Embaucher des salariés : mode d'emploi - 1ère partie

Article écrit par (20 articles)
Publié le
Modifié le 23/07/2018
15 226 lectures

L'entreprise employeur



Ouverture d'un compte employeur auprès des services de l'URSSAF

La 1e embauche déclenchera automatiquement, via la DPAE, l'ouverture d'un compte employeur auprès des services de l'URSSAF de votre département. Un numéro d'affiliation vous sera attribué et commencera par le numéro de votre département.

La convention collective

C'est l'activité principale de votre entreprise qui déterminera votre convention collective. Votre adhésion à un syndicat professionnel signataire d'un accord de branche peut entraîner l'application particulière de certaines dispositions. N'oubliez pas de communiquer cette information à votre expert-comptable.
Un exemplaire de la convention collective doit être tenu à disposition des salariés (sur demande) au siège de l'entreprise (commande possible sur www.ladocumentationfrancaise.fr ou sur www.juritravail.com)

Les adhésions et affiliations obligatoires ou facultatifs

Affiliation à la caisse de retraite complémentaire

Cette affiliation est obligatoire. La convention collective applicable à votre entreprise peut désigner un organisme en particulier. A défaut, vous pourrez adhérer à la caisse de votre choix.

Affiliation à la caisse de prévoyance

Cette affiliation est de plus en plus souvent obligatoire. La convention collective applicable à votre entreprise indiquera l'obligation d'une prévoyance (pour les cadres, les non cadres, en fonction de l'ancienneté) et pourra éventuellement désigner un organisme obligatoire. Dans ce même cadre, les contrats pour frais de santé conclus au niveau de l'entreprise se généralisent.

Adhésion à un service de Santé au travail

L'implantation géographique de votre entreprise déterminera l'adhésion à un service de Santé au Travail. Il y a plusieurs centres par département.

Les obligations périodiques

Vous devez périodiquement remplir un certain nombre d'obligations déclaratives et de règlements tout le long de l'année selon le calendrier suivant :

  • Tous les mois, à terme fixe : établir les bulletins de paie des salariés et procéder au règlement

  • Tous les mois ou tous les trimestres selon les organismes sociaux : déclarer et payer les charges sociales, les obligations de télé-déclarations et télé-règlements sont généralisées

  • Une fois par an (janvier N+1) : Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiée (DADS-U), Déclaration Nominative Annuelle (DNA) auprès des caisses de retraite complémentaire et de prévoyance, Taxe d'apprentissage et Participation à la formation professionnelle, etc...

  • A chaque mouvement de personnel : affiliation / radiation auprès des caisses de retraite et de prévoyance, déclaration auprès des services de Santé au Travail

Les registres et affichages obligatoires



Les registres obligatoires

Le registre unique du personnel

Celui-ci est ouvert dès la première embauche et sera suivi tout le long de la vie de l'entreprise. Il mentionne les mouvements de personnel. Il doit toujours être conservé par l'employeur au siège social pour être présenté à la visite éventuelle des services de l'URSSAF ou de la DIRECCTE (Inspecteur du travail).

Le registre des délégués du personnel

Les délégués du personnel étant obligatoires à partir de 11 salariés, un registre permet de consigner les demandes et à l'employeur d'y répondre par écrit. Il doit être consultable par les salariés au moins une journée tous les 15 jours, hors des horaires de travail


Les affichages obligatoires

Dès le 1er salarié

Vous devez afficher dans tous les établissements de l'entreprise, les informations suivantes :

  • Inspection du Travail
  • Services d'urgence
  • Service santé au travail
  • Consignes de sécurité et d'incendie
  • Convention collective applicable, accords collectifs
  • Evaluation des risques professionnels
  • Horaires collectifs de travail
  • Repos hebdomadaire
  • Dérogations aux horaires de travail
  • Période de prise des congés
  • Lutte contre les discriminations
  • Priorité de réembauche
  • Interdiction de fumer
  • Egalite professionnelle et salariale hommes/femmes
  • Articles sur le harcèlement moral et sexuel (oblig. depuis le 6 août 2012)

