Début de contrat en cours de mois : la première paie du salarié

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Modifié le 23/03/2019
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La première fiche de paie d'un salarié présente quelques particularités. Son salaire brut ne sera que rarement celui qui est prévu au contrat de travail.

Le plafond de sécurité sociale sera également proratisé en fonction du nombre de jours de présence.

Le salarié commence son contrat de travail après le 1er jour du mois et sa fiche de paie est incomplète. Cette première paie présente deux particularités. Le salaire brut variera en fonction du temps de présence du salarié. Le calcul du plafond de sécurité sociale se fera avec les règles en vigueur en 2018.

Le salarié entre en cours de mois : le calcul des heures de présence

Lorsque le salarié entre en cours de mois, il n'est généralement pas question de mensualiser ses heures de travail. Ce sont les heures réellement effectuées qui apparaîtront sur sa fiche de paie. La mensualisation se fera à partir des mois suivants.

En théorie, le gestionnaire de paie doit donc diviser le salaire mensuel par le nombre d'heures qui auraient été effectuées par le salarié pour obtenir un taux horaire qu'il appliquera aux heures de présence.

Dans la plupart des cas, cette méthode, peu compréhensible pour le salarié sera moins favorable que le nombre d'heures réelles multiplié par le taux horaire pour un salaire mensualisé.

Exemple de calcul des heures de présence

Un salarié débute son contrat le 19 mars 2018. C'est un contrat à temps plein et le nombre d'heures réellement effectuées est de 70 (2 * 35 heures). S'il avait travaillé tout le mois de mars, il aurait fait 154 heures payées 2 500¤ soit un taux horaire moyen de 16,24¤ au lieu de 16,48¤ en cas de mensualisation.

Sur sa fiche de paie de mars, un mois à 31 jours on aura :

70 * 2 500 / 154 = 1 136,36¤

Un autre salarié entre le 17 avril 2018, un mois à 30 jours avec 147 heures travaillées. Sur la fiche de paie d'avril on aura :

70 * 2 500 / 147 = 1 190,47¤ soit un taux horaire moyen de 17¤

Certains gestionnaires de paie choisissent la méthode la plus compréhensible pour le salarié et prennent le taux horaire habituel soit :

70 * 2 500 / 151.67 = 1 153,82¤

En principe, cette seconde méthode, plus compréhensible pour le salarié, ne peut être utilisée que si elle lui est plus favorable. Elle a cependant l'avantage d'éviter les contestations sur le taux horaire, surtout lorsque le taux horaire figure dans le contrat de travail. Ce risque de contestation explique aussi l'utilisation de la seconde méthode, la déduction entrée - sortie.

La déduction pour entrée en cours de mois : seconde méthode

De nombreux logiciels font apparaître deux lignes sur la fiche de paie lorsque le salarié entre en cours de mois. Cette seconde ligne est une valorisation de la période non travaillée, considérée comme une absence et valorisée comme telle. Elle s'appelle parfois « déduction entrée - sortie » ou « déduction entrée en cours de mois ».

Le principe est simple. La première ligne de la fiche de paie fait apparaître le salaire mensualisé du salarié, tel qu'il est prévu au contrat. Une seconde ligne de la fiche de paie enlève une absence, comme si le salarié était entré en début de mois mais n'avait pas travaillé.

Le calcul de la retenue pour absence se fait normalement selon la méthode de l'horaire réel, seule méthode reconnue par la Cour de cassation.

Exemple de déduction pour entrée en cours de mois avec la méthode de l'horaire réel

Un salarié débute son contrat de travail à temps plein, le 20 février 2018 et fait 49 heures au cours du mois. S'il avait travaillé, il aurait fait 140 heures. Son salaire est fixé à 2 000¤.

Déduction entrée - sortie = 2 000 / 140 * (140 - 49 ) = 1 300¤

Salaire brut = 2 000 / 140 * 49 = 700¤ ou 49 * 14,286 = 700¤

Exemple de déduction pour entrée en cours de mois avec le maintien du taux horaire du salarié

En reprenant les chiffres précédents pour un salarié qui a fait 49 heures en février, mais avec un taux horaire prévu au contrat de 13,187¤  on obtient les montants suivants :

Salaire brut du mois : 151,67 * 13,187 = 2 000,07¤

Déduction pour entrée en cours de mois = 102,67 * 13,187 = 1 353,91¤

Total brut = 49 * 13,187 = 646,16¤

On remarque qu'en février, la méthode de l'horaire réel de la Cour de cassation est plus favorable au salarié puisque la déduction pour absence est moins élevée. C'est le cas pour tous les mois qui comptent un maximum de 30 jours.

