La charge constatée d'avance permet de rattacher une charge à l'exercice suivant. La charge à payer permet de comptabiliser une charge dans l'exercice en cours, même si le montant définitif n'est pas certain.
C'est le principe d'indépendance des exercices. Ces deux notions sont parfois confondues.
Comptes de charges à payer et de charges constatées d'avance (CCA) sont deux notions purement comptables qui ont des effets opposés sur le compte de résultat.
Une charge constatée d'avance permet de rattacher la charge à l'exercice suivant. Une charge à payer permet de rattacher une charge à l'exercice en cours de clôture. Les deux écritures sont extournées à l'ouverture du nouvel exercice.
Dans les deux cas, il s'agit de comptes de régularisation qui permettent de rattacher les charges et les produits au bon exercice comptable, en vertu du principe de séparation des exercices. A titre d'exemple, cette catégorie d'écritures inclut par ailleurs les produits à recevoir.
Première différence : les charges à payer sont comptabilisées au débit et les charges constatées d'avance au crédit.
Les charges à payer permettent de comptabiliser en N des éléments connus en N+1
La notion de charges à payer est proche de celle des provisions. Contrairement aux provisions, qui sont souvent incertaines (basées sur les probabilités), les charges à payer sont des charges certaines dans leur principe.
Les charges à payer sont des passifs certains dont il est parfois nécessaire d'estimer le montant ou l'échéance avec une incertitude moindre que pour les provisions pour risques et charges. En conséquence, les charges à payer sont rattachées aux dettes.
L'échéance et le montant correspondant aux charges à payer sont généralement connus, également. Lorsque ce n'est pas le cas, l'incertitude est beaucoup plus faible que pour les provisions.
Le principe : il s'agit ici de porter une somme au débit du compte de charges pour augmenter les charges de l'exercice comptable. L'objectif de l'écriture est de permettre de tenir compte de toutes les charges qui se rapportent à un exercice donné.
Les exemples les plus courants sont les factures non parvenues à la clôture de l'exercice, les salaires et charges sociales à payer et les intérêts courus des emprunts. On peut y ajouter les congés à payer comptabilisés à la fin de l'exercice.
Exemple de charges à payer
Une entreprise clôture ses comptes le 31 décembre. Le 2 décembre, elle passe une commande pour 10 000¤. La livraison a lieu le 30 décembre et la facture d'achat de marchandises lui parviendra le 5 janvier.
A la clôture de l'exercice comptable, l'entreprise enregistre une charge à payer. Il s'agit ici d'une facture non parvenue à comptabiliser au crédit du compte 408 Fournisseurs - Factures non parvenues.
Numéro de compte | Comptabilisation d'une charge à payer | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
607 |
| FNP pour marchandises livrées le 30 décembre | 10000¤ |
|
| 44586 |
| FNP pour marchandises livrées le 30 décembre | 2000¤ |
|
| 408 | FNP pour marchandises livrées le 30 décembre |
| 12000¤ |
Les charges constatées d'avance permettent de diminuer les charges de l'exercice en cours de clôture
La notion de charges constatées d'avance suit une logique totalement inverse. Si pour les charges à payer, il s'agit de rajouter des charges, dans le cas des charges constatées d'avance, on diminue les charges de l'exercice par le débit d'un compte de classe 4, à l'actif du bilan.
Pourquoi ? Tout simplement parce qu'il s'agit de charges qui concernent l'exercice suivant et pour lesquelles la facture a déjà été comptabilisée.
Le compte 486 Charges constatées d'avance enregistre les charges qui correspondent à des achats de biens et de services dont la fourniture ou la prestation interviendra ultérieurement. Il est débité, en fin d'exercice, par le crédit des comptes de charges intéressés.
Les exemples peuvent être nombreux :
- un abonnement de téléphone ou internet sur une période à cheval entre deux exercices ;
- une prime d'assurance annuelle dont la période ne correspond pas à l'exercice ;
- une facture comptabilisée fin décembre mais qui concerne le mois de janvier.
Exemple de comptabilisation d'une charge constatée d'avance
Une entreprise clôture ses comptes le 31 mai. L'assurance pour ses locaux professionnels couvre la période qui va du 1er janvier au 31 décembre. Elle s'élève à 10 000¤.
Montant de la charge constatée d'avance : 10 000 / 12 x 7 = 5 833¤.
Numéro de compte | Comptabilisation d'une charge constatée d'avance | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
486 |
| CCA assurance des locaux professionnels | 5833¤ |
|
| 616 | CCA assurance des locaux professionnels |
| 5833¤ |
Seconde différence : l'écriture de charges constatées d'avance n'impacte pas la TVA
L'écriture de charges constatées d'avance ne mouvemente pas de compte de TVA, contrairement à ce qui se produit dans une écriture de charges à payer, sauf si l'opération n'est pas soumise à TVA (cas des emprunts).
En cas de charge constatée d'avance, la facture originale a déjà été comptabilisée et la TVA est déductible. Il n'y a rien de plus à faire concernant la TVA.
En cas de charge à payer, lorsqu'elle est soumise à TVA, la facture ou la pièce justificative n'est pas disponible. On estime la charge au plus juste et on comptabilise la TVA correspondante en TVA à régulariser. Cette TVA ne peut pas encore figurer sur la déclaration de TVA.
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