Entrepreneurs, apprenez à augmenter votre productivité

Votre temps est précieux, chaque minute de votre journée compte et vous avez l'impression de courir après le temps qui passe trop vite. Vous n'êtes pas seul dans cette situation, rassurez-vous ! Il faut commencer par se concentrer sur les mauvaises habitudes prises dans la journée afin de les corriger et augmenter votre efficience.

Voici quelques pistes à explorer pour ralentir le rythme, mieux vous organiser et optimiser votre temps.

Organisez votre agenda

Afin d'être efficace, il est déjà primordial que vos journées soient organisées à l'avance. Pour cela, vous pouvez bloquer des plages horaires pour des tâches ou des activités spécifiques.

En ce qui concerne les réunions, vous pouvez les prévoir le matin car cela vous fera moins perdre de temps au cours de votre journée.

Vous ne devez pas prévoir plus de 4 à 5 heures de travail par jour. Vous aurez obligatoirement des imprévus qui viendront combler et charger le reste de votre journée.

Chaque soir, afin de gagner du temps, vous pouvez penser à votre journée du lendemain et réfléchir à son déroulement.

Dans le meilleur des cas, vous pouvez même tenter d'organiser votre agenda une semaine à l'avance en notant les tâches à effectuer ou les rendez-vous à prévoir.

Essayer de prioriser

Il est évident que chaque chose ou chaque événement est prioritaire, mais vous devez tout de même les classer par importance. Pour cela, il vous suffit de choisir vos principaux objectifs et perdre moins de temps sur les objectifs secondaires. Cela ne veut pas dire que vous n'allez pas les traiter, mais vous n'allez pas les traiter de la même manière et vous y consacrerez moins de temps.

Ensuite, vous pouvez classer ce qui est à faire dans la journée ou la semaine d'après en fonction de ce qui relève de l'urgence.

Afin de ne rien oublier et perdre du temps à rechercher vos idées ou les choses à faire en urgence, il est conseillé de prendre des notes. Attention, vous devez bien vous structurer et ne pas poser des post-it de partout, cela n'est pas une méthode pour améliorer votre productivité et travailler par priorité !

Il existe de nombreux outils et de multiples méthodes pour vous aider à prioriser les choses importantes, comme la matrice d'Eisenhower par exemple. L'objectif de la matrice d'Eisenhower est de travailler non pas plus péniblement, mais plus intelligemment. Elle consiste à distinguer les notions d'urgence et d'importance, souvent confondues, afin de déterminer au mieux les priorités. On effectue ainsi un tri qui permet d'identifier les tâches dont on peut se débarrasser et celles qui ne peuvent pas attendre.

Ne vous laissez pas distraire

Une journée est faite de distractions potentielles. Une des plus courantes est la consultation de Facebook ou d'autres réseaux sociaux. Soyez brefs et allez consulter vos réseaux sociaux sur vos moments privés sinon vous allez prendre/perdre du temps.

Autre point noir de la productivité, votre smartphone et toutes les applications qui s'y trouvent. Si vous vous reconnaissez dans cette addiction, il est peut-être temps de vous en passer.

Afin de vous aider à ne pas être tenté, vous pouvez enlever toutes les notifications, c'est une bonne piste !

C'est bien connu, le téléphone pollue la journée au travail. Une journée remplie d'appels et vous vous dites que vous n'avez rien fait, vous avez la sensation de ne pas avoir avancé. Il est préférable de limiter les appels téléphoniques sauf si cela devient obligatoire.

Toutes ces distractions ne font que retarder ce que vous avez à faire et cela vient s'incrémenter dans votre mémoire.

Restez concentré

Vous ne pouvez pas travailler sans discontinuité une journée complète et conserver votre efficacité. Pour cela, vous devez régulièrement vous vider la tête pour conserver votre concentration.

Il est conseillé de mettre en place des périodes d'activité courtes mais intenses. Vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro par exemple. Elle consiste à minuter une période de 25 minutes qui sera considérée comme une période de travail. Chaque période de travail doit être entrecoupée par de courtes pauses.

Pour bien travailler, vous devez bien vous connaître. Pour gagner en productivité, vous pouvez déterminer votre heure de concentration maximale et l'exploiter.

Enfin, une bonne prise de note de ce que vous avez à faire vous permet de ne pas revenir sur un dossier car vous ne l'avez pas traité dans sa globalité et de rester concentré jusqu'au bout de vos tâches.

Faites des pauses

Comme nous venons de l'indiquer, la méthode Pomodoro permet de faire des courtes pauses entre chaque période de travail. A la suite d'une période de concentration, il est conseillé de se reposer l'esprit.

Pour cela, vous pouvez faire des pauses régulières de 10 à 15 minutes dans la journée. Ce n'est pas la peine de faire une pause moins longue, elle serait insuffisante pour bien récupérer.

Une bonne coupure pour la pause déjeuner vous aidera également à bien repartir pour l'après-midi et retrouver un esprit reposé et efficace.

Enfin, comme tout entrepreneur, vous ne comptez pas vos heures de travail. Toutefois, vous devez conserver votre équilibre avec votre vie familiale et profiter de vos soirées et week-end pour bien décompresser.

Tentez de déléguer

Ce thème est récurrent, autant pour les entrepreneurs que dans les PME ou les grandes entreprises. Il est toujours plus simple et rapide de le faire soi-même que perdre du temps à l'expliquer à une autre personne.

Et bien non ! Il est préférable de demander de l'aide lorsque vous passez trop de temps sur une tâche et que vous n'arrivez pas à vous en sortir. Parfois, nous bloquons sur des choses simples que notre cerveau ne voit pas car le temps imparti est trop long.

D'autre part, vous ne pourrez pas tout faire dans une journée. Si vous avez la possibilité, ne conservez pas tous les rendez-vous ou les tâches à effectuer pour vous si vous savez que vous ne pourrez pas tout traiter. Il faut apprendre à déléguer...