KPMG

Erreur de saisie comptable

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Ecrit le : 17/12/2008 16:59 par Kristel27
Bonjour,

Je suis inscrite sur le forum depuis plusieurs mois et je tiens à dire que j'y ai toujours trouvées les solutions à mes petits soucis quotidiens.

J'ai repris la comptabilité de la PME de mon conjoint depuis janvier dernier, elle était jusque là tenue par un cabinet comptable.

Les comptes clients n'étant pas soldées depuis plusieurs années, j'ai entrepris de tout régulariser pour cet exercice.

Mon soucis concerne des factures et avoirs client non saisie ou saisie à tors (documents inexistants dans le logiciel de facturation et pas de documents supprimés) ou en double ; les sommes vont de 300,00 à 2000,00 euros.

Comment dois-je procéder et surtout dans quel journal saisir les écritures.
Comme je l'ai lu dans un sujet similaire mais qui ne répondait pas à mes interrogations, qu'elles sont les incidences auprès des services fiscaux ?

Merci de votre aide, je suis vraiment ambarassée.

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KRISTEL

Re: Erreur de saisie comptable

Ecrit le : 17/12/2008 18:25 par Claudusaix
Bonsoir,

Comme tout compte, le solde des comptes clients doivent être justifié. Cela signifie que vous devez être en mesure d'indiquer pour chacun des mouvements du compte la ou les raisons qui ont conduit à cette écriture.

Et par conséquence, toute écriture de régularisation suppose une justification que vous pourrez indiquer à l'administration fiscale si nécessaire. Mais, je le répète, cela doit être valable pour tous les comptes. Une écriture comptable repose sur une pièce comptable externe et/ou interne.

C'est ainsi que les provisions pour dépréciation des comptes clients reposent sur des informations fiables (litige prouvé par des courriers du client et/ou des procédures juridiques ; redressement ou liquidation judiciaire avec des courriers échangés avec les mandataires judiciaire). C'est d'ailleurs pour cela que les commissaires aux comptes sont amenés avec une circularisation des tiers (clients, fournisseurs, assureurs, banque, ...) pour justifier des soldes (principe de la partie double et de la réciprocité des comptes).

Ainsi, pour les TVA sur les débits, il faut que vous obteniez des mandataires judiciaires, un certificat d'irrécouvrabilité pour passer en créance irrécouvrable et récupérer la TVA collectée avancée au moment de l'exigibilité.

Ainsi, vous devrez envoyer à vos clients pour toutes opérations impayées après avoir effectué toutes les démarches nécessaires au recouvrement (mise en demeure, huissier, etc) un duplicata de la facture initiale surchargé de la mention suivante : « Facture demeurée impayée pour la somme de … ¤ (prix net) et pour la somme de … ¤ (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction » [CGI art. 272].

Ainsi, vous devrez envoyer à vos clients pour toutes opérations annulées ou résiliées un avoir avec toutes les implications que cela concerne en matière de TVA.

Bref, vous aurez compris, il y a plusieurs cas qui entraînent des solutions différentes tant en matière juridique, comptable et fiscale.

Cordialement,

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Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 

Re: Erreur de saisie comptable

Ecrit le : 17/12/2008 18:41 par Kristel27
Je comprends bien la nécessité de justifier toutes les écritures face à l'administration fiscale.
Pour ce qui me concerne ce sont des erreurs de saisie dues au cabinet comptable (informations insuffisante ?....) j'ai à l'appuie les journaux des ventes des quatre années concernées, j'ai tout photocopié pour justifier les écritures qui seront passées, un document interne annexé pour chaque écriture.

par exemple une facture annulée par un avoir, mais l'avoir n'a pas été saisi. Je suis sur ebp, je ne peux pas refaire l'avoir. et si je dois le saisir maintenant, dois-je le faire dans le journal des ventes ou dans celui des OD ?

Autre exemple : une même facture saisie deux fois, 1ère fois dans un mauvais compte client, la deuxième en compte divers pour justifier un règlement. Ou encore une facture saisie deux fois dans un compte client et dans le compte divers.

un troisième pour finir deux factures pour le même client saisies deux fois mais avec des numéro de facture différent, je pense qu'il faut que je fasse des avoirs tout simplement même si ces factures remontent à quatre ans.

Merci de vote compréhension, je suis un perdue

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KRISTEL

Re: Erreur de saisie comptable

Ecrit le : 17/12/2008 19:30 par Claudusaix
Bonsoir,

Je ne connais pas exactement votre dossier et je me trompez dans mes dires. Cependant, je serais tenté de dire ceci :

  • toutes écritures de régularisation est à faire en journal des opérations diverses (OD). Ceci va de soi que ces écritures s'appuyent sur des pièces justificatives internes comme par exemple, comme je le fais à la clôture de chaque exercice, sur un bloc audit avec en première partie, la description des faits et en seconde partie, l'écriture qui en découle.


  • Pour toutes factures annulées, je ferais une photocopie de la dite facture et apposerait la formule indiquée dans mon précédent message. Cette photocopie de facture, je l'agraferais avec mon feuillet provenant du bloc audit que je classerais dans un classeur spécial OD.


  • Enfin, je ferais un tableau récapitulatif sous Excel de tous les clients qui seront mis en clients douteux où j'indiquerais les provisions que j'aurais passé. Ce tableau sera agrafé à mon feuillet provenant du bloc audit


Ainsi, en cas de contrôle, vous aurez sous les yeux, les arguments qui vous ont conduits à passer les écritures.

Espérant avoir été clair, ce qui n'est pas facile lorsque l'on ne connait pas le dossier. C'est pourquoi, je ne peux que vous conseillez de prendre un expert-comptable si vous buttez sur un tel point.

Cordialement,

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Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 

Re: Erreur de saisie comptable

Ecrit le : 18/12/2008 12:45 par Kristel27
Merci pour tous ces éclaircissements je vais pouvoir me mettre au travail.


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KRISTEL
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