Le calcul du plafond de sécurité sociale sur la première paie du salarié à temps plein

Valorisé auparavant en trentièmes, le calcul du plafond de sécurité sociale du salarié qui entre en cours de mois a changé au 1er janvier 2018. Une tolérance est toutefois accordée et les anciennes méthodes de calcul sont admises jusqu'au mois de juin 2018.

Le plafond de sécurité sociale se proratise désormais en jours calendaires. Le plafond mensuel est multiplié par le nombre de jours écoulés entre le début du contrat et la fin du mois. Il est ensuite divisé par le nombre de jours dans le mois.

Les exemples qui suivent tiennent compte des nouvelles modalités de calcul du plafond de sécurité sociale pour 2018.

Exemple de calcul du plafond de sécurité sociale en cas d'entrée en cours de mois : salarié à temps plein

Un salarié débute son contrat de travail le 15 mars 2018. Il travaille donc pendant 17 jours, entre le 15 et le 31 du mois.

Son plafond du mois de mars se calcule ainsi :

3 311 * 17 / 31 = 1 816¤

Le calcul du plafond de sécurité sociale sur la première paie du salarié à temps partiel

Lorsque le salarié est à temps partiel, le prorata se fait en fonction du nombre d'heures réellement effectuées. Il faut ensuite proratiser une seconde fois en fonction du nombre de jours de présence.

Exemple de calcul du plafond de sécurité sociale en cas d'entrée en cours de mois : salarié à temps partiel

Un salarié dont le contrat de travail débute le 15 mars 2018 est embauché à temps partiel pour 25 heures par semaine.

Son plafond du mois de mars sera calculé ainsi :

3 311 * 108,33 / 151,67 * 17 / 31 = 2 365 * 16 / 31 = 1 297¤

Exemple de fiche de paie avec entrée en cours de mois

Un salarié à temps partiel est embauché le 19 février 2018 pour 20 heures par semaine à raison de 4 heures par jour. Son salaire brut est fixé à 1 670¤.

S'il avait travaillé tout le mois de février, il aurait fait 80 heures. Mensualisé, le nombre d'heures prévu au contrat est fixé à 86,67 heures ( 20 * 52 / 12).

Calcul de la déduction pour entrée en cours de mois :

1 670 * (80 - 32) / 80 = 1 002¤

Salaire brut du salarié

1 670 - 1 002 = 668¤

Vérification : 1 670 / 86,67 * 32 = 616,59¤

La méthode qui consiste à utiliser le nombre d'heures réellement effectuées multipliées par le taux horaire est moins favorable.

Calcul du plafond de sécurité sociale

3 311 * 86,67 / 151,67 * (28 - 18) / 28 = 675,72¤

L'entreprise compte moins de dix salariés, le montant de la mutuelle est fixé à 20¤ et le taux AT/MP à 1,10%.

Rubriques

Base

Taux

À payer

Salaire de base

86,6719,2691670,00

Déduction pour entrée en cours de mois

-1002,00

Total brut

668,00

Cotisations et contributions sociales

Base / AssietteTaux
Salarial
Part SalariéPart employeur

SANTE

Sécurité sociale - Maladie Maternité Invalidité Décès

668,000,000,0086,84

Complémentaire Incapacité Invalidité Décès Tranche 1

668,000,000,000,00

Complémentaire Santé

20,000,50-10,00-10,00

ACCIDENT DU TRAVAIL - MALADIES PROFESSIONNELLES

668,00

-7,35

RETRAITE

Sécurité sociale plafonnée

668,006,90-46,09-57,11

Sécurité sociale déplafonnée

668,000,40-2,67-12,69

Complémentaire T1

668,003,90-26,05-39,08

FAMILLE - SECURITE SOCIALE

-23,05

ASSURANCE CHÔMAGE

668,000,95-6,35-28,06

AUTRES CONTRIBUTIONS DUES PAR L'EMPLOYEUR

668,00-11,00

COTISATIONS STATUTAIRES OU PREVUES PAR LA CONVENTION COLLECTIVE

CSG non imposable à l'impôt sur le revenu

666,316,80-45,31

CSG/CRDS imposable à l'impôt sur le revenu

666,312,90-19,32

ALLEGEMENT DE COTISATIONS

0,00

TOTAL DES COTISATIONS ET CONTRIBUTIONS

-155,79-275,17
Net à payer

512,21

Total versé par l'employeur

Allègement de cotisations

943,17¤

12,02¤

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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