Depuis le 1er octobre 2016, l'article 1379 du code civil établit une présomption de fiabilité pour toutes les copies qui résultent « d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État ».
Ce décret a été publié au journal officiel du 6 décembre. Il s'applique dès le lendemain de sa publication soit à compter du 7 décembre 2016.
La copie fiable est celle qui pourra être utilisée devant un tribunal en cas de litige.
La copie est présumée fiable lorsque le procédé de reproduction entraîne une modification irréversible du support de la copie
Ce mode de copie désigne des supports indélébiles et non modifiables après leur utilisation. On peut citer le microfilm ou le CD et le DVD non réinscriptibles.
Une fois utilisé, toute modification entraîne la destruction du support et donc de la copie.
Qu'est-ce qu'un procédé de reproduction ?
Le procédé de reproduction désigne toutes les méthodes qui permettent de restituer à l'identique le contenu d'un document original. Il peut s'agir de transcription manuelle, de photocopie, de microfilm, de télécopie, de numérisation...
La copie est présumée fiable lorsque le procédé de reproduction par voie électronique répond à certaines conditions
Le procédé de reproduction par voie électronique doit :
- produire des informations liées à la copie telles que la date de création de la copie et le contexte de numérisation ;
- permettre d'attester de l'intégrité de la copie par une empreinte électronique (pour la détection des modifications ultérieures).
Qu'est-ce qu'une empreinte ?
« Ensemble de bits caractéristique d'un document numérique. L'empreinte est obtenue par une fonction de hachage. Toute modification du document numérique entraînera une empreinte différente qui révélera la modification par comparaison avec la première empreinte. »
Source : proarchives-systemes.fr
La copie doit être conservée dans des conditions qui permettent d'éviter toute altération (forme et contenu).
Les opérations de maintien de la lisibilité de la copie électronique dans le temps doivent être tracées et donner lieu à la génération d'une nouvelle empreinte électronique de la copie. Empreintes et traces sont conservées aussi longtemps que la copie électronique.
Tout le processus de génération des copies, empreintes et traces est décrit dans une documentation qui est conservée aussi longtemps que la copie électronique. Cette conservation et l'accès au procédé de reproduction doivent être sécurisés.
Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online de 2014 à 2022, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.