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L'expert-comptable doit utiliser les nouveaux outils pour s'adapter au client

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Réussir la transition numérique du cabinet : retours d'expérience

« Il n'y a pas de logiciel idéal. » « Stop aux idées placard. » « Le numérique, c'est 70% de culture et 30% de technique. » C'est par ces trois idées que Virginie Roitman Descamps et Fabrice Heuvrard, tous deux experts-comptables et commissaires aux comptes, commencent cette conférence des universités d'été, dédiée aux nouveaux outils du numérique.

Ces outils sont nombreux.

Si 95% des clients font confiance à leur expert-comptable, 68% des clients qui partent, le font à cause de l'indifférence du professionnel qui s'occupe de leur dossier.

Le cabinet doit effectuer sa transition numérique mais pas n'importe comment. Imposer ses idées aux clients et aux collaborateurs n'est pas une solution. Acheter simplement un logiciel sans savoir pourquoi n'en est pas une non plus.

L'outil idéal est celui qui permettrait à la fois de répondre aux obligations légales et réglementaires, et de satisfaire les demandes des clients. A ce jour, cet outil n'existe pas, ce qui oblige souvent les cabinets à utiliser plusieurs outils.

La question qui se pose alors est celle de leur compatibilité. Tous ne produisent pas de FEC qui présente pourtant l'avantage d'être un format universel.

 

Le cabinet doit construire sa stratégie avant de choisir un outil

La transformation digitale ne peut se faire sans une stratégie. Acheter un nouveau logiciel ne suffit pas. Lorsque l'essentiel de la clientèle n'est pas composée de «digital natives », la stratégie du cabinet doit alors s'inscrire dans un double objectif :

  • les gains de productivité qui peuvent atteindre les 30% ;
  • l'image numérique du cabinet.

« Lancer un plan de digitalisation ne se fait pas en un an mais plutôt à moyen terme » ajoute Fabrice Heuvrard, expert-comptable.

Il faut « détecter parmi les collaborateurs, ceux qui sont motivés par cette évolution, détecter leurs sensibilités ».

Parce qu'avant de vouloir imposer de nouveaux outils, il faut d'abord former les collaborateurs et les clients, pour s'adapter aux besoins de ces derniers et ne pas faire autre chose que ce qu'ils attendent.

Le cabinet doit pouvoir justifier ses choix en matière d'outils et être convaincant.

« Une annonce en grandes pompes n'est pas la solution, elle risque de démotiver les collaborateurs et de faire partir certains clients » poursuit Virginie Roitman.

Il faut « commencer par segmenter les clients, repérer ceux qui peuvent aller vers ces nouveaux outils ».

 

Les choix du cabinet seront guidés par les besoins des clients

A ce jour, il n'existe pas de logiciel qui aurait toutes les fonctionnalités et s'adapterait à tous les clients. Aux États-Unis, les cabinets se spécialisent et communiquent sur leur spécialisation. Tel cabinet n'a que des boulangeries, tel autre cabinet ne s'occupe que des entreprises du bâtiment.

Les experts-comptables français pourront bientôt déclarer leurs compétences spécialisées, sectorielles ou techniques mais le choix de leurs outils dépend tout de même de leur clientèle, parce que les outils ne s'adressent qu'à une catégorie de clientèle.

Ainsi, les plateformes sont adaptées à des clients qui ont un maximum de 10-15 salariés. Les logiciels de facturation se spécialisent.

A terme, la facturation électronique aura aussi un impact sur le choix des outils.

Pour Fabrice Heuvrard, « la transformation numérique commence par le suivi d'un certain nombre d'indicateurs dont le taux d'automatisation des écritures bancaires (sans ressaisie) par dossier du cabinet ou le nombre de dossiers automatisés par rapport à tous les dossiers du cabinet ». Les éditeurs de logiciels proposent parfois ce type d'indicateurs dans les dossiers.

Petite liste non exhaustive des éditeurs



Le cabinet qui choisit un outil doit donc savoir pourquoi il choisit cet outil et pour quels clients. A titre d'exemple, certains outils collaboratifs permettent la comptabilité d'engagement et la comptabilité de trésorerie, d'autres sont limités à la comptabilité de trésorerie.

Pour que le projet soit un succès, les gains de productivité doivent permettre la restitution d'informations au client

Si les nouveaux outils doivent permettre des gains de productivité, il ne s'agit pas de diminuer les honoraires. Le but d'un projet de transition numérique est de sortir de la réglementation pour être plus utile au client.

Les collaborateurs doivent se tourner davantage vers le contrôle de gestion. La restitution ne doit plus se faire uniquement sous forme de documents tels que le bilan ou la liasse fiscale, peu utiles au client.

Les outils comme le bilan imagé (RCA), quadradiapo et des éditeurs comme MycompanyFiles ou Knowings permettent de restituer des chiffres bien plus agréables à lire.

Donner des chiffres, c'est bien, les expliquer au client et lui en montrer l'intérêt, c'est mieux. La restitution permettra au cabinet d'aller davantage vers le conseil. Cette restitution peut prendre des formes très diverses.

Si Virginie Roitman a abandonné les tableaux de bord pour différentes raisons, elle « n'abandonne pas le droit social et les ressources humaines qui lui permettent de mettre en œuvre la stratégie qu'elle s'est fixée ».

Les facteurs clés de succès d'un projet de transition numérique du cabinet

1/ Définir sa stratégie

2/ Avoir un collaborateur motivé, responsable du projet

3/ Procéder à un déploiement progressif

4/ Choisir un outil simple d'usage

5 / Former le client

6/ Lui restituer de l'information en échange

7/ Avoir une facturation claire

« La transition numérique des cabinets n'est pas simple et peut sembler stressante avec de nouveaux outils qui ne s'adressent pas aux experts-comptables et des concurrents qui prennent des parts de marchés » conclut Fabrice Heuvrard.

« Les cabinets doivent pourtant y aller, sans se précipiter sur les nouveaux outils. Parce que la transformation digitale, est d'abord une question d'organisation et de stratégie ».

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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