Entendu en cabinet : 5 idées reçues sur les outils collaboratifs

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Alors que le collaboratif est sans aucun doute l'avenir de la profession, seulement 4,5 % des cabinets d'expertise-comptable interrogés par Cegid en 2019 1 proposaient un outil de comptabilité collaborative en ligne à tous leurs clients.

Sandra Schmidt, de Compta Online, l'écrivait dans un article rédigé pour le 75e Congrès de l'Ordre des Experts-Comptables 2 : « Pour mieux répondre aux attentes de ses clients, l'expert-comptable doit être présent dans le cloud et proposer une plateforme unique de partage d'informations en temps réel. Il devient ainsi un stratège de l'entreprise ».

Mais malgré l'évolution évidente des pratiques et des outils, les résistances sont encore bien présentes dans les cabinets. Certains collaborateurs refusent d'adhérer pour diverses raisons qui viennent bien souvent d'idées reçues. En voici 5 sur les outils collaboratifs qui empêchent votre cabinet d'avancer.

 

« Je ne vais pas enlever toutes les agrafes de mes dossiers pour passer à la dématérialisation »

Vos collaborateurs ont peur de passer à de nouveaux outils ? Leurs habitudes sont bien installées et ils pensent que leur manière de travailler est idéale ? Remettre en question des années de réflexion sur ses procédures de travail peut être une démarche difficile à accepter. Votre rôle sera donc d'être pédagogue et rassurant lors du passage au travail collaboratif. Avec les bons arguments, des démonstrations concrètes et un peu de temps, vous finirez par les convaincre. Commencez par leur parler des nombreux bénéfices qu'ils peuvent tirer de la dématérialisation.

Elle leur permet par exemple de récupérer très rapidement l'ensemble des pièces comptables de leurs clients, de les traiter avec plus d'efficacité grâce à la reconnaissance optique de caractères. La ressaisie des données étant devenue inutile, ils peuvent se consacrer à des missions plus intéressantes et plus valorisantes comme le conseil par exemple. Qui pourrait résister à de tels avantages ?

 

« Je ne vais pas demander les identifiants de connexion de mes clients pour récupérer leurs factures d'énergie ou de téléphonie »

Pourtant, vos clients aimeraient certainement se décharger de cette tâche chronophage. Chaque mois, ils récupèrent leurs factures récurrentes pour les intégrer à leur comptabilité, soit depuis leur boîte mail, soit directement sur le site de leurs fournisseurs : loyer, électricité, matières premières, etc. Ces actions leur prennent du temps et ne produisent aucun chiffre d'affaires.

Avec l'aide d'outils collecteurs qui réalisent de manière automatique ce type de mission, vous soulagez vos clients d'un poids sans pour autant enfreindre les règles du RGPD. Vous n'avez en effet nul besoin de connaître leurs identifiants pour mettre en place ce type de service. Vos clients programment l'envoi de leurs documents via une solution de dématérialisation qui vous est accessible avec vos propres codes d'identification. Alors, prêt à vous lancer dans la récupération de factures ?

 

« Je perds moins de temps à passer mes écritures comme d'habitude plutôt qu'à scanner les documents »

Ah ! Les idées reçues ont la vie dure ! Bien s»r, certaines habitudes sont difficiles à changer, mais pour rester dans la course, il est essentiel de bien peser les efforts fournis et les bénéfices gagnés. Dans le cas de la dématérialisation, la balance penche plutôt vers le gain de temps et de productivité.

Tout d'abord, les pièces comptables sont de plus en plus électroniques. Dans très peu de temps, les entrepreneurs ayant à gérer des factures papier seront une minorité. Par ailleurs, les outils de comptabilité collaborative permettent de retrouver les pièces comptables en quelques secondes, en tapant juste quelques mots-clés dans un moteur de recherche puissant.

C'est simple : elles sont déposées directement en ligne par vos clients, traitées automatiquement, reliées à leur écriture comptable et archivées dans les dossiers dédiés. Plus besoin d'aller faire de l'archéologie dans des classeurs trop lourds et mal rangés...

 

« La loi anti-fraude à la TVA ne concerne que les logiciels de caisse pas les logiciels de facturation »

Ne vous fiez pas à cette idée reçue qui pourrait vous co»ter cher ! Ne pas utiliser des outils collaboratifs et passer à côté d'une hausse de productivité est une chose. Ne pas être en conformité avec la loi en est une autre !

Très concrètement, depuis le 1er janvier 2020, les TPE et PME qui vendent des produits ou des services aux organismes publics (État, collectivités territoriales et établissement publics) doivent se munir d'un système de caisse ou d'un logiciel de facturation possédant la certification NF203.

Selon l'article 88 de la loi n°2015-1785, si vous ne pouvez pas justifier de l'utilisation d'un tel logiciel, vous risquez 7 500€ d'amende. Sachez également que si vous n'informez pas vos clients sur cette obligation, ils peuvent attaquer votre cabinet en justice pour défaut de conseil. Vous ne le faites pas de manière systématique ? Pensez à revoir votre communication d'urgence !

 

« Je préfère laisser mon client choisir son outil et m'adapter »

Il existe autant d'outils que de clients, ou presque ! Si votre cabinet fait partie de ceux qui s'adaptent à chacun d'entre eux, vous risquez de ne jamais voir décoller votre productivité. Il est normal de vouloir conforter ses clients dans leurs habitudes, d'une part pour les convaincre de travailler avec vous, d'autre part pour passer « aux choses sérieuses » plus rapidement.

Malgré tout, cette méthode est pénalisante à tous les niveaux. Dès le départ de la relation avec votre client, vos collaborateurs perdent du temps à se familiariser avec un nouvel outil de gestion. Par la suite, ils doivent jongler en permanence avec les différentes plateformes, ce qui entraine une baisse de la productivité globale du cabinet.

Proposez plutôt à vos clients d'adopter votre outil afin de standardiser toutes vos procédures et de former avec plus de facilité de nouveaux collaborateurs aux usages. Au final, tout le monde y gagnera du temps, à court et à long terme.

Aujourd'hui, les outils en ligne sont nombreux et permettent à votre cabinet de réinventer la relation client, de gagner en productivité et de moderniser son image. À travers la co-production, la gestion connectée et le co-pilotage, vous sortez des missions traditionnelles de l'expertise-comptable et offrez à vos clients des services à forte valeur ajoutée. Ce qui leur donneront envie de vous rester fidèles... À vous de jouer !

Acteur majeur de la transformation numérique des entreprises, et premier fournisseur de solutions informatiques pour la Profession Comptable, le groupe Cegid propose des services cloud et des logiciels de gestion.