En comptabilité, le compte 421 Personnel - Rémunérations dues est utilisé pour isoler la dette de l'entreprise envers ses salariés, lors de l'enregistrement des charges relatives à la paie. En France, la paie est usuellement versée mensuellement. Les écritures de paie sont donc comptabilisées sur une base mensuelle.
Les écritures de paie et les dettes sociales salariales
Dans un schéma simple et pour parvenir au montant net dû au titre de la rémunération des salariés, il convient de débiter les comptes de charges 64 Charges de personnel pour leurs montants bruts, et de créditer les comptes de tiers 43 Sécurité sociale et autres organismes sociaux, correspondants aux dettes sociales salariales.
Comment solder le compte 421 ?
Lorsque l'écriture de paie est comptabilisée (en général dans un journal d'OD et en fin de mois), le compte 421 est créditeur. Lorsque l'employeur procédera au règlement des salaires, le compte 421 sera soldé par le crédit du compte 512 Banque.
Par ailleurs, il convient de tenir compte aussi du montant de l'impôt prélevé à la source qui apparaîtra au crédit du compte 4421 Prélèvement à la source.
Comment comptabiliser le compte 421 ?
Exemple :
Numéro de compte | Comptabilisation des salaires et charges salariales | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
641 |
| Salaires bruts | 15000¤ |
|
| 431 | URSSAF part salariale |
| 2400¤ |
| 437 | Retraite complémentaire part salariale |
| 1000¤ |
| 4378 | Mutuelle part salariale |
| 176¤ |
| 4421 | Prélèvement à la source |
| 896¤ |
| 421 | Salaires nets à payer |
| 9528¤ |
Dans le cas où il y a eu un versement anticipé de salaire (ou acompte versé) à un salarié, cet acompte devra être enregistré au crédit du compte 425 Personnel - Avances et acomptes.
Lors du cadrage de fin d'année, il faudra s'assurer que le total des montants bruts au débit des comptes de charges 64 soit bien égal à la rémunération brute versée au personnel sur l'année.
Les dettes sociales quant à elles (comptes 43) devront aussi être cadrées avec les états sociaux tirés du logiciel de paie et la DSN pour s'assurer qu'elles sont toutes comptabilisées et à jour des derniers règlements effectués. Pour faciliter le cadrage, il est recommandé d'utiliser un compte différent par organisme (retraite, mutuelle, prévoyance,etc.).
Les charges sociales patronales
Les charges patronales doivent aussi être comptabilisées. Il est courant de les enregistrer en même temps que les dettes sociales.
Le principe est le suivant :
- débit d'un compte 645 Charges de Sécurité sociale et de prévoyance ;
- crédit d'un compte 43 Sécurité sociale et autres organismes sociaux.
Ici, il est également fortement recommandé d'utiliser des comptes de charges et de tiers distincts pour chaque organisme, pour le bon suivi de la comptabilisation et des règlements lors du cadrage de fin d'année.
Exemple d'écriture relative aux charges patronales d'URSSAF.
Numéro de compte | Comptabilisation des charges patronales | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6451 |
| Cotisations à l'URSSAF | 3000¤ |
|
| 431 | URSSAF part patronale |
| 3000¤ |
Tout comme la dette constatée en compte 421, la dette envers les organismes sociaux comptabilisée en compte 43 sera soldée lors du règlement, par le compte 512 Banque, sur une base mensuelle ou trimestrielle.
En fin d'année, il faut également enregistrer ou ajuster la provision pour congés payés des salariés. Les dettes constatées au crédit des comptes 4282 et 4382 constituent des charges à payer.