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Comptabiliser un avoir à établir ou AAE

L'avoir à établir à la clôture de l'exercice
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L'écriture d'avoir à établir consiste à débiter le compte 709 et un compte de TVA à régulariser. Pour compléter l'écriture, il s'agira de créditer un compte 4198 RRR à établir.

Les RRR ou rabais, remises et ristournes à établir sont enregistrés de la même manière. Les comptes à utiliser sont les comptes 4198, 44587 et 709.

Les écritures sont passées au dernier jour de l'exercice comptable, souvent le 31 décembre.

Les avoirs à établir à la clôture de l'exercice peuvent avoir plusieurs origines. Soit il s'agit d'un retour de produits ou marchandises, soit il s'agit d'une remise à accorder, prévue ou non dans le contrat ou les conditions générales de vente.

La constatation d'un avoir à établir n'est possible que s'il existe une obligation à la clôture de l'exercice.

Comment comptabiliser un avoir à établir ?

Numéro de compte

Avoir à établir client XMontant

Débit

CréditDébitCrédit

44587

Avoir à établir : TVA à régulariser2000¤

709

Avoir à établir sur marchandises10000¤
4198

Clients - Rabais remises ristournes à établir

12000¤

 

Comptabiliser l'avoir à établir : le compte 419 et le compte 709

Les avoirs à établir ou AAE obéissent à la même logique que les factures à établir sauf qu'il ne s'agit pas d'un produit à recevoir mais de l'équivalent d'une charge à payer. Le compte 709 n'est utilisé que lorsque les rabais, remises, ristournes et retours de biens ne figurent pas sur la facture initiale.

Les comptes 709 à utiliser pour l'avoir à établir 

Pour la comptabilisation des avoirs, l'entreprise utilise obligatoirement des comptes de classe 7 à 4 chiffres, le quatrième chiffre correspondant obligatoirement à la nature des ventes concernées par l'avoir (produits finis, marchandises ...).

Ces subdivisions du compte 709 doivent être utilisées. Il s'agit de faciliter l'affectation de l'avoir dans le compte de résultat. Sans cette précision, le logiciel émettra parfois :

  • un message d'erreur ;
  • ou refusera de calculer le compte de résultat.


Compte 709

Rabais, remises et ristournes accordés par l'entreprise

Compte de produits correspondant

7091

sur ventes de produits finis

701

7092

sur ventes de produits intermédiaires

702

7094

sur travaux

704

7095

sur études

705

7096

sur prestations de services

706

7097

sur marchandises

707

7098

sur produits des activités annexes

708

La même règle s'applique aux avoirs réceptionnés par un client. Le compte 609 est toujours complété d'un quatrième chiffre en fonction de la nature de la dépense initiale. Le 7 représente les marchandises, le 6 représente les prestations de services etc.

 

Règles de comptabilisation d'un avoir à établir

Le compte de tiers à utiliser est une subdivision du compte client 41, le compte 4198 pour le montant TTC.

La valeur d'un avoir à établir ne pose généralement pas de problème d'évaluation surtout lorsqu'il s'agit d'une clause d'un contrat.

Exceptionnellement, en cas d'erreur de facturation, l'avoir sera enregistré au débit du compte de vente initial (produits, services, marchandises).

Exemple d'avoir à établir

Une entreprise livre des marchandises le 10 décembre 2019. Une partie des marchandises ne correspond pas à la commande initiale. Elle fait l'objet d'un retour.

Le montant des marchandises retournées s'élève à 20 000¤ HT. La TVA est facturée au taux de 20%.

Numéro de compte

Avoir à établir client XMontant

Débit

CréditDébitCrédit

44587

Avoir à établir : TVA à régulariser4000¤

7097

Avoir à établir20000¤
4198

Clients - Rabais remises ristournes à établir

24000¤

 

Le sort des avoirs à établir à l'ouverture de l'exercice suivant

Les écritures d'avoir à établir sont en principe extournées à l'ouverture de l'exercice suivant.

L'avoir est ensuite comptabilisé normalement. L'avoir s'entend ici de la facture d'avoir émise.

Exemple : le sort d'un AAE après envoi de l'avoir définitif au client

L'avoir d'un montant de 20 000¤ HT est envoyé au client le 15 janvier 2020. La TVA s'élève à 4 000¤. L'écriture d'inventaire est extournée pour un total de 24 000¤.

Numéro de compte

Extourne de l'avoir à établir client XMontant

Débit

CréditDébitCrédit

4198

Clients - RRR à établir24000¤
44587

Clients - TVA à régulariser

4000¤
709

Clients - avoir retour de marchandises

20000¤

Les comptes 44587 et 419 sont soldés grâce à l'écriture d'extourne et le produit reste rattaché au bon exercice.

Numéro de compte

Avoir définitif du client XMontant

Débit

CréditDébitCrédit

709

Avoir définitif au client20000¤

44571

Avoir à établir : diminution de la TVA collectée à 20%4000¤
411

Clients - compte du client X

24000¤

 

Avoir à établir et créances litigieuses

Une créance devient litigieuse lorsqu'un client conteste la facture qui lui est envoyée par l'entreprise. Cette contestation peut se régler à l'amiable ou faire l'objet d'un recours devant les tribunaux.

En cas de décision définitive avant la clôture de l'exercice, en défaveur de l'entreprise, un avoir est établi. L'avoir concerne soit la totalité de la facture initiale avec émission d'une nouvelle facture soit le seul montant litigieux.

En cas de décision définitive entre la date de clôture de l'exercice et l'arrêté des comptes, la décision en défaveur de l'entreprise fait l'objet d'un avoir à établir.

En l'absence de décision définitive avant l'arrêté des comptes, la créance est simplement transférée en compte 416 « clients douteux et litigieux ».

Comment annuler un avoir en comptabilité ?

Lorsqu'un avoir a été comptabilisé mais n'a jamais été utilisé, son annulation en comptabilité passe par une extourne de l'écriture initiale.

Cette situation se rencontre lorsqu'un avoir est émis avec une date limite d'utilisation ou lorsqu'il est prescrit. Pour rappel, la prescription commerciale est extinctive au bout de 5 ans. Elle permet d'éteindre les créances et dettes.

Comment comptabiliser un avoir sur exercice antérieur ?

L'avoir qui concerne une facture sur exercice antérieur se comptabilise comme tous les autres avoirs.

Si aucune facture d'avoir n'a été établie, c'est un avoir à établir pour l'entreprise qui émet les factures.

Les comptes 672 et 772, produits et charges sur exercices antérieurs ne sont pas utilisés. Ils disparaissent en principe à la clôture de l'exercice.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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