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Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

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Ecrit le : 29/07/2015 08:39 par Joaquin-gonzalez

Bonjour,

Avez vous des retours concernant le contrôle fiscal des comptabilisés informatisés, suite à la nouvelle réglementation imposant un format d'écriture (18 champs obligatoires) et la mise à disposition de l'administration du FEC (fichier des écritures comptables).

Je travaille actuellement sur un petit logiciel de gestion de copropriété, et je me demandais si l'administration fiscale pouvait être très stricte concernant la mise à disposition du FEC, et surtout le format des champs informatiques imposés par elle.

J'aimerais aussi avoir des renseignements sur les logiciels que vous utilisez. Comment est produit le FEC ? en fin d'exercice ? au fur et à mesure de la comptabilisation des piéces comptables ?

Mon logiciel de comptabilité a été écrit en 2010, et à l'époque, la réglementation concernant les fichiers informatisés n'était pas aussi rigide, donc je n'ai pas tous les champs obligatoires. Aussi, pour ne pas remettre en cause toute la structure de mon programme, j'avais l'intention de créer un module pour fournir un FEC conforme, à partir des données dont je dispose (par exemple, la date de l'écriture EcritureDate est pour moi la même que PieceDate, donc je remplis ces deux champs avec une seule et même donnée, pour le journal, je n'emploie qu'un journal, car il s'agit de petites comptabilités de copropriétés, donc les champ JournalCode et JournalLib seront toujours identiques : 01 et journal général). Cela vous semble-t-il correct ? 

Si vous avez des retours et des conseils, je suis preneur.

Merci d'avance

Joaquin Gonzalez



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Conseil d'entreprise

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 29/07/2015 11:40 par Elo44

Bonjour,

Notre société vient d'être soumise à un contrôle fiscal et effectivement le fichier FEC nous a été demandé de suite.

J'avais d'ailleurs acheté la mise à jour de mon logiciel comptable (CIEL) afin de pouvoir répondre à cette obligation.

Le contrôle portait sur 2 exercices antérieurs.

Pour 2012, j'ai eu un petit soucis pour émettre ce fichier (pb de logiciel qui a planté) et ai donc fourni un fichier au format txt qui comportait les bons champs à la place (grâce à l'aide de mon expert comptable).

Et pour 2013, j'ai pu extraire le FEC correctement.

Cela n'a pas posé de soucis au contrôleur qui finalement ne demandait qu'à récupérer des infos pour les importer dans son logiciel. Ce qu'il a pu faire avec mes 2 fichiers.

Je dirais donc, que non, l'administration n'a pas été trop stricte avec nous à ce sujet.

Et pour information il existe un outil pour vérifier la conformité de son FEC ici : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

Pour répondre à la deuxième partie de votre question, ce n'est qu'à la clôture du bilan que le fichier FEC s'enregistre dans mon logiciel comptable. Mais il existe un "export provisoire" conforme DGFIP proposé par le logiciel sur l'exercice en cours.

En espérant vous avoir apporté des éléments de réponse.

Bien cordialement,

Elodie



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Elodie

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 29/07/2015 14:10 par Debitcredit

Bonjour,

ayant eu à traiter la même situation à partir d'un logiciel de 2010, voici mon retour d'expérience :

  • le respect du format du fichier est indispensable de même que celui du format des champs : je doute que les agents du FISC aient les compétences ou l'envie de se transformer en informaticien alors qu'il leur est si simple de prononcer purement et simplement le rejet du document
  • si le contenu des champs peut sembler surprenant, il est indispensable d'apporter toutes précisions utiles dans le document d'accompagnement qui est obligatoire, ne serait-ce que pour documenter le format du fichier (en-tête, séparateurs d'enregistrements et de champs, encodage des caractères, ...)
  • j'ai trouvé les informations les plus précises dans le BOFIP (ici et surtout ici)
  • pour remplir les obligations prescrites, on rencontre certaines difficultés : mon logiciel ne permettant pas d'extraire un numéro séquentiel d'écriture, j'ai dû le recréer en expliquant comment et pourquoi dans le document d'accompagnement
  • un FEC doit pouvoir être sorti à tout moment, y compris en cours d'année comptable

Pour avoir consulté les FEC produits par des logiciels du commerce, j'ai constaté que les texte précités sont sujets à interprétation.

Enfin, concernant votre question portant sur les champs JournalCode et JournalLib, ma réponse est Non et je vous renvoie au second lien donné plus haut.

Cordialement,

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 29/07/2015 16:00 par Joaquin-gonzalez

Re bonjour,

et merci pour vos réponses très précises et très complètes. Je doute que dans les petites entreprises, une personne soit qualifiée pour répondre à toutes ces questions (encodage, séparateur de champs, numéro séquentiel, ...). Je ne sais pas si les contrôleurs du fisc seront aussi stricts. D'après ce que dit Elo44, il semblerait que non, puisqu'ils se contentent d'un fichier au format texte !

Pour ce qui est de mon petit programme de gestion de copropriété, je vais m'en tenir à ce que j'ai dit dans mon premier message. En fait, les copropriétés ne sont pas soumises aux mêmes obligations fiscales qu'une entreprise, donc il y a très peu de chances qu'elles subissent un jour un contrôle.

