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Comptabiliser une balance comptable ou balance des comptes

Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1281 articles)
Publié le
Modifié le 22/09/2017
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Saisir la balance des comptes

La saisie ou l'import d'une balance comptable se fait de différentes manières selon l'objectif poursuivi. Dans certains cas, il s'agira de saisir ou d'importer tous les soldes des comptes ouverts en comptabilité. Dans d'autres cas, la saisie des comptes de bilan suffira.

La saisie de la balance se fera à la clôture de l'exercice pour les dossiers dits de révision. La même saisie se fera généralement à l'ouverture de l'exercice suivant en cas de changement de logiciel ou de création de dossier.

À l'heure de l'automatisation et des échanges de données entre les différents logiciels du marché, au moins via excel, le sujet peut surprendre.

Pourtant, il existe encore des situations dans lesquelles le comptable sera obligé de saisir une balance comptable à la main.

 

Dans quels cas faut-il saisir ou importer une balance comptable ?

Les raisons de cette saisie manuelle peuvent être variées :

  • le dossier est trop petit pour justifier un traitement automatique, plus long qu'une saisie manuelle ;
  • les solutions d'import export des différents logiciels ne sont pas maîtrisées ou pas compatibles ;
  • les comptes utilisés par le cabinet sont différents de ceux utilisés par le client dans le cadre d'un dossier de révision : de nombreux comptes doivent être créés pour permettre un import automatique ;
  • les relations avec l'ancien comptable/expert-comptable ne permettent pas d'obtenir un fichier que l'on pourra importer ;
  • etc.

Dans toutes ces situations, le comptable devra saisir la balance à la main mais qu'il s'agisse d'un import automatisé ou d'une saisie manuelle, l'objectif et les comptes concernés sont les mêmes.

En cas de création d'un dossier ou de changement de logiciel, il s'agira de saisir la balance qui correspond aux comptes annuels ou à la liasse fiscale qui a été établie pour le dernier exercice clos. C'est une balance après inventaire et après impôt sur les sociétés.

En cas de comptabilité tenue par le client du cabinet, il s'agira de saisir une balance avant inventaire pour permettre de comptabiliser les écritures d'inventaire et de monter, en bout de chaîne, la liasse fiscale.

 

La saisie d'une balance en cas de changement de logiciel ou de création d'un dossier

En cas de changement de logiciel ou de création de dossier, l'objectif de la saisie de la balance est de récupérer les a-nouveaux ou le bilan d'ouverture.

Dans la plupart des cas, le comptable aura besoin du détail des comptes de la classe 4 (pas uniquement des comptes fournisseurs et clients) et du rapprochement bancaire. Il utilisera au minimum :

  • la balance des comptes généraux ;
  • la balance des comptes fournisseurs ;
  • la balance des comptes clients ;
  • la balance des comptes de rémunération du personnel.

Un choix s'offre donc à lui.

Le comptable peut saisir l'intégralité de la balance après inventaire et impôt au dernier jour de l'exercice précédent, effectuer son rapprochement bancaire pour obtenir le miroir du rapprochement obtenu avant création du dossier dans le logiciel. La clôture de l'exercice précédent et l'ouverture du nouvel exercice permettront d'obtenir les bons a-nouveaux.

Le comptable peut aussi saisir les comptes des classes 1 à 5 ou comptes de bilan dans un journal d'opérations diverses ou de reprise de balance à l'ouverture de l'exercice.

La saisie des comptes des classes 1 à 5 fait toujours apparaître un écart qui doit obligatoirement correspondre au bénéfice ou à la perte de l'exercice précédent. Cet écart sera passé en compte 120 ou 129 selon le sens et non en compte 890 bilan d'ouverture. Les comptes de classe 8 (890 et 891) sont désormais à éviter. Le fichier des écritures comptables ou FEC peut seulement contenir des comptes des classes 1 à 7.

Pour plus d'informations sur la récupération des a-nouveaux, du rapprochement bancaire et la manière de faciliter le lettrage, nous vous invitons à lire : « Les a-nouveaux : reprendre un dossier ou changer de logiciel ».

 

La saisie d'une balance lorsque la comptabilité est tenue à l'extérieur 

Le cas typique est celui du dossier dit de révision en cabinet. La comptabilité est tenue par le client ou chez le client par un collaborateur du cabinet.

A la fin de l'exercice ou au moment des opérations de clôture, on importe ou saisit une balance avant inventaire dans le logiciel de production du cabinet. Le cabinet complétera ensuite les opérations d'inventaire et finalisera la balance pour l'établissement des comptes annuels.

Les écritures d'inventaire complémentaires seront transmises au client qui les saisira à son tour dans son propre logiciel avant d'effectuer la clôture définitive de l'exercice.