Sous condition d'effectif

  • Elections des représentants du personnel (à partir de 11 salariés)
  • Règlement intérieur (à partir de 20 salariés, sauf mise en place facultative)
  • CHSCT (à partir de 50 salariés)
  • Accord de participation (à partir de 50 salariés)

La prévention des risques professionnels

Le document unique de prévention des risques professionnels

Aucune condition d'effectif ou d'activité de l'entreprise ne conditionne l'obligation d'établir et de mettre à jour ce document annuellement ou chaque modification des conditions de travail.

L'objectif de ce document est de transcrire dans un document unique les résultats de l'évaluation des risques effectuée par l'employeur dans le cadre de son obligation générale de prévention des risques professionnels, de faciliter sa communication aux personnes concernées et de permettre l'élaboration d'un plan annuel de prévention des risques par la proposition d'actions à mettre en place.
Les conseils du médecin du travail peuvent aider à établir cet inventaire des risques identifiés pour chaque poste de travail (équipement, substance, méthode de travail, contraintes subies, ...)

L'employeur a l'obligation :

  • De faire respecter les consignes de sécurité
  • De mettre en œuvre des actions de prévention dans le cadre d'un programme annuel en matière de protection des salariés et d'amélioration des conditions de travail
  • D'informer les salariés à l'embauche et chaque fois que nécessaire sur les risques pour leur santé et leur sécurité

La fiche individuelle de prévention des expositions

En cohérence avec l'évaluation des risques professionnels, une fiche individuelle de « pénibilité » doit être établie pour chaque salarié exposé aux risques suivants (art D 4121-5 du Code du travail) :

  • Contraintes physiques (manutentions manuelles de charges, postures pénibles, vibrations mécaniques)
  • Environnement physique agressif (agents chimiques dangereux dont poussières et fumées, activités en milieu hyperbare, températures extrêmes, bruit)
  • Rythmes de travail (travail de nuit, travail en équipes successives alternantes, travail répétitif à une cadence contrainte)

Cette fiche doit consignée les conditions habituelles d'exposition, les périodes d'expositions et les mesures de prévention mises en œuvre.
Elle est transmise au médecin du travail à l'embauche puis à chaque mise à jour, elle est remise au salarié lors de son départ de l'entreprise ou dans certaines conditions d'arrêts de travail.

L'embauche du salarie



La déclaration d'embauche : DPAE

1 embauche = 1 déclaration, tel est le mot d'ordre à retenir quelque soit le type de contrat ou sa durée.
La Déclaration Préalable A l'Embauche doit être effectuée par l'employeur dans les 8 jours précédent l'embauche :

La DPAE accomplit 6 formalités en une :

  • Immatriculation de l'employeur à l'URSSAF s'il s'agit de la 1e embauche
  • Immatriculation du salarié à la CPAM si premier emploi
  • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
  • Demande d'adhésion à un service de santé au travail
  • Demande d'examen médical d'embauche
  • Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la DADS

La DPAE permet :

  • D'ouvrir tous les droits sociaux au salarié
  • D'être couvert en cas d'accident du travail du salarié
  • De bénéficier de tous les droits à exonération éventuellement applicable
  • D'éviter d'éventuelles sanctions pour délit de travail dissimulé

Le salarié doit être informé de l'accomplissement de cette formalité :

  • En lui remettant la DPAE ou son accusé de réception
  • En mentionnant sur le contrat de travail que la formalité a été accomplie

Le contrat de travail

Le CDI, une généralité

Le contrat à durée indéterminée est le contrat de droit commun. La rédaction d'un contrat écrit est fortement conseillé afin de définir les fonctions, les conditions de travail et informer le salarié sur toutes les caractéristiques obligatoires de son emploi (période d'essai, rémunération, convention collective, caisse de retraite complémentaire et de prévoyance, etc ...).
La période d'essai ne se présume pas, elle doit être écrite pour être valable et son renouvellement n'est possible que si la convention collective le prévoit et avec l'accord des deux parties.

