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De la saisie à l'arrêté des comptes : quelques pistes pour gagner du temps

Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1282 articles)
Publié le
Modifié le 28/03/2019
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Fast Close

La période fiscale est une période difficile pour beaucoup de comptables, en entreprise ou en cabinet. Tous ne la vivent pas de la même manière.

Certaines entreprises ou cabinets s'en sortent bien : leur processus de clôture des comptes est maîtrisé. Ils utilisent ce que les grandes entreprises appellent le Fast Close, l'accélération progressive du processus de clôture des comptes.

Comment les imiter, améliorer son propre processus de clôture et apprendre de ses erreurs ? Pour orienter les travaux de clôture vers les points qui posent problème.

La période fiscale se prépare dès la rentrée de septembre.

L'accélération du processus de clôture des comptes est un sujet qui semble à la mode dans les grandes entreprises. Disposer de comptes fiables dans des délais de plus en plus rapides permet en effet à beaucoup d'entreprises de prendre des décisions beaucoup plus tôt.

 

Clôture rapide des comptes : qu'appelle-t-on Fast Close ?

Certains grands groupes et certaines filiales françaises de sociétés américaines seraient aujourd'hui capables de produire des comptes individuels, même aux normes américaines (US-GAAP) dans les trois jours ouvrés de la clôture 1 (8 jours pour les comptes consolidés) alors que le délai moyen de production des comptes dans la plupart des entreprises est de 40 jours 2 (70 pour des comptes consolidés).

Cette démarche d'accélération du processus de clôture des comptes est appelée Fast Close. Elle consiste à la fois en une réduction des délais de clôture (pour permettre une publication plus rapide des résultats) et en une amélioration de la qualité des informations produites (diminuer les anomalies en utilisant l'expérience acquise au cours des précédentes clôtures).

La production rapide des comptes est de plus en plus synonyme de performance des services comptables et permet de donner une meilleure image de l'entreprise, quelle que soit sa taille.

Pourtant, dans certains cabinets d'expertise comptable et pour leurs clients (surtout les TPE/PME), la production des comptes est encore trop souvent synonyme de respect des échéances fiscales. Les informations sont transmises au cabinet plusieurs mois après la date de clôture et les bilans sont produits pour le mois de mai alors que le chef d'entreprise, même de TPE, a besoin de son résultat, ne serait-ce que pour pouvoir négocier avec son banquier.

Peut-on, à partir de ces informations, s'inspirer de la démarche des grandes entreprises (Fast Close), pour l'adapter aux plus petites et produire les comptes plus vite ?

Ce processus d'accélération se prépare  dès la saisie des premières opérations et représente un changement non négligeable des mentalités et de la manière d'aborder la clôture des comptes. Voici donc quelques pistes de réflexions, destinées à ceux qui vivent encore la période fiscale comme une période de crise.

 

Préparer la clôture des comptes dès la saisie des premières opérations ?

La qualité des documents de synthèse (bilan, compte de résultat et annexe) dépend avant tout de la fiabilité des enregistrements quotidiens. Le collaborateur ou comptable en charge de la saisie doit ainsi être en mesure de comprendre l'intérêt de ses travaux afin d'éviter le principe appelé "garbage in, garbage out" (un déchet à l'entrée, reste un déchet à la sortie). Or, le produit fini des services comptables, ce sont les états de synthèse.

Une bonne tenue facilite et accélère la révision ultérieure mais pour cela, il faudra prendre soin d'adapter le plan comptable aux besoins de l'entreprise, gérer les informations obtenues jusqu'au bout ou mettre le maximum d'informations utiles dans les libellés des écritures afin de limiter les contrôles et bien maîtriser son logiciel.

Adapter le plan comptable aux besoins de l'entreprise

Le plan de comptes de l'entreprise, loin d'être figé, devrait au contraire évoluer en fonction des besoins de l'entreprise et de son activité. Réfléchir à la codification et à l'ouverture ou non de subdivisions permettra de gagner du temps lorsque ces informations apparaîtront dans la balance générale.

La codification (les numéros de comptes à utiliser) peut donc être choisie en fonction des informations que l'on veut retrouver dans sa comptabilité, dans la balance.

A titre d'exemple, il est généralement possible d'utiliser la même terminaison pour les comptes d'immobilisations corporelles, leurs amortissements et dépréciations (exemple : au compte 2154xx correspondent les comptes 28154x et 29154x). Une telle organisation du plan de compte limitera les recherches.

L'ouverture de comptes spécifiques pour retrouver rapidement les soldes qui impacteront directement le résultat fiscal ou correspondant à des charges et produits sur exercices antérieurs est également possible. Cette organisation peut se faire par une terminaison spécifique (tous les comptes concernés se terminant par le même chiffre) ou par l'ajout d'une mention (par exemple "non déductible") dans le libellé des comptes.

