C'est la première question à se poser lorsqu'on met en place une organisation comptable. Comptabilité d'engagement ou de trésorerie ? En clair, doit-on enregistrer les factures et les paiements ou peut-on se contenter de saisir les paiements ? Et quand doit-on les enregistrer ? Entre les obligations légales, les besoins d'information du chef d'entreprise, la pratique des cabinets comptables, pas facile de s'y retrouver.
Nous faisons le point sur ce sujet capital quand on veut tenir la comptabilité de sa société.
La comptabilité d'engagement, la méthode officielle
L'article L123-12 du code de commerce précise : Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.
L'enregistrement des opérations doit donc se faire à la date de la vente ou de la réalisation de prestation. Cette date est en principe également la date de la facture du fournisseur. En effet, c'est au moment de la vente que la créance nait sur le client.
La méthode de base est donc la comptabilité d'engagement, aussi appelée comptabilité Créances / Dettes.
La comptabilité de trésorerie, une simplification sous conditions
L'article L123-15 du code de commerce indique : Les personnes physiques placées sur option ou de plein droit sous le régime réel simplifié d'imposition peuvent n'enregistrer les créances et les dettes qu'à la clôture de l'exercice.
Cette simplification concerne également les personnes morales.
On peut donc, que l'on soit entrepreneur individuel ou société commerciale, n'enregistrer que les paiements en cours d'année (comptabilité de trésorerie). Puis enregistrer les créances et les dettes en fin d'exercice. Il s'agit des factures non encore payées.
Pour mémoire les seuils du régime simplifié sont de 818K¤ de chiffre d'affaires, pour une activité de ventes de marchandises et de 247K¤ en prestations de service.
Ces seuils sont assez élevés. Ils permettent à la plupart des TPE de faire leur choix en fonction des aspects pratiques de la question.
Les inconvénients de la comptabilité de trésorerie ?
La comptabilité de trésorerie a un avantage : sa simplicité. On tient sa comptabilité à partir de son relevé bancaire. Cette méthode est d'ailleurs la méthode de droit commun pour tous ceux qui ne sont pas commerçants ou assimilés : professions libérales, SCI n'ayant pas opté pour l'IS. Elle est aussi retenue par de nombreuses associations.
Les éditeurs de logiciels de comptabilité proposent quasiment tous aujourd'hui des fonctions d'import bancaires et d'imputations automatiques. Ces fonctions rendent ce type de comptabilité très simple à tenir.
Mais la comptabilité de trésorerie présente également un gros inconvénient : l'absence de suivi des comptes clients et fournisseurs. En effet, lorsqu'on n'enregistre pas les factures en comptabilité, le suivi doit se faire manuellement. Pas besoin d'avoir beaucoup de clients ou fournisseurs pour se rendre compte qu'un suivi extra comptable est source de perte de temps et d'erreurs.
Autre inconvénient de la comptabilité de trésorerie : on ne connait pas le résultat de son activité en temps réel. La comptabilité d'engagement permet de connaître son résultat courant, chaque fin de mois, dès que tout est saisi. Pas la comptabilité de trésorerie ; il faudra attendre la fin de l'exercice et l'enregistrement des créances et des dettes. Et même si vous êtes en SAS avec un seul client, connaître son résultat en temps réel présente des avantages indéniables. Par exemple, connaître la TVA ou l'IS ou les charges sociales que l'on devra payer en début d'année suivante.
La comptabilité d'engagement, plus compliquée ?
On voit que la comptabilité d'engagement est plus performante que la comptabilité de trésorerie. D'ailleurs en pratique les cabinets comptables réservent la comptabilité de trésorerie aux plus petites entreprises. Celles qui réalisent toutes leurs opérations comptant (BtoC). Dès qu'il faut pouvoir pointer les factures clients et fournisseurs avec les paiements, on passe en comptabilité d'engagement.
Alors, quelles sont les contraintes de la comptabilité d'engagement ? Tout d'abord de devoir enregistrer deux écritures comptables au lieu d'une : une pour la facture, l'autre pour le paiement.
Heureusement la saisie est aujourd'hui fortement automatisée. Avec un logiciel de facturation intégré, on importe dans le logiciel de comptabilité toute la facturation. La saisie des factures fournisseurs est très simplifiée avec les automatismes d'aujourd'hui. Elle sera entièrement automatisée avec l'arrivée prochaine de la facture électronique. La banque est également importée.
Autre contrainte de la comptabilité d'engagement : il est nécessaire de vérifier les comptes clients pour s'assurer que factures et paiements concordent. C'est ce que les comptables appellent le lettrage. En pratique, les fonctions de pointage des logiciels de comptabilité permettent de réaliser ce contrôle rapidement.
En conclusion...
Le point important pour tenir une comptabilité d'engagement est celle d'avoir le bon outil.
Saisir une facture dans un logiciel de comptabilité inadapté à l'utilisateur est compliqué et source d'erreurs. Quels comptes utiliser ? au débit, au crédit ? pour le HT, la TVA ?
Chez macompta.fr, pour contourner cette difficulté, nous proposons une saisie simplifiée. Elle permet d'épargner à l'utilisateur le casse-tête de la comptabilité en partie double et la connaissance obligatoire du plan comptable.
Le supplément de travail nécessaire à une tenue de comptabilité d'engagement apparaît alors comme limité comparé à ses bénéfices.
Enfin si le doute persiste, il est toujours possible avec un logiciel de comptabilité comme macompta.fr de démarrer en comptabilité de trésorerie. Vous pourrez basculer en comptabilité d'engagement dès que le besoin s'en ressentira.
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