitaliser ?
Le rôle d'un expert-comptable est avant tout d'accompagner ses clients dans la gestion de leur entreprise, tout au long de ses différentes phases de croissance. Il a une grande connaissance des entreprises dont il s'occupe. Les différentes situations qu'il rencontre et sa proximité avec le dirigeant font de lui un partenaire privilégié de l'entreprise.
Malheureusement, la saisie comptable dont il est également responsable, représente une trop grande partie de son activité. En plus d'être un processus chronophage, elle entraîne de nombreuses tensions dans la relation entre dirigeant et expert-comptable.
Selon Thomas Bourgeois, PDG de Dhatim, un éditeur de solutions de Cloud, « la saisie manuelle des éléments comptables dans la comptabilité compte pour plus de 50% du temps ».
Enfin, elle est source d'un grand nombre d'erreurs, qui peut entraîner un réel danger pour l'entreprise si celle-ci s'avère inexacte ou incomplète.
En analysant le modèle financier des entreprises les plus performantes du monde, nous remarquons que celles-ci ne réalisent manuellement que 10% de leurs écritures comptables. Ainsi, elles réduisent considérablement le temps de traitement de la saisie comptable et les potentielles erreurs associées.
Ainsi, digitaliser son cabinet comptable revient à gagner un temps considérable en réduisant les tâches à faible valeur ajoutée. A contrario, d'autres missions à plus forte valeur ajoutée ne seront jamais remplacées par des robots, comme le conseil, relevant de réflexions humaines et d'expertise sur l'environnement économique de l'entreprise.
C'est donc sur ces tâches que le comptable doit concentrer le futur de son activité.
Comment réussir sa digitalisation ?
La digitalisation des cabinets d'expertise-comptable s'accompagne bien souvent de nombreuses réflexions et craintes, comme la peur de ne pas savoir intégrer les outils dans son utilisation quotidienne, ne pas savoir les utiliser correctement, ne pas réussir à convaincre ses collaborateurs, etc. Afin de réussir au mieux sa digitalisation, il est important de s'affranchir de ces potentiels freins. De nombreux organismes d'aide existent et permettent d'accompagner au mieux les cabinets dans leur transformation digitale, à l'image de BPI France.
Les experts-comptables bénéficient de la confiance des entreprises dans de nombreux domaines et notamment dans leur transformation digitale. Bulletins de paie, documents RH, factures au format numérique, les entreprises voient en leur cabinet comptable un référent dans l'implémentation des outils digitaux de pilotage d'entreprise.
Élaborez une vue d'ensemble de vos besoins
Il s'agit là de l'étape la plus importante dans votre processus de digitalisation. Tout d'abord, vous devez accepter vous-même ainsi que l'ensemble de vos collaborateurs qu'un processus de transformation de vos habitudes de travail est en cours.
Faites un état des lieux de la situation et n'envisagez pas les outils digitaux comme un changement radical, mais comme une aide complémentaire à vos processus actuels. En revanche, vos processus actuels sont souvent obsolètes d'eux-mêmes et méritent d'être révisés pour une meilleure optimisation.
Procédez étape par étape
La digitalisation est un processus qui peut prendre du temps. Il est donc essentiel de programmer vos actions sur du long terme et se fixer une ligne directive, tout en priorisant vos actions.
Commencez donc par dresser une liste des tâches que vous souhaitez digitaliser dans votre activité et dans celle de vos collaborateurs, en partant de votre situation actuelle, jusqu'à votre but final.
Nous vous conseillons également d'échanger au maximum avec vos collaborateurs, vos clients ou toute autre personne susceptible de vous apporter une expertise et un regard externe sur la situation.
Entourez-vous des bons partenaires
Votre cabinet comptable est constitué d'un portefeuille de clients plus ou moins désireux de bénéficier de cette digitalisation. En général, les petites entreprises ou les startups vous pousseront vers ce changement, tandis que les plus gros comptes, bénéficiant d'un service financier dédié, auront plus de réticences à mettre en place tous ces changements.
Concentrez-vous sur les clients enclins à la digitalisation lors du changement. Ils seront plus patients, plus compréhensifs et vous apporteront même leur expertise dans la prise en main des outils digitaux.
La digitalisation de votre activité permettra de renforcer les liens que vous entretenez avec vos clients autour de ce projet. N'hésitez pas à partager leurs retours positifs sur cette nouvelle utilisation afin d'apporter une assurance et un témoignage auprès du reste de vos clients plus réticents.
Quels outils numériques choisir ?
La phase de numérisation du cabinet comptable s'accompagne par un choix stratégique des outils digitaux.
De nombreux acteurs sont présents sur le marché, tous spécialisés dans certaines fonctionnalités de la comptabilité. Aujourd'hui, l'outil le plus simple d'utilisation, complet et collaboratif est iPaidThat. A elle seule, cette plateforme permet plusieurs choses.
La collecte automatique et la numérisation des factures
iPaidThat collecte automatiquement les factures reçues via tous les canaux d'acquisition disponibles : boîtes mails personnelles ou professionnelles, espaces clients ou encore numérisation des factures papiers grâce à l'application mobile et le scanner dédié. Grâce à des algorithmes utilisant l'intelligence artificielle, différents mots clés sont détectés et les factures rattachées aux mails sont automatiquement importées.
Enfin, la plateforme propose également une application mobile pour notes de frais, afin de dématérialiser les factures papiers et les tickets de paiement.
Le rapprochement bancaire
Grâce à une comparaison en direct des factures importées et des transactions bancaires, iPaidThat vérifie à votre place les différences de montants potentielles. La plateforme vous notifie en cas de facture manquante pour assurer un suivi de la santé financière de l'entreprise en temps réel.
La vision 360° de votre activité
Grâce à l'élaboration de tableaux de bords, iPaidthat donne au dirigeant d'entreprise et à son comptable une vision réelle de la santé financière de l'entreprise.
Pensez à digitaliser votre gestion administrative !
La digitalisation de votre cabinet comptable peut également sortir de votre coeur d'activité et permettre une optimisation de votre temps de travail. Honoraires, prestations, données papiers, dossiers clients, gestion des ressources humaines, pensez à digitaliser les tâches annexes de votre activité, à l'image de Payfit, Alan ou encore Lunchr.
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