Comptes de tiers : comment les gérer ?

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Modifié le 12/10/2017
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Certains comptes tels que les comptes clients et fournisseurs sont subdivisés en comptes auxiliaires. En général, il y a autant de comptes auxiliaires que de fournisseurs ou de clients.

Ces comptes seront révisés chaque année. L'objectif de la révision : justifier le solde des comptes clients et fournisseurs à la fin de l'exercice.

Les comptes fournisseurs et clients font l'objet d'un lettrage régulier afin de faciliter la justification de leur solde. Ce lettrage régulier sera d'autant plus important que le compte comportera beaucoup d'opérations. Mais il n'est pas suffisant.

A la fin de l'exercice, les opérations non lettrées seront vérifiées dans leur principe et leur montant.

La présence d'un règlement alors qu'il manque la facture (le compte sera débiteur et non créditeur), le fait que toutes les factures et tous les règlements se retrouvent dans les mêmes comptes pourront rallonger d'autant les travaux du réviseur.

Voici quelques éléments qui peuvent faire perdre du temps et quelques pistes de réflexion pour ceux qui sont peut être amenés à gérer des comptes de tiers en comptabilité.

Comptes de tiers : quelques erreurs de débutant à éviter

Le collaborateur qui débute et ne connaît pas son dossier sera souvent tenté soit :

  • de comptabiliser tous les règlements dans un compte de tiers unique, un compte fournisseur ou client divers ;
  • de créer systématiquement un compte fournisseur pour tout règlement dont il ne connaît pas l'origine ;
  • de créer systématiquement un compte pour tout nouveau tiers qui se présente en comptabilité ;
  • de mettre les paiements en compte d'attente alors que la facture se trouve dans le classeur mais que le fournisseur ou le client porte simplement un autre nom (nom commercial et nom de la société).

Cette manière de procéder augmente le nombre de comptes à gérer alors qu'il sera peut être possible de les regrouper, surtout dans les petites structures. Elle a aussi l'inconvénient de permettre la création d'un ou plusieurs comptes pour une même opération, le premier pour la facture puis un par acompte ou règlement.

Comptes de tiers et soldes illogiques : quelques anomalies à repérer

Lorsque l'on affiche un compte de tiers, ce que l'on doit voir, ce sont les opérations non lettrées. Elles apparaissent sur les grands livres auxiliaires. Pour les comptes clients, il s'agira des dernières factures émises et pour les comptes fournisseurs, il s'agira des dernières factures comptabilisées.

Si l'affichage contient des factures vieilles de plusieurs mois alors que les factures suivantes ont été réglées, le premier réflexe à avoir sera de vérifier qu'elles n'ont pas été réglées d'une autre manière. L'erreur peut provenir de la création de plusieurs comptes pour un même tiers, de la comptabilisation de la facture et d'un duplicata mais il peut aussi s'agir d'un règlement en espèces non comptabilisé.

Certains fournisseurs sont obligatoirement réglés même si aucun mode de règlement n'a été porté sur la facture. C'est le cas de la poste ou de certaines grandes surfaces, desquelles il est impossible de sortir sans avoir payé. Les factures de plus d'un mois ont donc été réglées d'une manière ou d'une autre (espèces, paiement personnel du dirigeant). Le reste s'explique peut être par l'utilisation d'une carte bleue à débit différé (le paiement passera au début du nouvel exercice et apparaît sur l'extrait de compte ou le détail des règlements par carte bleue).

Là encore, il s'agira de retrouver le règlement soit à l'aide d'une recherche par montants, soit en contrôlant les paiements par carte bleue du mois suivant, soit par la vérification du mode de paiement sur la facture ou auprès du client pour lettrer le compte.

Comptes de tiers : quelques solutions pour faciliter le lettrage et repérer les erreurs

Créer les comptes de tiers demande un minimum de recul par rapport au dossier et nécessite un minimum de réflexion. Ensuite, lorsqu'il y a beaucoup d'opérations uniques, il sera parfois judicieux de passer par un compte intermédiaire. Enfin, traiter systématiquement les relevés fournisseurs permettra, en cours d'année, de repérer et réclamer les factures manquantes plus rapidement.

La création des comptes de tiers : les regrouper lorsqu'ils sont nombreux mais pas trop

Lorsqu'il y a beaucoup de clients ou de fournisseurs différents, il est possible de créer un compte pour chaque gros client ou fournisseur puis, de créer un compte par lettre de l'alphabet pour tous les autres. Cela permet de limiter le nombre d'écritures par compte de tiers tout en ayant un nombre suffisant d'écritures par compte pour que cette création de compte devienne intéressante.

On peut aussi créer un compte unique pour tous les restaurants, toutes les factures de gazole, pour les frais de parking, le péage d'autoroute.

Le lettrage en deviendra plus facile et les factures manquantes ou en double sont vite repérées.

L'objectif est de faciliter le lettrage sans pour autant créer des comptes fourre-tout.

Passer par un compte 511 pour les règlements des clients : un double contrôle parfois bienvenu

C'est généralement ce que font les grandes entreprises lorsque les personnes qui s'occupent de la comptabilité client, de la comptabilité fournisseur ou de l'enregistrement des opérations bancaires ne sont pas les mêmes.

Il s'agit de passer par un compte intermédiaire entre la banque et les comptes de tiers.

Pour les comptes clients, on aura un compte 511xxx pour chaque type de règlements : un compte 511xxx pour les règlements par chèque, un compte 511xxx pour les règlements par carte bleue.

Le compte 511 permet ici un double contrôle. D'une part, il permet le lettrage immédiat du compte client. Ensuite, il permet de vérifier que tous les règlements ont bien été enregistrés par la banque.

Enfin, lorsqu'on ne connait pas le détail des sommes comptabilisées par la banque (il manque le détail des remises de cartes bleues ou le détail des remises de chèques), le lettrage de ce compte 511 permettra de vérifier que tous les paiements ont été enregistrés correctement et même parfois, qu'il existe une facture pour chaque encaissement.

Traiter systématiquement les relevés des fournisseurs ou des clients et circulariser en fin d'exercice

Parfois transmis chaque mois, dès qu'une échéance approche, le relevé du fournisseur permettra :

  • de repérer les factures qui manquent ;
  • de lettrer les paiements groupés avec les factures correspondantes lorsque le paiement se fait par exemple une fois par mois, pour toutes les factures du mois précédent.

Ce travail de vérification permettra ainsi de contrôler sa propre saisie et de vérifier qu'aucune facture n'a été passée deux fois, une première fois en enregistrant la facture, une seconde fois en enregistrant le duplicata, une facture pro forma ou même le devis.

En fin d'exercice, circulariser les gros fournisseurs (obtenir un extrait de leur grand livre) permettra d'effectuer les mêmes contrôles en l'absence de relevé mensuel ou par échéance.

Toute différence entre la comptabilité du tiers et celle de l'entreprise doit être justifiée (un chèque non reçu par le fournisseur par exemple).

Etre particulièrement attentif au rapprochement bancaire permettra de repérer doublons et erreurs

Des chèques passés deux fois et lettrés avec des factures fournisseurs mais non rapprochés, des lettres de changes, lettrées avec une facture fournisseur comptabilisée deux fois mais non rapprochées sont courantes. Tout opération vieille de plus d'un mois devra être vérifiée et justifiée.

L'annulation de ces opérations non rapprochées permettra aussi de vérifier la justesse du solde des comptes auxiliaires clients ou fournisseurs.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online