 

La saisie ou l'import de tous les soldes des comptes de la balance avant inventaire : les classes 1 à 7

On parle ici de balance avant inventaire parce que la mission du cabinet ne consiste pas à tenir les comptes de l'entreprise mais à les réviser et à établir les comptes annuels et la liasse fiscale.

Les comptes à saisir sont les comptes des classes 1 à 7, c'est à dire tous les comptes ouverts par l'entreprise dans sa comptabilité. On saisit ou importe les soldes des comptes.

Lorsqu'un compte peut présenter à la fois un solde débiteur et un solde créditeur, il s'agira de saisir les deux soldes. Les comptes qui peuvent présenter un solde débiteur et un solde créditeur sont les comptes fournisseurs (401000) et clients (411000) centralisés.

Cette situation est anormale et la compensation est interdite. En règle générale, il s'agira de saisir le détail des soldes des comptes auxiliaires (les comptes ouverts au nom d'un client ou d'un fournisseur) pour faire ressortir les anomalies. On saisit ou importe alors plusieurs balances :

  • la balance des comptes généraux sans les soldes des comptes 401 et 411 ;
  • la balance des comptes fournisseurs qui représente le détail des comptes 401 de la balance générale ;
  • la balance des comptes clients qui représente le détail des comptes 411 de la balance générale ;
  • la balance des comptes 421 ou rémunération du personnel.

 

L'intérêt de la saisie ou de l'import de la balance avant inventaire

La balance avant inventaire permet d'avoir un premier aperçu des écritures d'inventaire et des travaux non effectués.

Si les comptes de stocks (classe 3) sont à zéro ou ne présentent pas de mouvement créditeur, cela signifie que le stock final n'a pas été comptabilisé ou que le stock initial n'a pas été contre-passé.

De la même manière, la balance permet de repérer les écritures d'inventaire de l'exercice précédent telles que les charges et produits constatés d'avance, soldés ou non, les charges à payer et produits à recevoir etc.

Enfin, la balance permettra de voir si une partie des écritures d'inventaire a déjà été comptabilisée chez le client. C'est souvent le cas des amortissements ou du CICE par exemple. Ici, tout va dépendre du partage des tâches entre le cabinet et son client.

La date de saisie d'une balance avant inventaire

Dans un dossier de révision, la balance avant inventaire est toujours saisie à la date de clôture de l'exercice en cours. Si l'exercice comptable correspond à l'année civile, la date de saisie de la balance avant inventaire sera le 31 décembre.

La raison d'une saisie en fin d'exercice s'explique par la réciprocité avec la comptabilité tenue par le client. La balance qu'il transmet contient toutes les opérations comptabilisées au cours de l'exercice comptable. C'est donc une balance au dernier jour de l'exercice.

Les travaux effectués après la saisie de la balance avant inventaire

Après la saisie de la balance d'inventaire viendront toutes les écritures d'inventaire classique (amortissements, provisions, produits et charges constatés d'avance...) mais aussi toutes les écritures d'ajustement des comptes.

Ainsi, si l'entreprise a passé la cotisation sur la valeur ajoutée (CVAE) ou la cotisation foncière des entreprises (CFE), en taxes foncières ou en autres impôts, il s'agira d'effectuer un transfert dans le bon compte, le compte 635110. Pourquoi ce transfert ? Parce que la CVAE et la CFE sont déclarées dans des cases spécifiques de la liasse fiscale. Utiliser un autre compte obligerait à modifier les paramétrages du logiciel pour obtenir le même résultat.

De la même manière, si l'entreprise utilise ses propres comptes, non prévus par le plan comptable, il s'agira soit de trouver leur équivalent dans le plan comptable général pour permettre le calcul automatique de la liasse fiscale soit de modifier leur paramétrage par défaut. Le transfert de compte à compte sera généralement utilisé.

Deux exemples ici :

  • l'entreprise a utilisé un compte 408100 pour un avoir à recevoir d'un fournisseur.
    Le solde du compte est à l'envers et le logiciel de production du cabinet refuse de calculer la liasse fiscale. Il faudra transférer cette écriture en 409700 « Fournisseurs - Autres avoirs ».
  • l'entreprise a utilisé un compte 608000 pour les frais accessoires sur achats.
    Le logiciel ne sait pas les affecter à un achat déterminé. Les comptes annuels et la liasse fiscale ne se calculent pas automatiquement. Si l'entreprise vend des marchandises, il faudra utiliser un compte 608700. Pour les matières premières, ce sera un compte 608100.

Tous ces travaux permettront d'obtenir une balance après inventaire qui permettra de calculer l'impôt sur les sociétés dans les sociétés à l'IS. La balance après inventaire deviendra alors une balance après impôt, base du calcul des comptes annuels et de la liasse fiscale.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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