Le CDD, une exception aux recours limités

Le Contrat à Durée Déterminée est un contrat d'exception auquel l'entreprise employeur ne peut recourir que dans certains cas :

  • Remplacement d'un salarié absent (congés, maladie, formation, affectation temporaire à un autre poste)
  • Accroissement temporaire d'activité (à motiver par des critères objectifs et réels : commande exceptionnelle à l'exportation, travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité, exécution d'une tâche occasionnelle non durable, autres ...)
  • Emplois saisonniers
  • CDD d'usage (en raison de la nature de l'activité et de son caractère temporaire)
  • Contrats spécifiques (contrats de professionnalisation et d'apprentissage, CDD Séniors, contrat de vendange)

Il est interdit de recourir à un CDD pour remplacer un salarié en grève ou pour effectuer des travaux particulièrement dangereux.

Ainsi, le CDD ne peut avoir pour objet ni pour effet de pouvoir durablement un emploi lié à l'activité normale et permanente de l'entreprise.

Le CDD est obligatoirement écrit et doit être signé dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche (jour de l'embauche + 2 jours ouvrables). A défaut, il est réputé être un CDI. Certaines mentions particulières à ce type de contrat sont obligatoires.

Les contrats particuliers

  • Les contrats en alternance : contrats de professionnalisation CDD ou CDI, contrats d'apprentissage
  • Les contrats aidés 

Des particularités courantes qui cachent certaines obligations

Les contrats à temps partiel, les contrats des commerciaux, des cadres, des VRP font l'objet de dispositions particulières qui nécessitent toute votre attention en qualité d'employeur.
Les conditions de la période d'essai diffèrent selon le type de contrat et la convention collective.

Les autres formalités d'embauche

Les salariés étrangers

  • Ressortissants européens : aucune contrainte à l'embauche, copie de la carte d'identité ou du passeport à conserver
  • Cas particulier des ressortissants de Bulgarie ou Roumanie : autorisation de travail nécessaire jusqu'au 31/12/2013
  • Ressortissants étrangers sans autorisation de travail : l'étranger doit demander un changement de statut à la préfecture de son domicile
  • Ressortissants étrangers avec autorisation de travail : obligation de vérifier l'existence et la durée de validité et la zone géographique visée sur le titre, formalités à accomplir auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche
  • Ressortissants étrangers non présents sur le sol français : suivre la procédure d' « introduction d'un travailleur étranger en France »

La visite médicale d'embauche

Elle est organisée par l'employeur auprès du médecin du travail notamment via la DPAE et doit avoir lieu :

  • Avant la fin de la période d'essai
  • Avant l'embauche en cas de surveillance médicale renforcée
  • A l'occasion de chaque changement de poste, de fonction ou de lieu de travail

Autres

  • Le registre unique du personnel doit être actualisé à chaque embauche et mentionne expressément les CDD, les titres de séjour des étrangers, les contrats particuliers, les temps partiel, etc ...
  • L'employeur organise une formation pratique à la sécurité qui porte notamment sur les conditions de circulation dans l'entreprise, les conditions d'exécution du travail, la conduite à tenir en cas d'accident ou de sinistre ...
  • L'employeur doit informer le salarié sur l'existence du document unique de prévention des risques professionnels et ses modalités de consultation. Il doit également établir si nécessaire la fiche individuelle de prévention des expositions.
  • L'employeur doit remettre au salarié les notices d'information pour les régimes de prévoyance en place dans l'entreprise, à titre obligatoire ou facultatifs.

Le dossier "Embaucher des salariés, le mode d'emploi"


_____________________________


Claire MELIANI
Expert-comptable inscrite au tableau de l'Ordre de Marseille
Commissaire aux comptes inscrite près la Cour d'appel de Nîmes
www.cc2m-expertise.fr