 

Gagner du temps à la clôture des comptes : gérer les informations jusqu'au bout dès leur réception

Traiter une information jusqu'au bout évitera également les recherches ultérieures et l'enclenchement de travaux qui, quelques mois plus tard, ne représentent plus aucune valeur ajoutée.

Traiter une cession d'immobilisation dès que l'on a connaissance de l'information, collecter les informations nécessaires et passer les écritures correspondantes évitera de poser des questions au client à un moment où il sera obligé de faire des recherches chronophages.

Faire les éventuelles photocopies pour le dossier de travail ou renseigner les informations pour la DAS2 dès que l'on a la facture sous les yeux permettra également de préparer les opérations de clôture.

 

Mettre le maximum d'informations utiles dans les libellés des écritures comptables : pour éviter les recherches chronophages à l'arrêté des comptes

Souvent négligé afin de gagner du temps lors de la saisie, le libellé permet pourtant d'éviter des recherches fastidieuses quelques mois plus tard.

Une information importante devrait donc systématiquement y figurer. Outre les numéros de chèques pour faciliter le lettrage, on peut aussi y insérer des informations exceptionnelles lorsque le logiciel le permet et que la taille des libellés peut être augmentée.

L'exemple type est celui du fournisseur de matières premières qui, de manière exceptionnelle, effectue une prestation de services, justifiant une autre imputation dans les comptes. Rajouter cette information évitera d'avoir à contrôler l'imputation par la suite ou de la modifier arbitrairement parce que l'on pense qu'il s'agit d'une erreur.

 

Bien maîtriser son logiciel et utiliser toutes ses fonctionnalités pour passer moins de temps à la saisie

De plus en plus de logiciels comptables permettent d'accélérer les travaux de saisie. Pourtant, ces fonctionnalités ne sont pas toujours utilisées.

Parmi ces fonctionnalités on peut citer :

  • la reprise des données saisies par le client sur excel : de plus en plus de logiciels permettent l'imputation dans les bons comptes par le simple import de ces données ;
  • la possibilité de scanner les factures et d'automatiser la saisie sans intervention humaine ;
  • les accélérateurs de saisie ou saisie assistée qui permettent de saisir uniquement la ligne du compte de tiers, les autres lignes (TVA et HT) se mettant en place automatiquement (dans les bons comptes et avec les bons taux de TVA)...
  • les raccourcis claviers qui permettent de recopier les informations de la ligne au-dessus, d'insérer le nom du fournisseur dans le libellé, de solder l'écriture sur la ligne de son choix etc...

 

Accélérer les travaux d'arrêté des comptes ?

En principe, les documents de synthèse ne doivent contenir que des informations vérifiées. Le processus de clôture consiste donc à mettre en oeuvre un certain nombre de contrôles et tests afin de vérifier la validité des informations.

Accélérer le processus de clôture des comptes et donc les travaux d'arrêté des comptes passe ainsi par la pratique régulière des opérations qui mènent à la clôture mais aussi par une bonne communication entre les différents acteurs.

Ensuite, réfléchir à l'intérêt de certains travaux et aux anomalies rencontrées permettra de se remettre en question et d'améliorer ses performances pour les clôtures ou exercices à venir.

Banaliser les opérations de clôture : l'expérience pour clôturer les comptes plus vite

Augmenter la fréquence des clôtures permet aux équipes de réaliser ce travail plus souvent et donc de prendre l'habitude d'effectuer ces opérations qui, pour beaucoup de professionnels restent encore exceptionnelles. Les entreprises passent ainsi d'une clôture annuelle à des clôtures semestrielles, trimestrielles ou même parfois mensuelles.

Ce sont les comptes d'abonnements (488) qui permettront la réalisation de ces clôtures mensuelles.

Peuvent ainsi faire l'objet d'un abonnement (par exemple) :

  • l'électricité, le gaz, les primes d'assurance qui peuvent être estimées par avance ;
  • les redevances de crédit-bail, les intérêts d'emprunts, les amortissements qui peuvent être déterminés de manière exacte.

Dans les cabinets d'expertise comptable, les reportings mensuels permettent également la création de tableaux de bords à destination des chefs d'entreprises.

Mais parce que l'arrêté des comptes est mensuel, toutes les tâches ne seront pas forcément effectuées tous les mois. C'est généralement le cas de celles qui ne font pas partie du cycle d'activités ordinaires. Ces dernières seront souvent reportées.

Le fait de prendre l'habitude d'arrêter plus régulièrement des comptes reste un facteur non négligeable d'accélération.

