Avec leur expérience, les formalistes ont identifié des erreurs ou des oublis récurrents lors de la réalisation, par les experts-comptables, des formalités légales. Ils peuvent occasionner des retards dans l'enregistrement des formalités, voire même être à l'origine d'un rejet du dossier. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour les éviter ?
Renseigner le régime d'imposition de la société au moment de l'immatriculation
Fréquemment, l'expert-comptable oublie de renseigner le régime d'imposition de la société qu'il souhaite immatriculer. Dans cette situation, il est possible de cocher la case « 3 mois pour opter », mais le dirigeant sera ensuite relancé à plusieurs reprises afin de connaître son choix. Il faut donc penser à bien indiquer dans le Cerfa le régime d'imposition souhaité.
Afin d'être certain que le régime d'imposition soit bien connu au moment de l'immatriculation, les formalistes de LegalVision conseillent à l'expert-comptable de l'indiquer directement dans les statuts de la société. Cela sera utile lors de la transmission du dossier par le formaliste au greffe du Tribunal de commerce.
D'autant plus que ce choix de régime d'imposition est discuté en amont entre le client et son expert-comptable dans le cadre de sa mission de conseil.
Renseigner toutes les mentions obligatoires lors de la rédaction des annonces légales
L'expert-comptable omet fréquemment de renseigner certaines mentions obligatoires lors de la rédaction des annonces légales (transferts de sièges sociaux, nom du gérant ou du président,...). Les formalistes de LegalVision ont la possibilité de faire un rectificatif par la suite mais cela n'est pas l'idéal.
Il est donc important que l'expert-comptable s'assure au préalable d'avoir bien renseigné toutes les mentions obligatoires.
Renseigner uniquement l'objet principal de la société lors de la demande de K-bis
Le champ pour renseigner l'objet social de la société est limité, en raison d'une contrainte technique, à 500 caractères maximum.
L'expert-comptable doit donc renseigner uniquement l'objet principal de la société. Un objet social trop long peut être bloquant pour certains greffes.
Il est possible de faire une liasse complémentaire ou d'indiquer en observation les objets complémentaires de la société.
Autres petites erreurs ou oublis fréquents à éviter
Les formalistes de LegalVision observent régulièrement ces autres erreurs ou omissions qui peuvent avoir des conséquences importantes pour l'enregistrement de l'acte :
- des actes non signés ou non datés ;
- des pièces d'identité non conformes (illisibles, date de validité expirée,...) ;
- des déclarations de non condamnation ou de non filiation pas communiquées.
Dans ces cas-là, le dossier ne pourra pas partir en temps et en heure.
Afin d'éviter ces oublis et ces inexactitudes, il peut être utile de recourir aux services des formalistes professionnels de LegalVision. Ils ont justement pour mission de vérifier tous ces points à la place de l'expert-comptable, et de s'assurer que la formalité légale est dûment complétée. La plateforme de LegalVision permet une génération simple et conforme des formalités. L'expert-comptable s'assure de la complétude et de l'exactitude des informations mentionnées dans son dossier. Ainsi, il pourra être traité dans un délai de 24h.
Enfin, il convient de préciser que la généralisation du guichet unique électronique des formalités des entreprises (GEFE), au 1er janvier 2023, n'empêchera pas les rejets des dépôts pour ce type d'erreurs. En effet, les services de l'INPI s'assureront uniquement que toutes les pièces demandées sont bien dans le dossier. Ils n'auront pas vocation à vérifier la conformité de ces pièces.