DebitCredit, vous dites :

"concernant votre question portant sur les champs JournalCode et JournalLib, ma réponse est Non et je vous renvoie au second lien donné plus haut."

J'ai regardé le lien, mais je ne vois pas pourquoi mon système serait rejeté par un contrôleur, puisque je n'utilise qu'un journal pour mes écritures : le journal général. Je sais que ce n'est pas très orthodoxe comme méthode comptable, mais ce sont de toutes petites comptabilités.

Pourriez vous préciser votre point de vue ?

Cordialement

Joaquin Gonzalez



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Conseil d'entreprise

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 29/07/2015 17:17 par Debitcredit

Bonjour,

Vous avez raison, j'avais mal lu les informations fournies : "01" et "journal général" devraient faire l'affaire.

Une précision concernant le "fichier au format texte" - couramment appelé txt - que l'administration appelle aussi "fichier à plat" dans ses écrits : d'un point de vue informatique, il s'agit d'une simple collection de caractères à l'état brut que l'on peut visualiser sans logiciel spécialisé.
Leur organisation étant libre, l'administration fiscale impose un certain nombre de contraintes pour la rédaction du FEC dont, en en-tête de fichier,  la description de la "clé de lecture" nécessaire à l'extraction et au traitement des lignes d'écritures comptables contenues.
Informatiquement, nous sommes donc en présence d'un fichier texte structuré - relevant de la famille des CSV - qu'un tableur sait lire et écrire.
Le décret du 29/07/13 impose donc dans son article 2 la présence d'explications écrites sur la structure du fichier et son contenu, pour le cas où...

Vous avez aussi raison sur le fait que les manipulations induites par la génération semi manuelle d'un FEC ne sont pas à la portée de tous : il s'agissait bien pour moi d'attirer l'attention sur la difficulté de l'intervention.

J'en profite enfin pour préciser qu'il existe différents "dessins" de fichiers FEC pouvant contenir jusqu'à 21 zones obligatoires selon le mode d'imposition du contribuable : bien lire le décret !

Cordialement,

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 29/07/2015 19:25 par Mozo
Message édité le 29/07/2015 19:27 par Mozo

Bonjour Joacquin

Ton logiciel enregistre sans doute les données dans une base de donnée au format access ou mysql ou autre.

Tu as forcément le code source puisque tu as écris le programme et par conséquent tu es capable aussi de modifier une écriture d'un exercice précédent et clôturé.

Les logiciels en principe numérotent toutes les lignes de façon à certifier la chronologie des mouvements,  si aujourd'hui tu ajoutes un écriture sur l'exercice 2014, elle va comporter un numéro succédant à la dernière écriture saisie en 2015.

Cette numérotation n'est pas en  principe visible par l'utilisateur,  certain logiciel comme la ligne 100 sage permet en modifiant la mise en page de l'édition des journaux de faire apparaitre cette numérotation.

Autrefois, souviens toi on inscrivait sur le livre d'inventaire les totaux des journaux pour figer les écritures.

As-tu pensé à résoudre dans ton logiciel l'écriture indélébile des écritures ?

Pour le format du fichier FEC, j'ai trouvé le BOI  mais j'imagine si j'ai su le trouvé tu l'as aussi trouvé

Cordialement

Christian

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 30/07/2015 08:39 par Joaquin-gonzalez

Bonjour Christian,

Oui effectivement j'ai développé ce logiciel avec l'outil XAMPP  (php/mySQL). J'enregistre d'abord les écritures dans un "brouillon". Dans le brouillon, on peut supprimer, modifier n'importe quelle écriture. Puis j'enregistre les écritures du brouillon dans le journal, avec leurs numéros séquentiels. A partir de là, l'utilisateur lambda ne peut plus modifier les écritures. Par contre, l'administrateur de la base de données peut toujours aller modifier ce qu'il veut dans la base, surtout grâce à l'outil phpmyadmin qui est assez simple à utiliser. Or, l'administrateur de la base de données, c'est moi. Donc je peux modifier n'importe quelle écriture dans le journal. Mais je pense que ce problème se pose au niveau de tous les logiciels. L'administrateur d'une base de données a toujours toute latitude pour modifier les données.

Cordialement

Joaquin Gonzalez



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Conseil d'entreprise

Re: Comptabilités informatisées : Retour d'un contrôle fiscal

Ecrit le : 30/07/2015 13:51 par Mozo

Bonjour Joacquin

Oui tu as raison il y a toujours un informaticien qui pourrait changer les données sur n'importe quel logiciel même parmi les plus connus,   SAGE, SAP, CEGID ou autre.

Il y a une obligation de clôturer les journaux rendant la modification impossible par l'utilisateur du logiciel et en principe les logiciels numérotent les écritures validées de façon chronologique dans une zone cachée, ce qui garanti qu'il y a aucun manquant. Mais dans l'absolue un informaticien est toujours capable de modifier en série toutes les écritures après avoir supprimé un lot.

Aussi d'autre part,  les sociétés qui déposent les comptes aux greffes cela leur permet de figer les totaux de façon officielle, peut être suffit il à rendre la compta probante.

Il faudrait trouver jusqu'à quel niveau les données doivent garantir l'irréversibilité et l'intangibilité des écritures validées.

Cordialement

Christian

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