 

L'intérêt d'une pré-clôture pour l'arrêté des comptes : la pré-clôture permet de lister les anomalies avant la clôture des comptes

La pré-clôture est une pratique qui nous vient des pays anglo-saxons et consiste à anticiper la future clôture des comptes par l'intermédiaire d'une véritable simulation des opérations qui seront réalisées au moment de la clôture annuelle.

Elle peut servir dans les entreprises qui ne clôturent qu'une seule fois par an mais également compléter des clôtures plus régulières, mensuelles ou trimestrielles.

Son but est de permettre aux différents acteurs de repérer et d'identifier les problèmes qui pourraient survenir au moment de la clôture définitive.

Si rien n'a été fait jusque là, la pré-clôture sera l'occasion de lettrer les comptes de tiers, circulariser les fournisseurs, réclamer les différentes pièces manquantes. Elle sera aussi l'occasion d'anticiper l'inventaire à venir et d'écarter éventuellement de l'arrêté des comptes définitif, les travaux qui ne présenteraient pas suffisamment d'intérêt (montants trop peu élevés par exemple).

Toutes les tâches prévues par le planning de clôture (lorsqu'il existe) seront effectuées à ce moment et le planning de clôture sera ajusté en fonction des difficultés rencontrées afin de ne pas répéter les mêmes erreurs lors de la clôture définitive.

Les problèmes rencontrés lors des onze premiers mois seront ainsi traités et éliminés.

 

L'importance d'une bonne communication entre les acteurs

Communiquer avec les différents acteurs permet généralement d'obtenir plus facilement et plus vite les informations nécessaires à l'établissement des comptes annuels.

Si chaque intervenant prend conscience de l'importance des informations qu'il détient et de son impact sur les comptes, les informations transmises seront également de meilleure qualité.

Ne pas attendre la clôture pour réclamer des pièces manquantes à un client permettra d'éviter de longues recherches considérées parfois comme étant sans grand intérêt et de moindre importance par le simple fait que ces informations n'ont pas été réclamées plus tôt.

Il s'agit ici d'obtenir le maximum d'informations beaucoup plus tôt.

L'utilisation du principe d'importance relative ou du seuil de signification : les travaux de clôture des comptes à faible valeur ajoutée

Le principe d'importance relative consiste à donner les informations considérées comme significatives et qui ont un impact sur la prise de décision. On parle aussi de seuil de signification. Ce principe est utilisé pour la sélection des informations de l'annexe mais il peut aussi être utilisé pour sélectionner les (et limiter, voire mettre fin aux) travaux à effectuer au moment de la clôture.

Faire porter les efforts sur les travaux à forte valeur ajoutée ou qui ont un réel impact sur les comptes conduit inévitablement à se poser des questions relatives :

  • au degré de précision et de qualité obtenu 
  • à l'impact d'une anomalie sur les comptes

Quel est l'intérêt d'effectuer des contrôles et de passer des écritures d'inventaire lorsque l'impact sur l'impôt à payer est inférieur aux honoraires que devrait facturer le cabinet ?

C'est la raison pour laquelle certains cabinets définissent un seuil en-dessous duquel aucune écriture d'inventaire ne sera comptabilisée.

Apprécier ainsi l'impact de toute information complémentaire permettra de stopper les travaux à un moment où les travaux supplémentaires ne sont plus que source de retards et n'ont aucun intérêt pour le client. Certains parlent ici de sur-qualité.

Bien évidemment, si votre expert-comptable ou supérieur hiérarchique privilégie la rigueur et la précision en toutes circonstances, il ne sera pas possible d'appliquer ce principe.

 

Utiliser le manuel du cabinet ou le manuel des procédures comptables

Parfois négligé et vécu comme une contrainte, le manuel du cabinet ou manuel des procédures comptables peut être un outil formidables pour ne pas répéter encore et toujours les mêmes erreurs.

Il peut permettre de guider les collaborateurs dans les travaux à effectuer lors de la clôture des comptes et de leur indiquer les bonnes pratiques pour chacun des cycles.

Régulièrement mis à jour, le manuel peut également permettre un partage de l'expérience de chacun, que ce soit des difficultés rencontrées ou des solutions utilisées pour y remédier.

Lister les difficultés rencontrées au moment de la clôture des comptes précédente

Dossier par dossier et au fur et à mesure des différentes clôtures, il peut paraître opportun de lister les difficultés rencontrées et les points auxquels il conviendra de porter une attention particulière lors de la clôture suivante.

Chaque clôture servira alors à réduire les délais et à améliorer la qualité des informations produites lors des clôtures suivantes.

 

Plus d'infos

1 Groupe de travail – Optimisation du processus de clôture des résultats, l'académie des sciences techniques, comptables et financières 2001
Accélérer la production des comptes : le Fast close, La Revue Fiduciaire, septembre 2010


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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