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Confinement : prise en charge et déduction des frais du salarié

Télétravail et déplacement en contexte de confinement : sort des frais engagés
Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1608 articles)
Publié le
Modifié le 24/04/2020
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La crise sanitaire et le confinement obligent employeurs et salariés à trouver des solutions alternatives, tantôt pour poursuivre leur activité, tantôt pour se rendre sur leur lieu de travail.

Ces frais supplémentaires des salariés peuvent être pris en charge par l'employeur. Ils ne seront pas soumis à cotisations et contributions de Sécurité sociale.

Lorsqu'ils restent à la charge du salarié, l'option pour les frais réellement engagés peut en permettre la déduction de l'impôt sur le revenu.

24/04/2020

L'employeur est tenu de verser au salarié une indemnité de télétravail pour lui rembourser les frais qui en découlent. Le fondement de cette indemnité est l'obligation de prise en charge des frais professionnels des salariés.

Ce remboursement peut prendre la forme d'une allocation forfaitaire d'un montant de 10¤ pour un jour de télétravail par semaine du mois.

On peut ainsi lire sur le site de l'URSSAF :

« Lorsque le salarié en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, engage des frais, l'allocation forfaitaire versée par l'employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10¤ par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.

(Cette allocation forfaitaire passe à 20¤ par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30¤ par mois pour trois jours par semaine...) ».

Ainsi, l'allocation forfaitaire versée par l'employeur est réputée conforme à son objet dans la limite de 10¤ par mois pour 1 jour par semaine de télétravail.

Un salarié qui est en télétravail du lundi au vendredi peut ainsi bénéficier d'une allocation forfaitaire de 50¤ par mois.

Au-delà de ce montant, l'exonération de charges sociales sera admise dès lors que les dépenses réellement supportées par le salarié sont justifiées.

 

01/04/2020

La prise en charge des frais du salarié n'est plus prévue par l'article L1222-10 du code du travail.  L'obligation est supprimée par une ordonnance en septembre 2017.

Cette suppression du texte ne dispense toutefois pas l'employeur de la prise en charge de ces frais. Elle se fait simplement sur la base d'une obligation plus large, celle de la prise en charge des frais professionnels du salarié.

Les frais engagés dans le cadre du télétravail ou pour se rendre sur son lieu de travail en période de confinement sont considérés comme des dépenses inhérentes à l'emploi.

Leur remboursement peut être exclu de l'assiette des cotisations sociales à ce titre. Il se fait sur la base des frais réellement engagés par le salarié.

 

Les frais qui peuvent être pris en charge au titre des frais professionnels dans le cadre du télétravail

La prise en charge des frais du salarié qui accepte le télétravail dans ce contexte particulier du confinement est en principe obligatoire au même titre que les autres frais professionnels. Elle n'est pas spécifique au télétravailleur.

Les frais engagés dans le cadre du télétravail (local privé, frais d'adaptation du local, matériel informatique, connexion, fournitures) sont ainsi considérés comme des frais professionnels.

La prise en charge peut concerner le loyer, la taxe d'habitation, la taxe foncière, les taxes régionales (ordures ménagères) ou encore les charges de copropriété, l'eau, le chauffage, l'électricité.

Elle peut aussi concerner le mobilier, l'adaptation du local (espace de travail dédié), le matériel informatique et les consommables.

Enfin, les frais de télécommunication (téléphone, internet) complètent la liste proposée sur le site des URSSAF.

Un avantage en nature pour la fraction de la dépense réglée directement par l'employeur et qui correspond à une utilisation à des fins personnelles devra parfois être calculé. Il apparaîtra alors sur les fiches de paie.

Les frais fixes (loyer, taxes...) peuvent être pris en charge en fonction de la superficie allouée à l'activité professionnelle. Le calcul se fait au prorata de la superficie du local commercial par rapport à la superficie totale de l'habitation du salarié.

Les frais d'adaptation du local et les consommables n'entrent pas dans l'assiette des cotisations pour leur valeur réelle (factures à conserver).

L'évaluation des frais engagés dans le cadre du télétravail dépend de leur nature. Le plus souvent, il s'agit de la valeur réelle.

 

Les frais qui peuvent être pris en charge en contexte de confinement lorsque le télétravail est impossible

L'URSSAF indique, dans sa foire aux questions dédiée au coronavirus, que les frais professionnels des salariés seront examinés avec bienveillance dans le cadre des opérations de contrôle à venir.

Dès lors que le télétravail est impossible et que le salarié doit se rendre sur son lieu de travail, l'employeur peut justifier le remboursement :

  • d'indemnités kilométriques ;
  • de nuitées d'hôtel ;
  • de frais de repas ;
  • de frais de taxi ;
  • de frais de location de véhicules ;
  • de frais supplémentaires de garde d'enfants ;
  • de tout autre frais engagés par l'entreprise ou remboursés au salarié.

Les factures doivent toutefois être conservées en cas de prise en charge sur la base de frais réellement engagés.

 

Le télétravailleur peut-il bénéficier de titres-restaurant ?

Si les salariés qui exercent leur activité dans les locaux de l'entreprise bénéficient de titres-restaurant, les télétravailleurs en bénéficient également sous condition.

Cette condition est l'organisation de leur journée en deux périodes, entrecoupées d'une pause déjeuner.

C'est valable pour les télétravailleurs, les travailleurs nomades ou en bureau satellite.

La jurisprudence admet toutefois l'utilisation d'une tarification différente en fonction de l'éloignement du lieu de travail par rapport au domicile des salariés.

 

La déduction des frais professionnels des télétravailleurs au titre de l'impôt sur le revenu

Les salariés peuvent déduire les frais engagés dans le cadre de leur activité professionnelle. Dans la plupart des cas, c'est la déduction forfaitaire de 10% du salaire imposable qui est utilisée.

Dans le cadre du télétravail et lorsque tous les frais ne sont pas pris en charge par l'employeur, le salarié peut avoir intérêt à opter pour les frais réels.

Il déduit alors les frais de transport et toutes les dépenses relatives à son espace de travail, non prises en charge par l'employeur (loyer, électricité, impôts locaux...).

En 2019, la déduction s'élevait à un minimum de 441¤ avec un maximum fixé à 12 627¤.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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